Det finns olika sätt att finansiera en central inköpsfunktion. Varje sätt har sina för- och nackdelar. Frågan om hur finansieringen ska lösas hänger i hög grad ihop med frågan om hur man ser på inköpsfunktionens uppgift.
Den här texten ska ge några tankar kring de olika finansieringsmodellerna.
Inköpsfunktionens uppgift
Något förenklat kan man säga att det finns två synsätt på vad inköpsfunktionens uppgift är:
Utförande
Inköp ses som en stöd- eller servicefunktion till verksamheten.
Inköpsfunktionen utför det som verksamheten ber om, och på de underlag som man får från verksamheten. Huvuddelen av arbetet är taktiskt/operativt. Det handlar framför allt om att göra de upphandlingar som verksamheten ”beställer”.
Fokus är på att göra saker rätt.
Värdeskapande
Inköp ses som en viktig del i organisationens uppdrag och utveckling som skapar värde i enlighet med de övergripande målen.
Inköpsfunktionen deltar tillsammans med verksamheten i utvecklingsarbete med ett strategiskt perspektiv. I det arbetet ingår även taktiskt arbete som t ex upphandlingar.
Fokus är på att göra rätt saker.
Behov av finansiering
Inköpsfunktionen behöver huvudsakligen pengar för:
- Personal
- Systemstöd
- Utrustning
- Resor
- Utbildning
- Konsultstöd
Pengarna ska täcka såväl löpande arbete som utvecklingsarbete.
Finansieringsformer
Det finns i praktiken tre huvudsakliga sätt att finansiera en central inköpsfunktion:
- Tilldelade medel
- Sälja tjänster
- Medel från leverantörer
Tilldelade medel
Finansieringen är en del av den ordinarie budgetprocessen där medel tas från företagets gemensamma kassa. Summan bygger på de behov som man har identifierat för att leva upp till mål och krav. Pengarna ska täcka såväl löpande arbete som utveckling.
Fördelar:
- Stöttar tanken på inköp som en värdeskapande funktion.
- Ger ledningen en möjlighet att dimensionera och styra inköpsfunktionen efter de övergripande målen.
- Ger utrymme för satsningar på inköpsutveckling.
Nackdelar:
- Inköpsarbetet kan nedprioriteras om ledningen inte ser betydelsen.
- Kräver styrning som gör att inköpsfunktionen får den roll och de arbetsuppgifter den är dimensionerad för.
- Kan ge bristande flexibilitet när behoven ökar mer än de tilldelade medlen.
Sälja tjänster
Inköpsfunktionen finansieras via andra interna enheters budgetar. Man får betalt för de tjänster man utför, och som andra enheter anser sig behöva. Det kan t ex handla om att man tar betalt för upphandlingar genom pris per timma eller en fast summa per upphandling.
Det kan också vara att man får betalt per gjort köp i det e-handelssystem som inköpsfunktionen tillhandahåller.
En annat sätt är att en verksamhetsenhet finansierar ett visst antal inköpare som öronmärks just för dem.
En ytterligare variant är att inköpsfunktionen får betalt baserat på de kostnadsbesparingar de lyckas åstadkomma.
Fördelar:
- Tvingar inköpsfunktionen att vara effektiv, kommunikativ och hålla hög kvalitet.
Nackdelar:
- Kan skapa en intern administration av köpa/sälja som tar mycket resurser.
- Kan skapa suboptimeringar om verksamheten väljer att göra inköpsarbetet själva eller köpa in tjänsterna externt.
- Kan vara svårt att hitta en optimal bemanning av inköpsfunktionen när behoven varierar över tid.
- Svårt att få finansiering av utvecklingsarbete eftersom det måste täckas av t ex timpriset.
Medel från leverantörer
Inköpsfunktionen får betalt från leverantörerna med vilka man har avtal i form av en viss procent på värdet av de köp som görs. (Procenten kan bli högre om värdet blir högre.) Detta kallas ibland för ”marknadsbidrag” eller liknande. Pengarna betalas typiskt ut en eller ett par gånger per år.
Fördelar:
- Belastar inte organisationens budget direkt.
Nackdelar:
- Kan bli dåliga leverantörsval om storleken på ”marknadsbidraget” vägs in i besluten
- Leverantörerna tar ut den extra kostnaden på priset på produkterna/tjänsterna vilket försvårar jämförelser.
Slutsatser
Medel från leverantörerna är ingen bra lösning eftersom den tenderar att snedvrida såväl konkurrens som prisbild. Inköpsfunktionen kan lätt uppfattas som att man ”går leverantörernas ärenden”. Den förekommer för vissa inköpscentraler.
Sälja tjänster är en fungerande lösning om man ser inköpsfunktionen enbart som en stöttande resurs som utför vissa specifika arbetsuppgifter. Risken för suboptimering och ineffektivt resursutnyttjande är dock överhängande.
Tilldelade medel är den finansieringsform som är vanligast. Den stöttar synen på inköp som en värdeskapande funktion med ett strategiskt perspektiv bortom att ”göra upphandlingar”. Detta förutsätter dock att ledningen ser inköpsfunktionen på det sättet och ger den de nödvändiga medlen. En inköpsfunktion som genererar värde i form av minskade kostnader kan argumentera för ökade medel, den blir på sätt och vis delvis självfinansierande.
Det går också att kombinera finansieringsformerna Sälja tjänster och Tilldelade medel. Till exempel kan själva upphandlingsarbetet finansieras av de delar av verksamheten som behöver upphandlingar, medan inköpsutvecklingen finansieras med centralt tilldelade medel. Det tar dock inte bort problemen med suboptimering och ineffektivt resursutnyttjande som hänger ihop med Sälja tjänster.
Rekommendation
Välj att finansiera inköpsfunktionen med centralt tilldelade medel. Det är den modell som bäst avspeglar synen på inköp som en värdeskapande funktion. Den ger möjlighet till effektivitet, kvalitet, utveckling, långsiktighet och övergripande styrning.
Förutsättningen är att den kombineras med relevanta nyckeltal för att kunna följa upp inköpsfunktionens prestation och resultat.
Bakom pennan: Per-Arne Jonsson, seniorkonsult på EFFSO
