Att bedriva inköpsarbete i en agil produktuvecklingsprocess

De senaste årens utveckling av digitalisering, ökade hållbarhetskrav och förändrade konsumtionsmönster har ställt större krav på hur produktutvecklingen i bolag sker. Devisen ”fail fast” gör att iterationer av produkter släpps till marknaden allt tidigare och gränserna mellan förserie och serieproduktion har på många håll blivit mer flytande.

Samtidigt har pandemier, naturkatastrofer och krig gjort att leveransstörningar blivit vanligare och branscher efterfrågar större framförhållning för att säkra material. För vissa av EFFSOs kunder ser vi att produktionen av specifika kritiska komponenter behöver bokas nästan två år i förväg.

I mitten av detta står inköpsorganisationen och möts av motstridiga krav på att handla upp komponenter snabbare och med större flexibilitet. Samtidigt vill leverantörerna av komponenterna ha längre framförhållning. För att navigera i dessa krav krävs att inköpsorganisationer ifrågasätter vissa gamla sanningar och framför allt, ställer krav tillbaka.

Sätt rätt förväntansbild

En vanlig konfliktyta är hur moget ett underlag behöver vara innan det börjar diskuteras med leverantörer. Kärnan i konflikten är ofta att inköpare (med rätta) kan känna sig oroliga över att leverantörer lyckas specificera in sig på ritningar eller att utvecklingsavdelningen i sin iver att komma framåt kan välja leverantörer för tidigt i processen. I takt med att underlag utvecklas snabbare finns givetvis en ökad risk för att detta inträffar.

Nyckeln för att undvika detta är kommunikationen och förväntansbilden mellan inköparen och den ansvarige utvecklaren. Ta till exempel femton minuter innan ett leverantörsmöte för att diskutera hur ni resonerar kring utkomsten av mötet och tänkt tidsplan för kommunikation med leverantören. Det minskar risken att utvecklingsavdelningen springer före inköpsavdelningen.

Det ger också ett bra tillfälle för att komma överens om förväntansbilden avseende tidplan och kvalitetssäkring innan serieproduktion.

Rätt leverantörsbas

Den andra påverkande faktorn i hur snabbt en produkt kan tas fram utan risk att hamna i en snedvriden konkurrenssituation är leverantörsbasen. Här utmärker sig två tydliga huvuddrag.

Den första är geografisk plats. En leverantör i relativ närhet från produktionsorten kan kapa osäkerhet och tid i leveranskedjan. Reshoring är en trend som förväntas öka under de närmaste åren och det kan ha positiva effekter på tiden det tar att utveckla nya produkter om ledtiderna för prototyper är kortare.

Det andra draget är leverantörernas allmänna kapabiliteter. En leverantör med egen utvecklingsavdelning, verktygstillverkning och bra kontroll över sin värdekedja är mer sannolik att både ha material på hyllan när det behövs. Hen kan också lättare möta kraven på ökad flexibilitet och snabbhet.

I rätt leverantörsbas ingår såklart också att se till att ha rätt antal leverantörer. För detta ändamål kan det finnas en poäng att förbereda för en dual sourcing i fler fall än vad inköpsorganisationen traditionellt sett gjort. Detta kommer över tid leda till en riksminimering ur ett kommersiellt, leverans- och kvalitetsperspektiv.

Använd ett totalkostnadsperspektiv

Grundbulten i faktabaserat inköp är att alltid jobba med totalkostnadsanalyser. När inköpsorganisationen får krav på sig att välja leverantörer allt snabbare bör organisationer stanna upp och fråga sig vad kostnaden faktiskt blir. I ett läge där allt fler produktvariationer ska ut allt snabbare får organisationen räkna med att COGS för dessa produkter kommer att gå upp. Inköp har en viktig roll i att förmedla detta för att resten av organisationen ska kunna räkna ut en vettig totalkostnad för nya produkter.

Nya rutiner

Alla dessa osäkerheter gör att vissa gamla sanningar behöver ifrågasättas. Stegen i en anskaffningsprocess behöver inte nödvändigtvis förändras i grunden, men de kan behöva bli mer flexibla och modulära.

Låt oss titta på ett exempel. I RFQ-fasen finns ofta en mängd information vi önskar samla in från leverantörsbasen. Vidare finns ofta satta ledtider för att se till att tillräckligt många svar kommer in och i rätt format för att göra offerterna jämförbara. Men om man tar ett steg tillbaka och skalar bort allt är stängningskriteriet för RFQ-fasen: har vi adresserat rätt leverantörsbas?

I ett läge där produkter behöver tas fram allt snabbare blir det därför viktigt för inköpsorganisationen att ständigt ställa sig frågan – är risken att gå vidare till nästa steg i vår upphandlingsprocess acceptabel? Svaret beror både på vad det är för produkt, vad det är för kategori och hur den generella tidsplanen ser ut. En kategoriledare med en bra kompetens inom riskanalyser är därmed värd sin vikt i guld i den agila produktutvecklingsvärlden.

Inköp som en del i något större

Slutligen är det viktigt att inköpsfunktionen även vågar spela en aktiv roll i övergripande målsättningar där andra funktioner typiskt leder arbetet. Ett exempel är då företaget befinner sig i en kraftig tillväxtfas, då bör inköpsfunktionens högsta prioritet vara att säkerställa tillgång på material/tjänster för att säkra produktion och leveranser till slutkunden. I det fallet kan effektiviseringar av processer, avtal och pris behöva stå åt sidan tills företaget är i en mer stabil fas. Det är dock viktigt att i denna fas minimera risken av onödiga inlåsningar och arbeta för att skapa förutsättningar för att i framtiden arbeta med mer traditionella inköpsförbättringar.

Inköpsorganisationen kan också välja att se alla dess utmaningar som en fantastisk möjlighet att få en plats vid bordet när processförändringar i produktutvecklingen görs. Om ni behöver hjälp med att trimma er inköpsprocess eller organisation för att möta dessa utmaningar – tveka inte att höra av er till oss på EFFSO för en inköpsdiagnos.

/Erik Hansson

Konsult på EFFSO