Många organisationer lider brist på duktiga förhandlare. Behovet verkar omättligt. Anledningen kan man ju spekulera i: Kanske går det förhandlingsinflation, dvs ju duktigare förhandlarna blir, desto fler duktiga vill man ha. Det är också så att förhandlingsförmåga är färskvara. Om den inte tränas avtar den. Oavsett vilket verkar det som många förhandlare gör sitt karriäravstamp inom inköp. Det förefaller som inköp ibland blir förhandlarnas plantskola. Det kan man ju i och för sig ha åsikter om. Men om vi nu accepterar det så är frågan hur vi får fram de bästa grödorna? Vilken som är den snabbaste propageringen? Hur vi räddar vissnande blad?
Skapa en träningsmiljö. Riktiga förhandlingar i all ära, men träning genom simulering ger faktiskt ganska mycket. Framgångsrika inköpsavdelningar simulerar ofta. Exempelvis kan man bygga upp en förhandlingsdatabas, där man lagrar uppgifter om de vanligaste förhandlingstyperna, vanliga argument, logik, checklistor, vokabulär mm. Databasen tar man fram vid träningarna.
Skaffa förhandlingslitteratur och gör ett litet förhandlingsbibliotek. Det finns inget område inom inköp som det skrivits så mycket om som just förhandling. Längst ned i detta inlägg finns förslag på titlar.
Förhandlingscoacher. Utse chefer och mer erfarna förhandlare som coacher. De coachar inför varje ny förhandling och kan även stödja träningsmiljön. Coacherna behöver inte nödvändigtvis vara inköpare, de kan vara säljare, HR, projektledare etc. Ibland kan det vara nyttigt att hyra in externa coacher, retorikkonsulter mm för att inte fastna i gamla vanliga spår.
Definiera vissa standardiserade förhandlingsprocesser. För att nybörjare ska känna igen sig kan det vara fördelaktigt att ha vissa fördefinierade förhandlingsprocesser för de vanligaste förhandlingstyperna. Dessa får dock inte bli några fasta regelverk. Förhandling innehåller för mycket överraskningsmoment för att man ska kunna lägga fast kartor som fungerar i alla lägen. Det måste finnas utrymme för improvisation. Snarare ska processerna vara av mer stödjande karaktär.
I standardprocesserna kan man även indikera sammansättning på förhandlingsteam, roller, mandat etc.
Välj några bra förhandlingsverktyg. För förhandling finns massor med kvadrantanalyser, tankeverktyg, akronymer etc. Det kan bli spretigt att låta medarbetarna välja fritt. Bestäm en uppsättning och jobba på djupet med den.
En inköpare som tagit sig långt är Roger Johansson, numera VD vid Dometic. Han har provat förhandling av många olika slag. Lyssna till hans tydliga retorik i nedanstående clip. Man förstår varför han gått så långt:
Dessutom ger Roger Johansson förhandlarens 3F en djupare betydelse… de kanske ska lyda: Fakta, Förståelse, Förberedelse.
Förslag till litteratur i förhandlingsbiblioteket:
Det är tuffa tider i många branscher och i takt med det märker vi på EFFSO hur kraven på snabba kostnadsminskningar ökar. Ofta vänds blicken då mot inköp och vad som kan göras med kostnaden för inköpta varor och tjänster. Men flera av våra kunder vittnar om en utmaning i att ställa om från den…
Förhandling spelar en viktig roll i en inköpares arbete, därför är det viktigt att vi är duktiga på att förhandla. Den här artikeln tar översiktligt upp några aspekter av att genomföra en förhandling.
Förhandling är inte bara det som sker vid förhandlingsbordet. En lyckad förhandling dvs en bra överenskommelse för båda parter, kräver förberedelser.