Under de senaste åren har vi sett en tydlig trend inom inköp där inköpsorganisationers fokus har förändrats. Inköp har gått från att fokusera på transaktioner och kostnadseffektivitet till att alltmer betrakta inköp som en strategisk funktion med potential att bidra till utveckling och långsiktigt värde.
I sin utvecklingsmatris så beskriver Van Weele de olika utvecklingsstadier som en inköpsorganisation vanligtvis genomgår när den utvecklas från att vara en reaktiv transaktionsorienterad backoffice– funktion till att agera mer proaktivt, framåtlutat och strategiskt. Målet är att bidra till hela organisationens utveckling genom att bredda inköps uppdrag och rikta fokus mot det värde funktionen kan skapa utöver kostnadsbesparingar.
Här på EFFSO Tools finns det massor av information om Van Weeles matris, exempelvis den här artikeln: Utveckling av inköpsorganisationen.
FIGUR 1: Van Weeles mognadsmatris för inköpsfunktionen
Vad är värde?
Värdeskapande innefattar förutom totalkostnad även mer svårmätbara faktorer som exempelvis kvalitet, tillväxtpotential, innovation och hållbarhet. För att konkretisera detta har vi på EFFSO utvecklat en modell som beskriver vilka värden en inköpsorganisation kan skapa:
FIGUR 2: Inköp kan leverera mer värde än bara kostnadsbesparingar
Att fokusera på värde kan exempelvis innebära att lägga kraft och energi på att inköp ser över vilka möjligheter som finns i leverantörskedjan när det exempelvis gäller kvalitetsförbättringar, leveransprecision och hållbarhet. Det kan även finnas möjligheter att jobba tätare med leverantörer för att tillvarata deras innovationskraft. Värt att notera är att dessa värdeskapande möjligheter inte nödvändigtvis är applicerbara på alla kategorier, här är det viktigt att prioritera och skala bort för att inte tappa fokus.
En förutsättning för att inköpsfunktionen ska kunna arbeta mer holistiskt med fokus på värdeskapande är att det finns tydliga strukturer på plats, exempelvis i form av mandat, styrningar och processer, som säkerställer effektivitet, framdrift och tvärfunktionalitet i arbetet.
Hur kan inköpsorganisationer skapa värde på ett strukturerat sätt?
För att hjälpa våra kunder att komma igång med ett värdeskapande arbetssätt (Value creation) har vi på EFFSO tagit fram en metodik som bygger på skapande och förankring av en årlig sourcingplanering. Metodiken bygger på idégenerering på lokal nivågenom tvärfunktionell dialog nära organisationens kärnverksamhet i kombination med global koordinering och samverkan I figuren nedan beskriver vi en femstegsprocess på övergripande nivå för att möjliggöra detta arbetssätt:
FIGUR 3: EFFSOs process för Value Creation skapar förutsättningar för att leverera långsiktigt värde
- Identifiering av initiativ på lokal nivå
Inköpsansvariga på lokalnivå samlar in idéer genom workshops med verksamheten, kategoriserar, prioriterar och förankrar det med lokal ledningsgrupp.
- Identifiering av initiativ på kategorinivå
Workshops på kategorinivå genomförs av kategoriledare för att identifiera och prioritera icke-lokala initiativ, med deltagande från relevanta funktioner.
- Businesscase och globalt godkännande
Underlag för högst prioriterade initiativ tas fram och verifieras med global inköpsledning. Det ges även möjlighet för ytterligare intressenter att bidra.
- Beslut och affärsmässig förankring
En gemensam plan med prioriterade initiativ fastställs, med tydlig sign-off från relevanta nyckelaktörer i verksamheten.
- Uppföljning av genomförande
Inköpsansvariga och kategoriledare följer kontinuerligt upp både lokala och globala initiativ och säkerställer framdrift.
Vad är viktigt att tänka på för att lyckas med Value Creation?
- Ta fram initiativ/idéer från ett bottom-up-perspektiv
De som är närmast verksamheten har bäst förståelse för vad och hur värde kan skapas.
- Glöm inte kategoriperspektivet, olika kategorier kräver olika angreppssätt
Hur vi arbetar med värdeskapande (Value Creation) behöver differentieras mellan kategorier. I vissa kategorier, vanligtvis mer verksamhetsnära, handlar det om att koordinera och säkerställa samverkan i initiativ. I andra kategorier, typiskt mer indirekta, handlar kategoriperspektivet snarare om idégenerering med kunniga på området, exempelvis IT-organisationen.
- Struktur för prioritering av initiativ
Vi behöver lägga resurser där det genererar bäst effekt vilket bygger på att vi kan prioritera idéer mellan siter och kategorier.
- Struktur för förankring, beslut och resurssättning
För att ett initiativ ska kunna realiseras krävs stöd från både ledning och verksamhet vad gäller beslutsfattande och resurssättning.
- Systemstöd
För att följa och påvisa resultatet behöver det finnas systemstöd på plats där projektets framdrift och resultat kan säkerställas. Vanligt är användande av verktyg eller system för besparingsuppföljning.
Sammanfattningsvis tror vi att skapandet av en struktur för årlig sourcingplanering genom Value Creation är ett effektivt sätt utveckla inköpsorganisationens roll för att generera mer värde för hela organisationen och därigenom öka inköps strategiska betydelse. Något som förflyttar inköpsorganisationen än längre till höger i Van Weeles matris.
Har ni frågor eller fundering kring hur er organisation kan arbeta med Value Creation för att skapa mer värde, tveka inte att ta kontakt med oss på EFFSO.
Sandra Johansson, Managementkonsult, EFFSO
Gustaf Teneberg Trum, Senior Managementkonsult, EFFSO
