Det är tuffa tider i många branscher och i takt med det märker vi på EFFSO hur kraven på snabba kostnadsminskningar ökar. Ofta vänds blicken då mot inköp och vad som kan göras med kostnaden för inköpta varor och tjänster. Men flera av våra kunder vittnar om en utmaning i att ställa om från den jakt på rätt material i rätt tid som präglade vardagen för bara några år sen. Som tur är utgör den omställningen en stor möjlighet för många organisationer.
Men först lite bakgrund på hur vi hamnade här. 2021 och 2022 präglades för de flesta inköpare av ständiga förseningar i leveranskedjan och ständiga kostnadshöjningar. För att göra en väldigt lång historia väldigt kort hade det med utbud och efterfrågan att göra. Mycket av detta hade sitt ursprung i störningar som minskade utbudet medan ekonomin gick starkare än väntat och drev på efterfrågan. Vi såg råvarupriser och energipriser som ständigt slog nya rekord medan regeringar världen över stimulerade ekonomin med miljardbelopp. Lägg till historiskt låga räntor och så hade vi några av de största kostnadsökningarna vi sett på mycket länge i kategori efter kategori.
Alla minns nog hur telefonen gick varm med leverantörer som ringde och bad om prishöjningar men för att raljera – har många ringt nu och påmint om att det är dags att sänka priserna sen dess? Flera kunder vi stöter på pratar om principen ”upp som en raket och ner som en fallskärm” men det finns saker vi kan göra för att påskynda processen.
Inköp kan göra detta på tre sätt:
Det första steget är att kartlägga potentiella kostnadsdrivare i råvaru-, arbets- eller energiintensiva branscher. Det är också bra att börja resonera kring storleksordningar på dessa. Alltså, vad kan härledas till arbete, råmaterial och energi till exempel. När det är gjort är det dags att leta upp lämpliga index eller kostnadsdata och koppla dem till leverantörens historiska priser. Nyckeln här är att peka på prisuppgångarna och koppla dem till index för att sedan beräkna hur de bör ha utvecklats när indexet sedan är på väg ner.
Här är det lätt att tänka att det inte går att göra alltför mycket utan att ha tillgång till specialiserade index-databaser eller program. EFFSO:s erfarenhet är dock att det går att komma längre än vad de flesta tror med källor som SCB, ECB:s statistikdatabas, NordPool, branschers hemsidor, fackliga överenskommelser och andra öppna index. Även om leverantören sannolikt har flera motargument mot dessa siffror är det ofta en bra startpunkt för att diskutera olika kostnadsdrivares påverkan.
I ett uppdrag hjälpte EFFSO en kund med en förhandling. Kunden hade fått prisökningar på produkterna motsvarande 40 procentenheter sedan 2021. Efter en analys såg vi möjligheter att förhandla ned priset på en typ av processutrustning med 50 procentenheter (alltså betydligt lägre än priserna innan höjningarna) med hjälp av denna typ av öppna index.
Innan ni kallar leverantören till förhandling finns det dock några viktiga saker att ha med sig. För det första, ju bredare index du pekar på desto mindre spetsiga blir era argument gentemot leverantörerna. För det andra, leverantörer sitter ofta på ett kunskapsövertag i frågor om deras råvarumarknad så en viss ödmjukhet inför det kan vara bra att ha med sig. För det tredje, alla initiativ som drivs på detta sätt kommer inte lyckas så tänk över risken med att börja förhandla först.
Det som också ofta kommer som en positiv bieffekt av att ställa dessa frågor är att leverantören efter det ofta kan tänka sig att skriva in indexjustering i avtalen. Med en sådan klausul kan ni spendera mindre tid i framtiden med att se till att ni får marknadsmässiga priser på insatsvaror. Det blir en extra bonus då ni istället kan fokusera mer på strategiska aktiviteter.
En stor fördel som inköpare har just nu jämfört med under de värsta inflationsåren är också den minskade efterfrågan. Leverantörer blir betydligt mer mottagliga för att diskutera kostnadsreduktioner när de jagar affärer snarare än kapacitet. Det kan såklart användas för att vara hårdare mot leverantörer i förhandlingar i en klassisk konfrontativ förhandlingsstil om deras vinster. Även om det finns flera fall där kostnadsökningar var större än motiverat under 2021 och 2022 så skulle jag vilja föreslå ett bättre sätt att utnyttja den hårdnande konkurrensen på.
I en tuff sits för båda parter ökar incitamenten att agera utanför boxen för att hitta nya lösningar som gynnar båda. Stödet från respektive organisation att hitta kostnadsförbättringar ökar också betydligt i ett tuffare läge. Resurserna och viljan att göra designförändringar tenderar att öka. De nya lösningarna har ofta det adderade värdet av att vara beständiga även när insatsvarans marknad vänder upp igen. Dessutom kommer relationen stärkas snarare än utmanas, vilket är risken vid en förhandling om vinstmarginaler.
I en förhandling EFFSO deltog i nyligen började vi med att diskutera index på trä. Förhandlingen mynnade ut i en ny lösning på träpallar som både ökade hållbarheten (den miljömässiga och konstruktionsmässiga) samtidigt som vi minskade materialåtgången och optimerade transporten. Det sänkte priserna med totalt 10 procent och pallarna fick en bättre prestanda. Resultatet kom ur en gedigen genomlysning av vad vi kunde göra åt prisnivåerna och en vilja från båda parter att fortsätta göra affärer med varandra.
För att summera, när det kommer till att bedriva konstruktiva förhandlingar med er leverantörsbas så är timingen perfekt. Alla resultatinriktade inköpare som saknat förhandlingsborden på sistone – vår tid är nu!
PS: Behöver ni stärka upp er kompetens inom förhandling eller genomföra ett cost cut-program, tveka inte att höra av er. I våra akademier ingår förhandlingsmoduler och modeller för kostnadsanalys som kan stärka dig som inköpare. Dessutom vi har en bred erfarenhet av cost cut-program och kategoriprojekt som kan hjälpa er organisation att nå er besparingspotential.
Erik Hansson, Senior Managementkonsult på EFFSO
Vid implementering av kategoristyrning läggs det tid på att utbilda och träna kategoriteamets medlemmar men det som ofta missas är styr- och beslutsgrupper. De får sällan utbildning eller stöd i sina roller. För att kategoristyrning ska fungera fullt ut behöver de ha kunskap och förståelse, i kombination med förmåga, för att agera på ett sätt som driver arbetet framåt på ett bra sätt.
Alla vi som arbetar med inköp har väl muttrat över att vi inte får gehör för inköp och inköpsutveckling, varken i verksamheten eller uppåt i organisationen. Åsikten är att inköp bara är något som ska fungera som ett stöd för verksamheten. Det är få organisationer som fullt ut har insett vad inköp kan bidra med…
De flesta organisationer som inför ett kategoristyrt arbetssätt för att öka inköpsfunktionens bidrag till organisationens mål brottas med vad en kategoriledare är. Är det en fast tjänst eller är det en projektspecifik roll? Jag ska här försöka att dela med mig av mina tankar. För att göra en lång historia kort så citerar jag Nalle…