Gästinlägg: Upphandling och administration av konsulter

Upphandling av konsulter är inget nytt, men däremot röner administrativa verktyg och tjänster stor framgång internationellt. Dessa arbetssätt börjar nu hitta sin plattform på den skandinaviska marknaden.

Konsultupphandlingar är av varierande slag och kallas olika inom olika branscher och industrier. Ett sätt att klassificera inköpen är att använda begreppet ”Köpta tjänster” med följande undergrupper:

Konsulter på plats. Konsulter som utför sina uppdrag hos kunden. Vanligtvis leds arbetet av kunden.

Köpt kapacitet. Konsulter som helt eller delvis utför sina uppdrag hos kunden. Kapacitetsuppdrag är som regel korta uppdrag, som därför inte passar att administreras i ett verktyg. Kapacitet kan i vissa fall även härledas till annan budget. Vanligt är att man försöker att undvika den här typen av köp, eftersom den skapar en gråzon rent budget- och uppföljningsmässigt.

Köpta uppdrag. När kunden köper en leverans av något slag och uppdraget utförs hos leverantören. Dessa uppdrag har även en annan betalningsmodell, som bygger på utbetalningar vid färre antal tillfällen under arbetets gång.

Jag ska här beröra de olika alternativen och arbetssätten som man kan använda sig av när man väl har bestämt sig för att få ett bättre grepp om sina konsultaffärer.

Innan man tar beslutet bör man ställa sig ett antal frågor:

• Vet vi hur många konsulter vi har just nu?
• Vet vi hur mycket de kostar oss per timme?
• Har vi kunnat sänka arvodena under upphandlingen och i så fall hur mycket?
• Vad har det lett till för besparingar?
• Hur ser fördelningen ut bland leverantörer?
• Vilka kompetenser har jag varit tvungen att ta in, därför att jag inte har kompetenserna internt?
• Vilka erfarenhetsnivåer har konsulterna?
• För hur lång tid har vi åtagit oss att ha konsulterna under uppdrag?
• Hur många fakturor hanterar vi under ett år, som är konsultrelaterade?

Frågorna kan bli många och får man fram att svaret är NEJ eller Vet EJ på de flesta frågorna bör man med all säkerhet skaffa sig ett verktyg och administration som sköter konsultuppahandling.

Branschen talar framför allt om två begrepp;

MSP – Managed Service Provider – Som regel en outsourcad funktion för administrationen.

VMS – Vendor Mangement System – Det verktyg man använder sig av för ändamålet.

MSP-funktionen kan utföras av interna personer eller genom att man köper in tjänsten från företag som har erfarenhet av detta. Gärna med en koppling till en VMS-lösning. Graden av eget åtagande, framgår i bilderna längre ner i texten. Kostnadsaspekten blir fördelaktigare ju mer man outsourcar.

VMS-funktionen skapar möjligheter till information och rationell hantering, vilket är nödvändig kunskap inom organisationer med ett större antal konsulter. VMS skapar en stor interaktivitet mellan köpare och säljare, eftersom hela processen från behov till avslut hanteras i verktyget. Man får även svar på de frågeställningar som ställs tidigare i texten, plus mycket mera.

Tre olika nivåer på ansvarsfördelning och engagemang är vanliga:

1. Man sköter allt själv, via Excelark eller liknande. Fungerar bra i mindre företag med låg konsultnumerär.

2. Man köper alternativt leasar ett VMS-verktyg och sköter administrationen med egen personal. Det ger i de flesta fall ett begränsat användningsområde samt merkostnader för genomförande av köp samt för administrativ personal. Det ger sällan något mervärde ur analysaspekt.

3. Man köper en MSP-funktion med ett VMS-verktyg. Dessa kan vara oberoende av varandra. Fördelen blir att man tar som företag endast på sig ansvaret och den strategiska planeringen och låter MSP samt VMS sköta verksamheten. Det är väsentligt att förstå att alla beslut ligger kvar på Inköp och att MSP klart och tydligt agerar enligt upprättade verksamhetsregler samt processer.

Tidsplanering

Ett projekt av den här storleken, bör anses som ett stort och genomgripande projekt. Vanligt är att man anslår en alltför optimistisk tidsplan för hela genomförandet. En väl underbyggd offertförfrågan samt en noggrann analys av företagets master data, leder till ett bra projekt och en tillika bra operativ uppstart.

Rekommendation

Om man kommer till insikt om att skaffa sig kontroll över sina konsultinköp, så bör man ta professionell hjälp med att göra behovsanalysen, skapa offertunderlag, analysera besparingspotentialer samt eventuellt efter ett beslut anlita en extern person som tar hand om det interna projektet, eftersom det är av yttersta vikt att få med alla befintliga samt nya parametrar i uppsättningen.

Sammanfattningsvis kan man beskriva en MSP/VMS, som ett hjälpmedel inte bara för att ha kontroll på verksamheten och rapportera besparingar, utan även för att undvika initiala kostnader, (cost avoidence). Målet är även att skapa en effektivare organisation som ges mer tid till att arbeta med de rätta sakerna, hellre än administration. Beroende på ett företags strategiska ambition, skapar verktyget även en utmärkt plattform för alla typer av leverantörsuppföljningar.

På den Nordiska marknaden förekommer ett mindre antal MSP-säljande operatörer samt ett något större antal VMS-system. MSP-operatörer har som regel minst ett par system till sitt förfogande att erbjuda potentiella kunder.

Synonymt för dessa företag är att de ofta vill erbjuda en produkt och åtagande som är så stort att de i många fall uppfattas som mer skrämmande än inbjudande. Därför är min rekommendation att under en förstudie ta in erfaren extern hjälp för att ta reda på vad man egentligen behöver ha för tjänst.

Anders Ekstrand