Den här artikeln syftar till att på ett enkelt sätt beskriva vilka element som bör finnas med i ett avtal som reglerar köp och försäljning av varor eller tjänster. Tanken är att du när du läst den här artikeln ska kunna få med de viktigaste komponenterna eller ställa krav på att de finns med.
Det är inte en fullständig juridisk beskrivning av de olika lagrummen. Det är heller inte en komplett genomgång av konsekvenserna av olika formuleringar i ett avtal.
Villkoren i ett avtal ska beskriva fördelning av prestation och risker för att den överenskomna affären som avtalet beskriver ska vara hållbar.
Med prestation avses det som levereras i form av vara eller tjänst samt den ersättning (motprestation) som utgår för varan/tjänsten.
Med riskfördelning avses en fördelning av ansvar om prestationer inte utförs enligt vad man avtalat – leveransförsening, utebliven betalning, oenighet om vad som gäller mm.
Det är viktigt att komma ihåg att prestation och risk hänger ihop. Vill man att motparten ska ta en större risk är det rimligtvis kopplat till en kostnad. (T.ex. om man som köpare vill ha fasta priser så kan säljaren vilja ha en säkerhetsmarginal på priset i den händelse råvarupriserna går upp.)
Ett avtal bör omfatta följande sju delar:
Under formalia finns två saker:
Avtalsparterna är de parter som står för prestation och motprestation i avtalet. De ska namnges tydligt, helst med både organisationsnummer och adress. Endast de som omnämns som parter i avtalet är bundna till avtalet. Ett avtal mellan två parter kan inte binda en tredje part. Däremot kan andra än de som är parter vara berättigade enligt avtalet. Det förekommer t.ex. för avtal som tecknas för en koncern eller motsvarande.
Det är viktigt att ta ett medvetet beslut om avtalets giltighet i tid. Man kan välja att ha det tidsbegränsat, dvs. att det upphör vid ett visst datum eller efter en viss tid. Man kan också ha det utan tidsbegränsning, dvs. ett s.k. tillsvidare-avtal. En mellanform är att man anger en tid för avtalet, men att det förlängs med en angiven tidsperiod om det inte sägs upp en viss tid innan det löper ut enligt den första tidsbegränsningen.
Ett köpavtal som endast omfattar ett enstaka köp behöver naturligtvis inte ha någon giltighet i tid angiven.
Detta är ett element som brukar stå i slutet av ett avtal, och det brukar inte ägnas så mycket tanke kring det. Här finns det med tidigt i listan, eftersom det är av större betydelse än många inser.
Olika länder har olika rättssystem som får betydelse för hur man utformar ett avtal och vad som gäller i olika civilrättsliga situationer. Även mellan länder som har samma rättssystem kan det finnas skillnader. Det finns t.ex. skillnader mellan Tyskland och Sverige, bl.a. i frågan om vad som betraktas som vårdslöshet. Detta blir speciellt viktigt att ta hänsyn till om man använder ett lands språk i ett avtal som ska tolkas under ett annat lands rättssystem, eftersom begrepp kan ha en given juridisk innebörd på ett visst språk. Det är därför viktigt att förstå konsekvenserna av att tillämpa en viss rättsordning. På det här området kan man behöva juridisk expertis för att belysa konsekvenserna.
I en allt mer internationell handel blir det vanligare att någon av parterna vill ha ett annat lands lag som grund, eftersom man har sitt huvudkontor i det landet.
Generellt kan man säga att det är ”säkert” att tillämpa svensk rätt. Den svenska köplagen är heltäckande och balanserad. Det innebär att om man väljer svensk rätt som regelverk så finns många saker redan reglerade i lagen, vilket gör att avtalet inte behöver bli så omfattande.
Avtalet måste tydligt beskriva avtalsobjektet, dvs. det som köps. Brister i den beskrivningen är en av de vanligaste tvisteorsakerna.
Om beskrivningen är omfattande eller om avtalet omfattar många produkter så kan den med fördel läggas som bilaga.
En del avtal har inte detaljerade beskrivningar av det som ska köpas, utan reglerar vad som gäller om/när en vara/tjänst senare köps. Det gäller t.ex. vissa typer av ramavtal. I de fallen ska man vara medveten om att det krävs ytterligare avtal i form av ”hängavtal”, beställlningar eller liknande där avtalsobjektet specificeras.
Ersättningen för det som köps ska också framgå.
Man måste beskriva när, var och hur leverans ska ske. Detta är avgörande för hur man ska hantera betalning, skador mm.
För varor finns det standardiserade leveransvillkor, som t.ex. Incoterms leveransklausuler, som med fördel kan användas. Det är viktigt att förstå innebörden av dessa, inte enbart vem som står för transporten, utan även för ansvar och försäkring.
För tjänster kan det vara svårare att definiera när en leverans är utförd. Det är viktigt att tydligt beskriva det – speciellt kopplat till specifikationen av avtalsobjektet, eftersom de är intimt förknippade vid köp av tjänster.
Betalningen (motprestationen) ska beskrivas i termer av när och hur den ska ske.
Frågor om ansvarsfördelning, t.ex. arbetsledning, bör regleras i avtalet, eftersom de kan ha stora ekonomiska konsekvenser. Det gäller t.ex. när en utrustning hyrs in eller när ett arbete utförs i köparens lokaler.
Frågan om olika försäkringar brukar också regleras i avtal, men försäkringar kan ses som en konsekvens av riskfördelningen. Om man fördelar risken, så har man också hanterat försäkringsfrågan.
Avtalet ska reglera vad som gäller vid avvikelser från vad som avtalats, t.ex. leveransförseningar, kvalitetsbrister eller utebliven betalning.
Generellt kan man säga att åtgärderna ska:
De åtgärder som kan bli aktuella är t.ex. viten, ersättningsleveranser, återtagande av gods, kompletterande arbeten eller avtalets förtida upphörande.
Om man är oenig om hur avtalet ska tolkas i samband med en tvist ska man ange hur det ska hanteras. Normalt sett handlar det om att välja mellan att vända sig till allmän domstol eller att tillämpa ett skiljedomsförfarande. Generellt kan man säga att allmän domstol tar längre tid, men är billigare, och utslaget är offentlig handling. I ett skiljedomsförfarande är väntetiden normalt sett kortare, men förfarandet är dyrare. Utfallet kan hemlighållas.
Ofta har man i ett avtal även med element som sekretess, förtida uppsägning mm.
Utöver dessa grundelement finns det några saker som är bra att tänka på när man tar fram ett avtal – oavsett om man gör det på egen hand eller tillsammans med motparten.
Avtalet ska vara:
Utelämna inte saker som har betydelse bara för att de är svåra att enas om och/eller formulera.
Avtalet ska ge så lite utrymme som möjligt för olika tolkningar. Ett bra tips är att förklara specialbegrepp.
Avtalet ska också ha en tydlig struktur – det underlättar förståelsen och tillämpningen.
Ju mer komplicerat ett avtal skrivs/formuleras, desto större risk finns att det inte kommer att fungera. Om man använder ett rakt och enkelt språk minskar risken för missuppfattningar och olika tolkningar. Ett avtal behöver inte vara skrivet på ”juridiska” för att vara gällande.
Erfarenheten säger också att de flesta avtal är onödigt långa. Genom förenkling kan man få kortare avtal, vilket i sig underlättar tillämpningen. Ett avtal behöver t.ex. inte omfatta de saker som redan regleras i köplagen.
Avtalet ska spegla en balans mellan parterna, där båda parters intressen tas tillvara i tillräcklig utsträckning. Ett obalanserat avtal blir ofta en dålig affär, eftersom det inte blir hållbart om en av parterna kommer att ha svårt att leva upp till sin del.
Avslutningsvis är det viktigt att betona att det skrivna avtalet ska spegla och beskriva den affär som man faktiskt kommit överens om. Tyvärr är det vanligt att man gör ett avtal för att man ”måste”, och så är man egentligen överens om andra saker – mer eller mindre i gemensam förståelse.
Att skriva avtal är inte ”en sak för juristerna” – det är en integrerad del i god affärsmässighet.
Källa: Advokat, jur. dr Jon Kihlman – www.avtalsrätt.com
Leverantörsrelationer inleds normalt sett med en förhoppning om ett oproblematiskt samarbete under hela avtalstiden. Ofta tänker man sig en längre relation med avtalsförlängningar och en positiv utveckling. Men så blir det inte alltid. Det finns tillfällen då man till och med behöver avsluta en leverantörsrelation i förtid dvs innan avtalstiden löpt till ända.
Vad gör man när en leverantör kontaktar oss och begär mycket stora prisökningar på grund av extraordinära händelser? Det skriver vi om här!
Vad är ett ramavtal? Ramavtal är ett samlingsbegrepp för köpeavtal som bildar ramverk för kommande köp av generisk natur. Ramverket i sig liknar vilket annat köpeavtal som helst, med allmänna och särskilda avtalsvillkor. Det som gör avtalet till ramavtal är de särskilda villkor som reglerar avrop av kommande köp. Det är dessa avropsorder som binder…