Så väljer du rätt spendanalyssystem

Har du i ditt arbete identifierat ett behov av spendanalyssystem? Men du vet inte vilket system som bäst passar dina behov? Något förenklat kan man säga att det finns två typer av system. De lite större och mer detaljfokuserade, samt de mer flexibla och lättanvända verktygen. I valet mellan olika system är det viktigt att tänka igenom vad behovet är utifrån era mål och era processer. Det viktigaste är att ha ett spendanalysverktyg som faktiskt används för att identifiera och driva förändring – för det är ju bara de system som används som levererar resultat.

En viktig del i ett modernt faktabaserat inköpsarbete är att veta hur företagets/organisationens inköpsmönster ser ut, det som kallas spendanalys. En spendanalys bygger på att identifiera vad vi köper från vem ur ett leverantörsmarknadsperspektiv. Spendanalysen ger oss som inköpare sedan möjlighet att identifiera vägar att uppnå bättre resultat genom att i vårt inköpsarbete dra bättre nytta av leverantörsmarknaden.

Ett stöd i inköpsarbetet

Ett spendanalysverktyg ska hjälpa oss med några saker:

• Hantera kategoriträd – skapa och ändra
• Identifiera leverantörer – slå ihop dubbletter och konsolidera grupper
• Kategorisera spend – kategorisera, dela upp leverantörers spend och ändra kategorisering
• Presentera kategorisering – visualisera och ladda ner resultat av kategoriseringen för vidare bearbetning
• I många fall vill vi också kunna koppla spend till avtalssituation vilket innebär att systemet också ska kunna hantera avtal.

Den lösning vi väljer bör alltså kunna hantera de här sakerna på ett effektivt sätt med kvalitet.

En del företag/organisationer försöker hantera spendanalysen i egenutvecklade lösningar som bygger på olika typer av kalkylprogram, databaslösningar eller BI-verktyg. Risken är att lösningen blir väldigt personberoende, och utvecklingen av lösningen blir begränsad. Ofta brukar de här lösningarna också vara ganska arbetskrävande vid uppdatering och kategorisering av ny spend vilket begränsar användningen.

Istället finns det skäl att titta på ett system som och ger möjlighet till ökad funktionalitet och som underlättar arbetet.

Olika typer av spendanalyssystem

Något förenklat kan man säga att det finns två huvudinriktningar på system:

• Det detaljfokuserade systemet som möjliggör kategorisering och uppföljning ner i minsta detalj.
• Det flexibla och logiska systemet som underlättar förståelse och användning.

Det detaljfokuserade systemet

Det detaljfokuserade systemet kräver vanligtvis mer resurser för att leverera användbara resultat. Det är också mer komplext vilket gör det mindre flexibelt och lättanvänt. Det förutsätter att vi fångar upp information ner på artikelnivå, vilket i sin tur kräver att vi har den informationen tillgänglig i våra inköpssystem för alla typer av inköp. Det är inte ovanligt att de är en mer eller mindre integrerad del av ett större inköps- och/eller affärssystem.
Den här sortens system är värdefulla i detaljanalyser inom avgränsade områden men fungerar mindre bra när det gäller att identifiera, analysera, prioritera och följa upp ur ett bredare perspektiv.

Det flexibla och lätthanterade systemet

Det flexibla och lättanvända systemet är mer inriktat på att identifiera och analysera sammanhang på en högre nivå än artikel/produkt. Det gör att vi inte behöver samma detaljeringsnivå på indata, vilket i sin tur förenklar arbetet. Ofta är det så intuitivt byggt att det är lätt att anpassa strukturer och innehåll även för de som inte är experter.
Tanken bakom spendanalyssystem är att de ska hjälpa oss i vårt förändringsarbete med fokus på att identifiera, analysera, prioritera och följa upp. För att göra det behöver man inte ner i varje detalj, det detaljfokuserade arbetet kommer i den fördjupade analysen och uppföljningen av de områden man väljer att prioritera. Det här sättet att arbeta är i linje med metodiken för kategoristyrning.

Valet av spendanalyssystem

I valet mellan de två typerna av system är det viktigt att tänka igenom några saker:

1. Vad behöver vi utifrån våra mål?
2. Vad behöver vi utifrån våra processer?
3. Vad har vi för mognad och förmåga att använda det vi kan få ut av systemet?
4. Vilka resurser är vi beredda att avsätta för att hantera systemet?
5. Har vi tillgång till, och kontroll över, vår egen data?

En organisation med en mycket hög inköpsmognad, statiska behov, ett heltäckande inköpssystem och interna systemresurser kan dra stor nytta av ett detaljfokuserat system.
Men en organisation i utveckling där det inte finns ett fullt ut använt inköpssystem och där de interna resurserna är begränsade har ofta större nytta av ett mer flexibelt och lätthanterat system.
Exemplen är många på företag som investerat mycket pengar i stora och komplexa systemlösningar bara för att några år senare inse att systemet slukade mer resurser än vad det genererade resultat.
Dessutom är det viktigt att komma ihåg att även de mer flexibla och lätthanterade systemen får en allt högre funktionalitet i takt med att teknik som till exempel Artificiell Intelligens utvecklas.

Det viktigaste är att ha ett spendanalysverktyg som faktiskt används för att identifiera och driva förändring för, återigen, det är bara de system som används som bidrar till resultat.

Läs här hur du får ut den fulla effekten av ditt spendanalyssytem!