Att förstå och använda Total Cost of Ownership (TCO) är ett viktigt angreppssätt för inköpsorganisationer som vill fatta välgrundade beslut för att driva effektivt inköpsarbete som på både kort och lång sikt skapar tydligt affärsvärde. I många fall finns det möjlighet att hitta betydande besparingar ”under ytan”, något som kan missas om fokus läggs på det initiala inköpspriset. I detta blogginlägg kommer vi att förklara vad TCO är, hur det används och vilka effekter man kan få av att arbeta med TCO som metodik.
Vad är Total Cost of Ownership (TCO)?
Total Cost of Ownership (TCO) är en ekonomisk analysmetod som används för att beräkna alla kostnader som är associerade med en produkt eller tjänst under hela dess livscykel. TCO inkluderar alltså inte bara inköpspriset utan tar även i beaktning övriga kostnader som uppkommer under produktens eller tjänstens nyttjande, underhåll, och till slut avveckling.
Exempel på kostnader som kan räknas in i TCO:
- Inköpspris
- Installation och igångsättning
- Driftskostnader (energi, bränsle, vatten, etc.)
- Underhåll och reparationer
- Uppgraderingar och/eller utbyte av komponenter
- Avvecklingskostnader (nedmontering, återvinning, etc.)
- Avyttringskostnader
Varför är TCO viktigt för inköpare?
Att förstå och använda TCO hjälper inköpare att:
- Fatta mer välgrundade beslut: TCO ger en detaljerad bild av totalkostnaderna för en produkt eller tjänst, något som hjälper både inköp och nyckelintressenter att jämföra och välja det mest kostnadseffektiva alternativet i både det korta och långa perspektivet.
- Identifiera besparingsmöjligheter: Genom att analysera TCO kan inköpare hitta nya områden där kostnader kan minskas eller undvikas, vilket kan leda till betydande effektiviseringar och kostnadsbesparingar på lång sikt.
- Säkerställa driftssäkerhet: Genom att fokusera på TCO kan inköp identifiera potentiella risker tidigt i inköpsprocessen, samt minimera risken för produktionsstopp med sjunkande lönsamhet som resultat. Genom att involvera leverantörer tidigt i inköpsprocessen kan inköp nyttja leverantörens innovationskraft för att minimera risker.
- Förbättra hållbarheten: TCO inkluderar ofta miljörelaterade kostnader, såsom energi- och resursförbrukning. Genom att arbeta med TCO kan inköpare identifiera och välja mer hållbara produkter och tjänster, något som inte minst är viktigt när inköp får mer och mer ansvar för att hantera utsläpp inom Scope 3.
- Stärka leverantörsrelationen: När inköpare fokuserar på TCO snarare än enbart inköpspris, kan de uppmuntra leverantörer att erbjuda produkter och tjänster med lägre ägandekostnader. Detta kan ge en skjuts i leverantörens innovationsarbete, vilket kan stärka partnerskapet mellan köpare och leverantör då målet blir att hitta gemensamma besparingsmöjligheter.
Hur arbetar man med TCO som metodik?
Inköp behöver ibland justera sin inköpsprocess för att bättre kunna fokusera på TCO snarare än inköpspris. Dessa steg kan vara bra att lägga till när inköps börjar använda TCO i sin inköpsprocess:
- Definiera relevanta TCO-komponenter: Identifiera vilka kostnadskomponenter som är relevanta för den specifika produkten eller tjänsten du utvärderar (se exempel ovan).
- Samla in relevant information: Samla in data för varje TCO-komponent från både interna och externa källor, exempelvis historiska inköps- och underhållskostnader. Här är det viktigt att bredda nätverket och inkludera data från leverantörer, branschexperter och marknadsundersökningar.
- Analysera och jämför: Analysera och jämför TCO-data för olika alternativ för att få en förståelse för den totala livscykelkostnaden för varje produkt eller tjänst. Här kan inköp använda verktyg som exempelvis MS Excel för att beräkna och visualisera resultaten. Det finns även specialiserade TCO-verktyg på marknaden som kan användas för att förenkla beräkningen av mer komplexa scenarion.
- Prioritera och fatta beslut: Använd sedan TCO-analysen som input för att fatta välgrundade och databaserade inköpsbeslut som tar hänsyn till både kort- och långsiktiga kostnader. Resultatet av detta kan bli att ni väljer en produkt eller tjänst med en högre initial inköpskostnad, men som visar sig ha lägre ägandekostnader över tid, dvs lägre TCO än ett billigare alternativ.
- Kontinuerlig uppföljning, analys och utvärdering: Glöm inte att följa upp och utvärdera TCO kontinuerligt över tid för dina inköp och uppdatera din analys när ny information eller nya datapunkter blir tillgänglig eller när förhållandena förändras. Det är viktigt att beakta att förändringar kan bero på såväl interna som externa faktorer. Använd insikterna från din TCO-analys för att förbättra inköpsstrategin över tid och för att identifiera ytterligare besparingsmöjligheter. Även här finns det systemstöd och verktyg att ta till hjälp för att följa upp resultat.
Så här kan en TCO uträkning se ut
Låt oss anta att vi har följande initiala TCO-data för aluminiumprofiler:
- Inköpspris: 500 000 SEK
- Frakt och logistik: 50 000 SEK
- Lagerhållning: 40 000 SEK
- Bearbetning och tillverkning: 200 000 SEK
- Underhåll och reparation: 30 000 SEK
- Avfall och återvinning: 20 000 SEK
- Produktens livslängd och kvalitet: 60 000 SEK
- Miljöpåverkan: 50 000 SEK (CO2 utsläpp konverterat till SEK)
Total TCO: 950 000 SEK
Förbättringsscenario:
Anta att företaget bestämmer sig för att förbättra specifikationen av aluminiumprofilen med fokus på TCO, vilket resulterar i följande förändringar:
- Minskning av bearbetnings- och tillverkningskostnader med 10% tack vare effektivare bearbetning och bättre materialutnyttjande.
- Minskning av underhålls- och reparationskostnader med 20% på grund av färre maskinstopp och mindre slitage på verktygen.
- Minskning av avfall och återvinningskostnader med 15% tack vare effektivare materialutnyttjande och minskat skrot.
- Förbättring av produktlivslängd och kvalitetskostnader ger en minskad kostnad på 10% på grund av färre garantikrav och kundklagomål.
Förändrade TCO-kostnader:
- Inköpspris: 500 000 SEK (oförändrat)
- Frakt och logistik: 50 000 SEK (oförändrat)
- Lagerhållning: 40 000 SEK (oförändrat)
- Bearbetning och tillverkning: 180 000 SEK (10% minskning)
- Underhåll och reparation: 24 000 SEK (20% minskning)
- Avfall och återvinning: 17 000 SEK (15% minskning)
- Produktens livslängd och kvalitet: 54 000 SEK (10% minskning)
- Miljöpåverkan: 50 000 SEK (oförändrat)
Ny total TCO: 915 000 SEK
Graf som visar TCO besparing
Resultat:
Förändringen av specifikationen för aluminiumprofilen innebär i detta exempel att företaget har lyckats minska TCO med 35 000 SEK (från 950 000 SEK till 915 000 SEK). Detta motsvarar en total kostnadsbesparing över produktens livslängd på cirka 3,7%. Inte nog med att denna förändring bidrar till lönsamhet för företaget (vilket i sin tur kan leda till en bättre marknadsposition.
Den förbättrade specifikationen påverkar även hållbarheten i en positiv riktning genom minskad avfallsgenerering och resursförbrukning.
TCO – En kraftfull metodik för bättre inköp
Total Cost of Ownership (TCO) är en kraftfull metodik som hjälper inköpare att fatta bättre beslut, identifiera långsiktiga besparingsmöjligheter samtidigt som det förbättrar hållbarhetsaspekten av företagets inköp. Att fokusera på TCO gör att inköpsorganisationen kan optimera inköpsprocessen och skapa långsiktigt värde för sina organisationer. Kombinerat med kategoristyrning är fokus på TCO en väldigt stark konkurrensfördel som inte bara genererar betydande besparingar utan även förbättrar leverantörsrelationen och skapar möjligheter för innovation i flera led.
