Bloggarkiv maj 2013

Bloggen har tidigare belyst svårigheterna med sourcing i lågkostnadsländer. Trenden börjar nu gå mot vad en del kallar ’best country sourcing BCS’, dvs ett lite vidare begrepp, där man försöker flytta fokuset från att bara söka lägsta kostnad till att försöka finna de bästa affärsmöjligheterna. En del av denna strategi bygger ofta på att etablera globala inköpsteam. De delar kunskap om marknader och inköpsstrategier. I vissa fall söker man volymvinster genom globala avtal.

Uttrycket globala inköpsteam smakar sött, men vissa inköpare vittnar om bitter eftersmak. Det är inte så lätt som det låter. Den hårdast nöten att knäcka kallas ”kommunikation”. Det är inte så lätt att kommunicera över språkbarriärer, kulturskillnader och tidszoner. Förvisso har internet-teknologi erbjudit en enorm språngbräda ur ett kommunikations-hänseende. Men att dela information över intranät är bara lätt när det gäller triviala frågor, så fort man kommer in på specialtermer ökar svårigheterna. Se bara inköpstermer på svenska – de varierar från företag till företag. Hur svårt blir det då inte när man rör sig över hela planeten. De som lyckats på kommunikationsområdet har ofta ensat sin terminologi. Bestämt sig för vilka ord som betyder vad. Dessutom har de rensat bort allt vad jargong, idiom, förkortningar och akronymer heter. De har verkligen ansträngt sig för att centrala texter och budskap inte kan misstolkas. Man har budgeterat pengar för att verkligen få bra kommunikation på plats.

Finansieringen av ett globalt inköpsteam är central. Det måste säkerställas att det verkligen finns medel tillgängliga för kommunikation, möten, marknadsaktiviteter etc. Det räcker inte att säga att varje land bär sina egna kostnader eller: – Vi sätter väl upp en lotus-notes-databas och sen får vi se. Man ska ha klart för sig att ett globalt inköpsteam kan vara kostsamt. Därför är det också viktigt att peka ut inköpskategorier som har så pass världsomspännande spend att det är värt satsningen. Det vill säga att insatsspenden inte äter upp förbättringarna.

Ett problem som globala inköpsteam ställs inför är att affärsvillkor varierar från marknad till marknad. Kollegorna i Spanien kanske kan köpa en produkt till mycket bättre villkor än de i Sverige. De spanska villkoren gäller dock bara mot spanska kunder. För en annan produkt kan det vara tvärtom. Detta beror på att konkurrenssituationen utvecklats på olika sätt. Skillnaderna kan vara svåra att rå på och inköpsteamet kan komma att bli tvunget att acceptera villkorsskillnaderna.

Slutligen hänger framgången mycket på ledarskap. Finns det ett tydligt, kompetent, driftigt och målinriktat ledarskap för teamet? Är verksamheten sanktionerad uppifrån och har man rätt mandat?

Det här vara några utmaningar att reflektera över om man vill lyckas med ett globalt inköpsteam. Syftet är inte att skrämma bort någon, bara mana lite eftertanke.

Den så kallade spendsvansen är en allmän inköpskategori som ofta drar till sig mer uppmärksamhet än vad den egentligen skulle förtjäna. Men det är här som nya inköpskategorier faktiskt uppstår. Det börjar med ett köp som blir en tändande gnista; den ökar till en flamma och rätt var det är så står elden i fulla lågor. Fokus är alltså berättigat.

Ute i spendsvansen finns ofta alla möjliga diffusa affärsupplägg, vaga affärsrelationer etc. En leverantör som ibland dyker upp är den så kallade fixar-frasse. Ofta är det en enmansfirma som gör allt möjligt. Den är otroligt flexibel, kundfokuserad och helt all-round. Man blir imponerad av vad man kan få utfört utan att det kostar en förmögenhet. Det är just den här typen av firmor man kan behöva om man bedriver småskalig verksamhet på många orter, eller då man har en udda filial någonstans i periferin. Fixar-frasse ordnar fastighetsskötsel, datorer, taxi, biljetter, mat… you name it.

Det finns bara ett problem: fixar-frasse kan vara alltför bra. Rätt som det är så tar fixar-frasse sig in på ett affärskritiskt område, eller så börjar uppdraget växa till något mycket större än vad en enmansfirma klarar av. Mer än en inköpare har vittnat om det här problemet. Fixar-frasse har inte förstått åtagandets vidd, dvs att det behövs både kapital och fler medarbetare. Visst, kan man skylla på fixar-frasse, men inköparen sitter ändå kvar med svarte-petter. Ett annat problem som en del råkat ut för är att fixar-frasse själv har avlidit. Med i graven gick unika recept, konstruktioner eller lösenord för att komma åt affärskritisk programvara.

Det här problemet kan vara synnerligen svårt att komma åt. Ofta är det ju sanktionerat att det finns några fixar-frasse ute i spendsvansen. Alla har att vinna på det. Problemet är att skilja agnarna från vetet, och att göra det i tid. Ett presumtivt problem kan ligga dolt i decennier innan det kommer upp till ytan – då är det oftast för sent att göra något. Detta gör att man faktiskt måste genomlysa spendsvansen med jämna mellanrum. Vilka fixar-frasse är kritiska respektive okritiska. Särskilt bör man se upp när frasse får fotfäste i kategorier som relaterar till produktutveckling, direkt material, direkta tjänster eller någon annan kärnverksamhet.

Fundera på om du har några fixar-frasse i din leverantörsbas!.  

I stort sett varenda inköpslärobok nämner EOQ-formeln – ekvationen som beräknar den ekonomiskt mest fördelaktiga orderkvantiteten. Ibland benämns den Wilsonformeln eller Camps formel efter de som många tror är upphovsmännen – men det är fel. Den verkliga upphovsmannen heter Ford Whitman Harris, som 1913 lanserade den under rubriken ”hur många delar som ska tillverkas samtidigt”.  Artikeln publicerades i den amerikanska tidskriften Factory, som då hade nära kopplingar till Harvard. Därefter har det publicerats en mängd artiklar inom samma område, exempelvis Green (1915), Taft (1918), Camp (1922) eller Wilson (1934). Det är lite förvånande att sistnämnda namn är de som kanske fått mest ära, fastän deras publikationer kom tio till tjugo år efter Harris.

Ford Whitman Harris EOQ-formel

Harris livshistoria är kanske mer intressant än formeln i sig. Trots att han inte hade någon mer formell utbildning än enklare gymnasium som han avslutade vid 17 års ålder kom han att bli en framstående patentjurist, med över 100 registrerade patent. Han var alltså i mångt och mycket självlärd.

Han föddes 1877 i Deering. Familjen var av puritansk börd.  Karriären började han i 20-årsåldern som ritare och tekniker på olika företag, bland andra Westinghouse. Vid tiden för publiceringen av EOQ-formeln hade han just startat sin egen firma inriktad på patentjuridik. Ett verksamhetsområde som ligger ganska långt från EOQ-formelns naturliga hemvist. Men Harris var en mångsysslare. Förutom juridiken hade han ett stort intresse för teknik och vetenskap. Inte nog med det, ledarskapsfrågor var ett annat professionsområde som han intresserade sig för. Man kan finna ett mönster i hans publikationer där han går från tekniken och blir alltmer intresserad av juridiken:

1914 skriver han: ”En patentjurist bör vara ungefär 80% ingenjör och uppfinnare och 20% jurist. Om han har teknisk begåvning, kan han lära sig juridik, men om han inte har en konstruktiv förmåga att föreställa sig saker, så kan han inte skaffa det genom att läsa juridik.”

1943 fortsätter han: ”Under en avsevärd tid hade jag en otrygg tillvaro som ingenjör, innan jag gick över ån till vart jag trodde gräset var grönare.”

Harris publicerade flera artiklar om lagerstyrning, köpa-tillverka-analyser mm. Ämnen som kan sägas komma från hans intresse för beslutsfattande och ledarskapsfrågor. Det går att skönja ett mönster där han brinner för att finna praktisk tillämpning från abstrakta teorier. Harris var ju egentligen inte en teoretiker – han var en praktiker, som gått den långa vägen. Det är kanske också därför han lyckades få fram användbara saker, men tyvärr inte tagit till sig äran.

Genom tillbakablick kan vi se framåt: Ford Whitman Harris livsöde visar att det är möjligt att åstadkomma livsgärningar och komma på snilleblixter utan att spendera decennier vid universitet. Oavsett ambitionsnivå kan de allra flesta omsätta teorier till praktiska användningsområden. Det gäller idag på samma sätt som för 100 år sedan.

Harris dog 1962 i Los Angels, 85 år gammal.

Låt oss nu hedra honom. Låt oss belöna honom med den ära han faktiskt förtjänat. Låt oss hädanefter kalla den berömda formeln för: ”Ford Whitman Harris EOQ-formel”!

Faktauppgifter och citat i detta inlägg har hämtats från Donald Erlenkotters artikel om Ford Whitman Harris EOQ-formel, publicerad i tidskriften Operations Research, vol 38, no 6, 1990.