Nyligen hade vi på EFFSO och MTC-stiftelsen äran att vara värdar när Arjan van Weele och Frank Rozemeijer talade på Handelshögskolan i Stockholm. Tillsammans med ca 130 inköpare fick vi möjlighet att ta del av deras tankar kopplade till inköps strategiska roll i dagens turbulenta värld, Category Sourcing samt innovation och hållbarhet inom inköp.
I Handelshögskolans aula bjöd Arjan van Weele och Frank Rozemeijer på kunskap och erfarenheter från deras senaste bok ”Procurement and Supply Chain Management” (en åttonde och rejält omarbetad upplaga jämfört med tidigare versioner). De nämnde olika case för att beskriva hur inköp utvecklas för att hanterar framtida utmaningar. En nyckel take-away från föreläsningen var vikten av samarbete och drivkraft. Oavsett om det gäller category management, innovation i leverantörsled eller hållbart inköp. Här följer en kortare sammanfattning av seminariet.
Traditionellt sett har inköp setts som en stödfunktion vars uppgift är att säkerställa tillgänglighet av material. Men idag är ju inköp så mycket mer. Ofta är relationen mellan köpare och leverantör såväl kritisk som strategisk, och inköps roll är att förstå, utveckla och brygga gapet mellan leverantörer och företagets interna intressenter. Tyvärr medför detta att inköp allt som ofta i hamnar i skottlinjen. I dåligt fungerande organisationer skuldbeläggs ofta inköp när en leverantörsrelation fallerar trots att förutsättningarna för ett välfungerande arbete finns.
Hur detta kan arta sig, samt hur inköp kan agera för att mota olle i grind exemplifierades genom ett MRO-case från Shell – ett underhållsprojekt höll på att spräcka alla tidsramar och ledningen pekade ut inköp som orsaken till förseningarna och den spräckta budgeten. När det kom till kritan fanns helt enkelt inte tillräckligt med reservdelar tillgängliga. Den nytillsatte inköpschefen insåg dock att inköpsfunktionen inte var den enda boven i dramat. Dålig planering i projektet samt avsaknad av förståelse för hur den bristande planeringen påverkade leveranskapacitet och ledtider hos leverantören.
För att bygga förtroende för inköp undersökte inköpschefen alla dessa parametrar och kommunicerade detta tillbaka till organisationen. Samtidigt som hen tog på sig delar av ansvaret. På så vis kunde inköp skapa en djupare förståelse mellan organisationen och dess leverantörer och påvisa att för att inköp ska fungera optimalt måste det finnas rätt förutsättningar. Lärdomen är att som stödfunktion är inköp sällan bättre än den organisation som den jobbar åt. Shell-caset i dess helhet finns i den nya utgåvan av ”Procurement and Supply Chain Management”.
För att nå en bättre position är det viktigare än någonsin att inköp tar den strategiska roll som det har potential för att bli hos många företag.
Under de senaste veckorna har vi diskuterat mycket kring vad inköpsfunktionen kan göra för att bättre möta de utmaningar som dagens volatila affärsklimat ställer oss inför. Exempelvis hög inflation, höga energipriser, höga bränslepriser, ostabilt geopolitiskt läge samt minskad efterfrågan i väntan på en potentiell lågkonjunktur. Tyvärr reagerar oftast människan impulsivt i utmanande tider.
Då är det hög tid att påminna sig om vikten av kategoristyrning och att inte tappa bort processen på vägen, vilket var något som även Arjan van Weele och Frank Rozemeijer var inne på under den andra delen av sin föreläsning på Handelshögskolan i Stockholm den 1 december.
De presenterade konceptet Category Sourcing med fokus på hur man kan utveckla effektivare – och bättre – sourcing strategier. Och för att förtydliga att Category Sourcing handlar om fler parametrar än att bara trycka ner priset presenterade de bland annat ett case från Rolls Royce.
På grund av Covid-19 störtdök efterfrågan på flygmotorer. Rolls Royce svarade med att skicka ett brev till alla sina leverantörer med krav på 5-15 procents prissänkning, annars skulle Rolls Royce inte längre köpa från leverantören i fråga.
Hade Rolls Royce arbetat med kategoristyrning skulle de ha betydligt fler verktyg att ta till. Besparingar kan som bekant realiseras på en mängd olika sätt. Rolls Royce agerade impulsivt och gick ut brett till alla leverantörer med samma budskap, vilket i backspegeln inte alls var särskilt strategiskt, och resulterade i negativa leverantörsrelationer.
Strategic sourcing
Kategoristyrning betonar vikten av inköpsanalys för att kunna ta välgrundade beslut. En grundlig inköpsanalys med fokus på totalkostnad innebär att vända på alla stenar för att hitta den optimala lösningen. Det räcker inte bara med att göra en spendanalys för att identifiera potentiella kommersiella besparingsmöjligheter. Trycker man bara på priset som i Rolls Royce-caset riskerar man – speciellt i tider som dessa – att tappa marknadens förtroende. Man riskerar kanske till och med leveranskapaciteten från strategiskt viktiga leverantörer.
Category Management framework
Med andra ord är det i oroliga tider ännu viktigare att inte ta impulsiva beslut. Lita på en process som gör det möjligt att undersöka alla möjliga vägar framåt. Chansen är att man kan hitta betydligt effektivare – och smartare – besparingar än om man bara fokuserar på en enda parameter. Genom att välja strategier som inte endast handlar om att köpa eller att omförhandla avtal, utan även beaktar förbättringar genom interna och/eller andra typer av förändringar kan besparingar identifieras och realiseras på ett bredare plan än vad en traditionell sourcingprocess brukar generera.
I boken finns flera exempel på hur category sourcing kan leverera värde och göra inköpsarbetet mer effektivt. Ett spännande case som van Weele och Rozemeijer nämnde i sammanhanget var litiumbristen i tillverkningen av Teslas batterier.
Den tredje delen av seminariet handlade om innovation.
När det gäller innovation i leverantörsled är ledordet öppenhet. Det är lättare för leverantörsmarknaden att erbjuda innovativa lösningar genom att beskriva behoven (värdet) snarare än att specificera detaljer och krav. Om leverantören delar köparens behovsanalys har de större möjlighet att tänka utanför boxen istället för att pressa in svar i en detaljerad RFI. Innovation uppstår enklare i en relation präglad av öppenhet, samförstånd och partnerskap.
Tidig involvering är viktigt – även om det finns exempel på misslyckade fall. Men det handlar lika mycket om sociala system och faktorer som det tekniska för att ett innovationssamarbete ska fungera. Några faktorer som behöver redas ut är förutsättningar, förväntansnivåer, belöningssystem och kulturskillnader mot leverantörer. Innovation sourcing kan vara ett effektivt sätt att driva ditt företags innovation framåt men det krävs grundliga analyser och goda förutsättningar för att arbetet ska leverera resultat.
Case som fick illustrera innovationsdelen är Boeing som gick från make till buy för designen av Dreamlinern samt Phillips utvecklingshub för leverantörssamarbete.
Hållbarhet är också en fråga som kräver samarbete, både i leverantörsled och internt inom företaget. Här är rådet att inköp tar initiativ och börjar agera. Det är viktigare att ta det första steget snarare än att vänta på det perfekta startögonblicket. Hållbarhet är en kunskapsresa för inköp, och det är viktigt att se djupare i leverantörsled än bara den första nivån. Något som inte minst visade sig i de case som Arjan van Weele och Frank Rozemeijer presenterade som skräckexempel på vad som kan hända när man inte har koll – eller tror sig ha koll – på sin leverantörskedja.
Nyckeln är samarbete och drivkraft. Oavsett om det gäller att skapa innovation i leverantörsled eller hållbart inköp. Det och mer därtill finns att läs om i ”Procurement and Supply Chain Management”. En introduktion till boken finns här och vill du köpa den finns den till salu på bokus.com, Amazon m.fl.
/Torbjörn Thorsén och Martin Larsson på EFFSO
Vid implementering av kategoristyrning läggs det tid på att utbilda och träna kategoriteamets medlemmar men det som ofta missas är styr- och beslutsgrupper. De får sällan utbildning eller stöd i sina roller. För att kategoristyrning ska fungera fullt ut behöver de ha kunskap och förståelse, i kombination med förmåga, för att agera på ett sätt som driver arbetet framåt på ett bra sätt.
Alla vi som arbetar med inköp har väl muttrat över att vi inte får gehör för inköp och inköpsutveckling, varken i verksamheten eller uppåt i organisationen. Åsikten är att inköp bara är något som ska fungera som ett stöd för verksamheten. Det är få organisationer som fullt ut har insett vad inköp kan bidra med…
De flesta organisationer som inför ett kategoristyrt arbetssätt för att öka inköpsfunktionens bidrag till organisationens mål brottas med vad en kategoriledare är. Är det en fast tjänst eller är det en projektspecifik roll? Jag ska här försöka att dela med mig av mina tankar. För att göra en lång historia kort så citerar jag Nalle…