”Cost walk” har använts inom fordonsindustrin i många år och hämtar inspiration från Toyotas ”eight wastes”. Den är ett effektivt sätt att samarbeta med leverantören för att reducera de totala kostnaderna för båda parter. Som namnet antyder handlar det om att ta en promenad för att härleda och förbättra kostnader i produktion som vi redan sett i en kostnadsnedbrytning. En slags cost breakdown:ens petigare kusin. Men vad är en cost walk, och i vilka situationer används den? Det förklarar vi här.
Ett vanligt påstående vi stöter på hos våra kunder är att en leverantörsrelation är för mycket av ett partnerskap och att produkten som levereras är för strategisk för att kunna konkurrensutsättas. Det går såklart att diskutera det påståendet, men om vi antar att konkurrensutsättning inte är aktuellt är det enkelt att hamna i en svår förhandlingssits som inköpare.
Om vi därtill redan fått en cost breakdown utan något uppenbart att agera på är det enkelt att flytta fokus till enklare produkter eller kategorier där vi tror oss kunna hitta snabbare besparingar. Detta är i sig inte fel, men i vår erfarenhet finns det enormt många potentiella värden som kan tappas om vi inte tar itu med också de svåra fallen. Så åter till det svåra fallet där: leverantören är en partner, vi har vår kostnadsnedbrytning och vi hittar ändå inga besparingar – vad göra? Dags för entré: cost walk.
Cost
Låt oss börja prata om den första delen: cost. Grunden för cost walk:en är att tillsammans med leverantören jobba med deras kostnadsnedbrytning.
- En förutsättning för att kunna göra detta är att relationen till leverantören är tillräckligt förtrolig för att ha full transparens kring kostnaderna. För att uppnå detta kan det vara bra att komma överens om en tänkt målnivå för besparingarna och hur dessa ska delas er emellan när arbetet är klart. Det är också viktigt att tänka över långsiktigheten i affärsrelationen då en stor ansträngning går in i en cost walk från både leverantörens och köparens sida.
- Den andra förutsättningen handlar om att siffrorna ni har i era kalkyler stämmer. Särskilt viktigt här är uppdaterade materialpriser, faktiska lönekostnader (framför allt för de operatörer som är involverade i processen), allokering av indirekta kostnader samt uppdaterade kostnader för maskinerna. Om dessa två förutsättningar är på plats kan nästa steg och ord påbörjas.
Walk
Ordet walk i cost walk handlar om att fysiskt gå igenom hela produktionen av produkten vi är intresserade av från inkommande gods till utgående och alla små steg däremellan. Vi gör det både för att verifiera de tider och kostnader vi sett i kalkylerna men också för att hitta ineffektivitet och slöseri i olika delar av produktionsstegen.
Vad gäller processen att göra cost walk:en är det mycket viktigt att hela tiden utgå ifrån de kostnadsnedbrytningar som gjorts sen tidigare. Dessa ska guida oss till delar av produktionen av våra artiklar där vi tror oss kunna hitta besparingar och fungera som det faktabaserade underlaget till detta. Det är viktigt att vi under denna promenad stannar på alla de moment som ingår i kostnadsnedbrytningen.
Vid varje moment är det viktigt att observera vad som faktiskt händer och få konsensus i gruppen kring detta så att vi sedan kan ta faktabaserade beslut på var vi kan hitta besparingar. Detta görs enklast genom att stå över flera cykler av momentet och prata på djupet med den involverade operatören.
Grupp
På tal om gruppen ska vi nu gå över till de mänskliga delarna av cost walk:en.
Denna grupp borde – som så många andra – vara tvärfunktionell. Detta för att kunna svara på eventuella frågor om kvalitet, teknik, produktionen eller materialkostnader snabbt och enkelt allteftersom de uppkommer. Det kommer också ge gruppen flera infallsvinklar och göra att många idéer kan komma upp till ytan.
En väldigt viktig mänsklig del av cost walk:en är att se till att ta in experterna – i detta fall operatörerna. En klok chef på EFFSO (Arsalan Motavaf) beskriver det som följande: ”Operatörerna är för produktionen vad expertkirurger är för en operationssal. Alla vi andra ska bara se till att de har sina skalpeller och handskar på plats för att de ska kunna göra sitt jobb.” Om vi byter ut skalpeller och handskar mot material och ordermönster är liknelsen riktigt bra. Därför är det så viktigt att vi ser till att också få med oss deras perspektiv in i våra föreslagna förbättringar. Det är också därför den viktigaste tiden det går att spendera under en cost walk är i samtal med operatörer.
Genomförande av en cost walk
När vi sedan har dessa idéer om vilka förändringar vi kan göra på produkten eller produktionen av den är det dags att samlas igen. Alla de idéer om minskat slöseri och andra effektivitetsförbättringar vi har sett i produktionen ska nu omsättas till konkreta förbättringsförslag. De ska omvandlas till något som är så tydligt och konkret att det går att jobba på och dels få potentialer och implementationsdatum tilldelade till sig.
Här är det också viktigt att inte vara rädd för att gå tillbaka till produktionsstegen som diskuteras och titta på vad som faktiskt hände och vilka kostnader/besparingar som gäller. I slutet av dagen bör det finnas en mängd aktiviteter att jobba med för leverantören och kunden som gemensamt ska sänka kostnaden för produkten. I detta steg ska aktiviteterna också prioriteras mot varandra, givet potential, investeringar och implementationsdatum.
Uppföljning av en cost walk
Efter detta är det viktigaste att inte brista i uppföljningen utan se till att ha ångan uppe med aktiviteterna. För att nå detta är det viktigt att ha regelbundna avstämningar med hela teamet som deltog under cost walk:en. Det kommer säkerställa att resultat och faktiskt ser besparingar på produktnivå. På sikt kommer också en annan viktig bieffekt ut av att arbeta på det här sättet. Ni och leverantören kommer att få ett starkt partnerskap som är fokuserat på att gemensamt skapa värde för era produkter. Det kommer att ge er en enorm konkurrensfördel nästa gång ni ska handla upp en produkt.
Tycker du som läsare att detta verkar misstänkt likt kategoristyrning med tvärfunktionella grupper, faktabaserade kalkyler och idégenereringar och prioriteringar? Det kan bero på att det är väldigt likt kategoristyrning i kondenserat format till endast en produkt. Kanske är det på grund av denna likhet som vi på EFFSO är så duktiga på det här? Hör gärna av er till oss för utbildning inom metodiken kring kostnadsnedbrytningar eller hjälp med att utföra den. Vi har erfarenhet av att göra det både i våra kunders produktion och i våra kunders leverantörers produktion.
