Så kan inköpsfunktionen komma igång med hållbart inköp

I Sverige är de flesta av oss överens om att hållbarhet är något viktigt. Många av oss strävar efter att ta hållbara beslut privat. Samtidigt förväntar vi oss även att företag och organisationer ska ta ett stort ansvar när det gäller hållbarhet. Det effektivaste sättet att komma igång är att börja arbeta med frågorna – vi har dessutom redan verktyget!

Många undersökningar visar att företags och myndigheters leverantörer har en stor inverkan på hur hållbar en verksamhet kan anses vara. Exempelvis visar data från flertalet undersökningar att så mycket som 70% av en verksamhets totala växthusgasutsläpp kommer från produkter och tjänster som de köper från sina leverantörer¹ (benämns ofta som Scope 3²). Vikten av hållbara leverantörskedjor har också uppfattats av våra politiker som kontinuerligt infört nya direktiv för att säkerställa att företag och offentliga organisationer arbetar hållbart. Dessutom är det fler och fler institutionella investerare som allt noggrannare tittar på hur företagen, där de har ett ägande, arbetar med hållbarhetsfrågor. Sannolikt inte bara för att de vill ta ett ökat samhällsansvar utan också för att det är viktigt för deras affärer.

Utmaningar med att komma igång

Trots detta upplever vi att många företag har utmaningar med att komma ur startblocken när det gäller att integrera hållbarhet i sin inköpsverksamhet. Orsakerna till varför detta arbete har gått långsamt är många. Men typiska utmaningar som vi har identifierat är: brist på resurser och kunskapsgap inom funktionen/organisationen, bristfälligt samarbete mellan inköps- och hållbarhetsavdelningen och brist på data.

När inköpsfunktioner fastnar i dessa utmaningar finns det en uppbar risk att hållbarhetsagendan för inköpsfunktionen sätts någon annanstans. Det i sin tur riskerar att ytterligare öka utmaningarna inom området.

De flesta är säkert överens om att hållbarhet ska vara integrerat i allt vi gör inom en verksamhet. Det är inget som vi ska göra utöver våra vanliga arbetsuppgifter utan det ska vara en naturlig del av vår vardag. Även om det är lång väg kvar innan vi upplever att vi har kommit dit så tror vi att det är det enda sättet för oss att nå de resultat som krävs av våra kunder, medarbetare, samhället och i slutändan vår planet.

Vår erfarenhet säger att det effektivaste sättet att påbörja hållbarhetsarbetet inom en inköpsfunktion är att helt enkelt börja arbeta med frågan. Vi är alla medvetna om att vi inte har perfekta förutsättningar när det gäller exempelvis tillgängliga resurser, kompetens eller data. Men vi har inte tid att vänta. Vi tror dessutom att det bästa sättet att lära oss hur vi ska arbeta med hållbarhet är att göra, testa, mäta och säkerställa ett kontinuerligt lärande och kunskapsspridning.

Så kommer inköp igång med hållbarhet

Vårt förslag är att inköpsfunktioner inleder arbetet med att besvara följande: Varför ska vi arbeta med dessa frågor?

1. Vilka möjligheter ser vi med att arbeta mer hållbart?
2. Vilka risker vill/kan vi mitigera?

När vi väl har definierat detta så föreslår vi att ni inom funktionen beslutar er för ett fåtal projekt/aktiviteter där ni investerar resurser. Till exempel initiera kategoriprojekt inom kategorier där ni vet att det finns hållbarhetsvinster att hämta. Eller fokusera på en specifik leverantörskedja där ni vet att det finns risker både utifrån miljö men också arbetsvillkor etc.

Parallellt med detta föreslår vi att ni gör något ”litet” på bred front inom organisationen. Syftet kan både vara att säkerställa att ni höjer er lägsta nivån inom något område men också att få era medarbetare att börja tänka på dessa frågor oftare. Exempel på denna typ av aktivitet kan vara utbildningsinsatser, översyn av er code of conduct och hur stor andel av era leverantörer som skrivit under denna eller att ni lyfter in hållbarhet som en öppen punkt i era beslutsunderlag till exempel vid leverantörsval.

Sist men inte minst föreslår vi att ni säkerställer ett strukturerat sätt att skörda kunskaper och insikter ni har fått genom dessa riktade projekt och breda initiativ. Och se till att sprida dessa kunskaper inom verksamheten.

På detta sätt tror vi att ni på ett relativt effektivt sätt kommer bygga kunskap, faktiskt uppnå positiva hållberhetsresultat och dessutom hamna i förarsätet när det gäller hållbarhetsarbetet kopplat till den externa värdeförädlingen.

Sannolikt är det också så att de bästa lösningarna på våra hållbarhetsutmaningar, inom våra företag och offentliga organisationer, kommer att skapas av tvärfunktionella team som arbetar med fakta och data och är duktiga på förändringsledning. Här har ju vi som inköpare ett riktigt bra verktyg att tillgå: kategoristyrning!

Ytterligare tips för att accelerera och skapa momentum

• Lägg inte en massa tid och resurser på att säkerställa perfekta förutsättningar för att driva hållbarhetsarbetet. Gör istället alla i verksamheten medvetna om att ni påbörjar arbetet med till exempel bristfällig data och kompetensgap med målsättningen att förstå och lära
• Var förberedd på och förankra att mätningar och mål inom hållbarhetsområdet kontinuerligt kan komma att revideras allteftersom ni bygger kunskap och ökar er förståelse
• Initialt är det viktigare att genomföra aktiviteter där möjligheten till lärande och framgång är stort. Det betyder inte nödvändigtvis att det är där de största hållbarhetsvinsterna finns.

Sammanfattningsvis kan det vara på sin plats med ett citat från Henry Ford – ”Du kan inte bygga ditt anseende på vad du kommer att göra”. Hållbart inköp är inte en exakt vetenskap. Troligt är att såväl startpunkt som målbild kommer att se olika ut för olika företag och organisationer. Det viktigaste en inköpsfunktion kan göra idag är attkomma igång. Om det sker via en miljöspendanalys, att sätta en baslinje för CO2 avtryck i leverantörsled eller att säkerställa att standardiserade hållbarhetsfrågeställningar finns med i alla kommande upphandlingar är mindre relevant. Att inköp inkluderar hållbarhetsaspekten i sin inköpsstrategi på något sätt skapar en acceleration som driver mot hållbart inköp. Genom att sedan bygga vidare kan hållbart inköp få det momentum och driv som kommer att ge synliga vinster på sikt.

/ Arsalan Motavaf, Chef för EFFSOs Managementkonsulter

1. GHG Protocol – Andel av växhusgaser i Scope 3 – https://ghgprotocol.org/blog/you-too-can-master-value-chain-emissions
2. Ytterligare information om hur man kan segmentera sitt CO2 avtryck finns på GHGprotocol.org. Exempelvis i detta dokument https://ghgprotocol.org/sites/default/files/standards/ghg-protocol-revised.pdf
3. Information om vilka regler som gäller för hållbarhetsrapportering för företag och organisationer inom EU hittar ni här: https://finance.ec.europa.eu/capital-markets-union-and-financial-markets/company-reporting-and-auditing/company-reporting/corporate-sustainability-reporting_en