E-inköp som molntjänst

För några år sedan blev molntjänster i ropet. Men egentligen var det ingen nyhet. Molnet fanns ju redan på 90-talet, t.ex. som Hotmail som skapades 1996. Nytt är att förhållandevis avancerade system letar sig ut i molnet. Det finns molntjänster för HR, redovisning, projektledning och givetvis inköp. Och man kan fråga sig vilka fördelar som finns för inköpare att leta sig ut i molnet:

Snabb pay-off framhävs som molnets främsta fördel. Ett klassiskt affärssystem ska anpassas, implementeras, testas osv. Det börjar ofta med ett år av förberedelser och stora initiala investeringar. Därefter tar det tid för användarna att börja använda systemet. Det kan alltså ta många år innan ett klassiskt system betalar sig. I kontrast står molntjänsten som kan börja användas nästan direkt. I molnet finns inga särskilda startkostnader, utan ofta betalar man efter hur man använder molnet (per användare, per transaktion eller per terabyte). På lång sikt kanske kostnaderna är jämförbara, men det är lättare att motivera beslut med snabb pay-off.

Standardiseringen är långt driven i molnet, man tillhandahåller i stort samma tjänsteprodukt till alla kunder. Det gör att företaget tvingas att anpassa sig till en genomtänkt verksamhetsmodell, vilken kommer att leda till effektivisering av företagets processer. Systemet tvingar fram en positiv förändring.

Låga krav på systemmiljön. Vanliga system får ibland problem med systemmiljön – den passar dåligt. I molnet behöver man i stort sett bara en webbläsare. Det gör att implementation blir billigare och att färre driftsstörningar uppstår. Det vill säga lägre kostnader och högre tillgänglighet.

Lätt att skala upp och skala ner. I molnet är det mycket lättare att skala upp och skala ner. Både vad avser tid och pengar. Ersättningen är ofta per användare eller per transaktion, vilket gör att man inte behöver diskutera pris när omfattningen ändras. Inte heller tiden blir viktig. Tjänsteleverantören har alltid servrar redo för att rampa upp. Taktar man ner så tar någon annan kund över kapaciteten.

Leverantören förvaltar och utvecklar molnet. Företaget behöver därför inte fundera över systemets livscykel och långtidsförvaltning. Det ligger helt enkelt i leverantörens intresse att avlusa och utveckla tjänsteprodukten så att fler köper den och att användandet ökar.

Supporten är förstklassig. Vid köp av ett vanligt affärssystem måste företaget ofta bygga upp sin egen support, eftersom systemet innehåller anpassningar. Det ligger heller inte i systemtillverkarens intresse att ge för bra support, för ju sämre support, desto mer konsulttimmar kan man sälja. I molnet tillhandahåller molnleverantören bättre support, eftersom bra support ökar användandet och sannolikt får man fler kunder. Det finns alltså ett ekonomiskt incitament att ge bra support. Vidare är det mycket lättare att supporta ett standardsystem som ser likadant ut hos alla kunder.

Men någonstans klämmer alltid skon. Man får inte blunda för molnets nackdelar:

Dålig integration. Klassiska affärssystem integrerar olika verksamheter. Man samordnar inköp, redovisning, materialplanering, produktion osv. Detta försvåras i ett standardiserat system. Men det är inte omöjligt. De flesta molnbaserade inköpssystem innerhåller s.k. APIer – mjukvarugränssnitt som gör att det går att koppla ihop molntjänsten med företagets andra system. Här gäller det emellertid att se upp när man väljer system så att rätt APIer finns på plats.

Var finns data? Med molnet kommer känsliga affärsdata att förvaras utanför företaget. Dels finns en risk att lagringen inte är säker, dvs att data förkommer. Och dels kan det hända att den läcker ut. När man inte längre har full rådighet över data finns det risk att den sprids till obehöriga parter. Visst kan man skriva sekretessavtal och sådant, men läckage kan ändå ske.

Oavsett upp eller nedsidor verkar molnbaserad e-inköp att öka. På sikt blir de sannolikt minst lika vanliga som traditionella e-verktyg.