Många gånger har jag fått frågan: ”Hur lång tid ska vi teckna det här avtalet på?” Mitt svar blir alltid detsamma som min salig far brukade säga i många olika situationer: ”Det beror på.”
Just där ligger nyckeln – avtalslängden är inte bara ett val ”av gammal vana”, utan det är ett strategiskt val som påverkar både relationen med leverantören och din verksamhets flexibilitet.
I den här texten får du några konkreta tankar kring VAD det beror på, och en enkel checklista som hjälper dig nästa gång du tecknar ett avtal.
Påverkande faktorer
När du funderar på för hur lång tid du ska teckna avtal finns det flera viktiga faktorer att väga in. Här är de viktigaste:
- Strategisk betydelse
- Framtida behov
- Teknisk utveckling
- Omvärldsläge
- Konkurrenssituation
- Prisutveckling
- Kännedom om leverantören
- Interna resurser
Strategisk betydelse
Hur viktig är leverantören för verksamheten? Är det här en leverantör vars varor eller tjänster är avgörande för din verksamhet?
Ju viktigare leverantören är för din verksamhet, desto viktigare är det att du säkrar relationen över längre tid.
Framtida behov
Hur mycket vet du om dina framtida behov – kommer de att förändras mycket eller vara ungefär samma som idag?
Om du tror att behoven förändras snabbt, kan kortare avtal ge dig större flexibilitet.
Teknisk utveckling
Är det ett område med snabb teknisk utveckling eller stabil teknik?
Om ny teknik dyker upp ofta kan kortare avtal vara klokt för att kunna byta eller utveckla nya och bättre lösningar.
Omvärldsläge
Är situationen i vår omvärld stabil, eller behöver vi säkra vår försörjning på grund av osäkerheter?
Saker som krig, pandemier, handelshinder, politisk oro, lagstiftning m.m. kan skapa brist eller störa försörjningen av såväl varor som tjänster. Det kan därför vara önskvärt att säkra försörjningen genom längre avtal.
Konkurrenssituation
Är marknaden stabil, eller kommer det att komma in nya aktörer eller skapas nya konstellationer på marknaden?
Fler aktörer kan skapa bättre villkor – då kan kortare avtal ge möjlighet att omförhandla eller byta leverantör. Samma gäller i de fall det förekommer sammanslagningar eller företagsförvärv på marknaden – då kan du vilja ha flexibilitet.
Prisutveckling
Hur tror du att priserna på marknaden kommer att utvecklas?
Det här är en svår sak att ta hänsyn till eftersom det i hög grad beror på hur avtalet utformas; har avtalet fasta priser över längre tid, regelbundna prisförhandlingar inom ramen för avtalet eller överenskomna prisindexeringar. Generellt kan man säga att i en marknad med vikande priser kan det vara en fördel med kortare avtal, på samma sätt som att det i en marknad med förväntat stora prisökningar kan finnas fördelar med längre avtal.
Kännedom om leverantören
Är det en leverantör du arbetat med länge, eller är den ny för dig?
Med en ny leverantör kan det vara klokt att börja med ett kortare avtal med möjlighet till förlängning. Ju bättre du känner leverantören desto längre avtal kan du vara beredd att skriva utan att ta stora risker.
Interna resurser
Har du resurser för att prioritera upphandling på det här området i förhållande till förväntade förbättringar och andra viktiga arbetsuppgifter?
Ofta måste du prioritera, dvs du kanske inte har resurser att upphandla eller omförhandla alla avtal lika ofta som du egentligen skulle vilja. I de fallen måste det bli en prioritering där du fokuserar på de viktigaste avtalen, och låter de mindre viktiga löpa på längre tid.
Avtalslängd – en checklista
Det här är en väldigt enkel checklista som kan vara ett stöd när du funderar på hur långt avtal vi ska teckna.
Kontrollfrågor
Rekommendation
- Fler ”Ja” än ”Nej” – Överväg längre avtal (3-7 år med möjlighet till förlängning)
- Fler ”Nej” än ”Ja” – Överväg kortare avtal (1-2 år eller pilotavtal)
I varje situation behöver du göra en avvägning av vilka av faktorerna som är viktigast, det finns ingen färdig formel som ger svaret.
Inom vissa områden behöver du av olika skäl teckna längre avtal än 5 år. Dessutom finns det regelverk inom offentlig sektor som styr hur långa avtal du får teckna.
Gör avtalslängden till en strategisk fråga
Min far hade rätt – det beror på. Det finns inget enkelt givet svar på hur långt ett avtal ska vara; du behöver i varje situation göra en analys och fatta ett medvetet strategiskt beslut. Det viktiga är att du tänker igenom ditt vägval, och inte bara gör det slentrianmässigt.
Det finns alltså inget standardsvar – men med en genomtänkt analys kan du göra avtalslängden till ett kraftfullt verktyg i din inköpsstrategi.
