Tidig inköpsinvolvering

Telefonen ringer – Hej! Kan du komma hit… vi sitter här med en leverantör… det är liksom lite problem… och vi kan inte komma överens.

Känns samtalet igen? När man sen börjar nysta visar det sig vara en komplicerad historia som pågått ett bra tag. Inlindad i självsäkerhet och högmod har man tyckt att det här med inköp kan man sköta själv. 

Vissa inköpare tycker om det här med brandkårsutryckningar. Att få leka brandman och bli hjälte när branden är släckt. Så vad är problemet? Om det aldrig brinner skulle det ju inte behövas någon brandkår. Jo, så kan man ju resonera, men att släcka brand handlar bara om att begränsa skadorna. Andra inköpare arbetar istället som brandingenjörer. De arbetar med att förebygga bränder. Men inte bara det. Riktigt skickliga inköpare är leveransarktikter som kan skapa effektiva och säkra försörjningssystem. Frågan är bara hur man tar sig in i arkitekturarbetet på ett tidigt stadium.

Först och främst måste man som inköpare vilja vara med från början. Redan då embryot till ett behov uppstår måste man vilja vara där och vaka. Följa förstudien, kravinsamling, intressentutvärdering, marknadsanalyser mm. Det kanske kan kännas meningslöst att delta i konceptstudier där man inte tillför så mycket själv, men det är i just denna fas som man förstår arkitekturens förutsättningar. Det är här man börjar skissa på hur leveranssystemet ska se ut. Hur affärsrelationerna ska struktureras. Vilka inköpsstrategier man kan tänka sig. Tyvärr är det ibland inköparens eget ointresse som gör att man inte deltar aktivt i denna fas. Är det dessutom så att man utmärker sig för att vilja vara brandman så kommer man aldrig att få vara med. Ingen kommer att se inköparen som arkitekt. Det handlar om att finna sin roll.

Ni inköpare krånglar bara till det – är en fras som man kan få höra. Inköpare har ofta behov av struktur. Dokument i mängder ska produceras. Många olika leverantörer ska utvärderas. Inköparna skapar merarbete för organisationen. På egen hand kan man ju hoppa över all den här pappersexercisen. Jo, det är sant, men den är inget självändamål. För att tidigt få bli involverad måste man på ett pedagogiskt sätt kunna förklara och motivera för organisationen vilken nytta pappren gör; varför flera leverantörer ska utvärderas, osv. Då förstår också organisationen värdet av tidig inköpsinvolvering.

Inköpare måste ha mandat och uppdrag. För att på ett effektivt sätt kunna befinna sig i den tidiga delen av inköpsprocessen måste inköparens uppdrag vara tydligt. Är uppdraget att vara just brandman är det förstås oförenligt med en tidig involvering. Uppdraget måste vara rätt och det måste innehålla ett tydligt mål. Ett mål som pekar ut hur inköparen kan skapa långsiktigt värde. Tyvärr är det inte alltid så att uppdrag och mandat kommer med automatik. Det kan vara så att det är något man måste skaffa sig. Själv måste man föreslå att: ”JAG” vill ha det här uppdraget. Motivera för beslutsfattare vilken nytta man kan göra om man som inköpare får vara med från början.

Väl inne i den tidiga inköpsprocessen behöver inköparen förvalta förtroendet, annars kommer det inte att förnyas. Går man fram som en bulldozer vinner man nog inte så mångas förtroende. Snarare ska man försöka skapa den berömda gruppdynamiken. Men det handlar också om resultat. Den inköpsmetodik som valts måste ge resultat och det måste gå att bevisa det. Vi måste alltså tidigt fundera över hur inköpsresultat ska mätas. Uppnådda resultat presenteras och de involverade belönas. Så vinner man förtroende och den tidiga inköpsinvolveringen kommer att bli en bestående företeelse!