Förhandling – en introduktion

Förhandling är en del av en inköpares vardag. Den här artikeln syftar till att ge några inspel kring vad en förhandling är och om/när vi ska förhandla. Den refererar också till ett par andra artiklar om förberedelser och genomförande av förhandling.

Vad är förhandling?

Förhandling är en process där två eller flera parter interagerar för att nå samstämmighet eller en överenskommelse. Förhandling är ett sätt för parter att hantera sina skillnader och nå en lösning på ett problem. Förhandling är ett sätt att ta oss från en position till en annan.

När förhandlar vi?

Vi förhandlar oftare än vi tror. Den erfarne svenske toppdiplomaten Jan Eliasson har sagt: ”Hela livet är en förhandling.”

Det är ett misstag att tro att vi endast förhandlar när vi sitter vid ett bord vid ett planerat förhandlingsmöte. I stort sett varenda interaktion med andra människor innehåller element av förhandling. Det kan vara med den äkta hälften om semesterns resmål, eller med barnen om skärmtid. I mer professionella sammanhang så kan det vara telefonsamtalet till en leverantör angående om de kan tidigarelägga nästa leverans, eller mailväxlingen kring hur väntetiden i kön till telefonsupporten kan kortas.

Den här artikeln kommer att fokusera på professionella förhandlingar.

Ska vi förhandla?

Vi förhandlar för att nå resultat. En överenskommelse uppnås endast när båda sidor känner att avtalet är bättre för dem än om ingen överenskommelse nåtts.

Förhandling handlar i princip om all interaktion där den jag är i kontakt med kan tänkas ha andra mål än vad jag själv har – men vi har ett gemensamt intresse av att hitta en lösning. Skälen till att vilja hitta en lösning kan vara att vi behöver ha en fortsatt bra relation till ”motparten” (t ex inom familjen) eller att vi båda tjänar på en affär (kund-leverantör).

Skäl att förhandla:

• Vi ser en möjlighet att förbättra vår position
• Vi behöver lösa konflikter
• Affären behöver förtydligas för att undvika framtida konflikter
• Viktigt för det fortsatta samarbetet
• Riskerna med att förhandla är begränsade

Skäl att inte förhandla:

• Det finns ingen möjlighet att komma överens
• Den möjliga effekten av att förhandla är inte värd insatsen
• Vi vet redan innan att vi har ett alternativ som är bättre
• Riskerna med att förhandla överväger möjliga effekter

En förhandling behöver förberedas

Förberedelser är avgörande för att uppnå bra resultat i en förhandling. Det finns personer som anser att de kan förhandla utan att behöva förbereda sig. Detta leder oftast till att de blir bortspelade av en mer förberedd motpart.

I förberedelserna ingår:

• Identifiera våra mål och gränser
• Kartlägga motpartens situation och drivkrafter
• Analysera styrkeförhållanden

Läs mer om förberedelser till förhandling: Förhandling – fokus på förberedelser

Att genomföra en förhandling

Att improvisera genomförandet av en förhandling är förenat med stora risker. En framgångsrik förhandling är beroende av en plan och en del färdigheter som behöver övas.

Viktiga aspekter av genomförandet är:

• Förhandlingsstrategi
• Förhandlingsplan
• Förhandlingsteam
• Förhandlingsargument
• Konsten att lyssna

Läs mer om genomförande av förhandling: Förhandling – några tips vid genomförandet.

Per-Arne Jonsson, Senior Managementkonsult på EFFSO