Effektivare småinköp

Småinköp brukar inte tillhöra de mest prestigefyllda hos en inköpsorganisation. Det beror dels på att köpen tillhör paretoanalysens långa svans med ytterst lågt volymvärde, dels att det är svårt att påvisa besparingar eller andra ekonomiska vinster. Trots det är det faktiskt många medarbetare som faktiskt uppskattar att få inköparnas stöd i ur och skur. Så frågan är hur man kan få hela organisationen (inte bara inköp) att arbeta mot effektivare småinköp.

Som nämnts så många gånger tidigare här på bloggen så är kommunikation inköparens universalverktyg. I det här sammanhanget handlar det om att kommunicera ut vilka metoder som står till buds för att lösa medarbetarnas vanligaste och dagliga behov av varor och tjänster av indirekt karaktär. Dels behöver man tala om vilka leverantörer som det finns avtal med och hur man enklast gör en beställning som genererar så lite administrativt arbete som möjligt. Numera löser de allra flesta företag denna kommunikation via intranät. Man ser idag många organisationer som på sina intranät har särskilda ”beställasidor”, där alla medarbetare kan beställa allehanda småinköp. Några exempel på inköpskategorier hämtade från en typisk beställasida:

• Kreditkort / Inköpskort
• Hotell, konferens
• Hyrbil, Tåg, Flyg, Buss
• Datorer och tillbehör
• Telefoni
• Blommor
• Presenter, PR-material
• Möbler
• Kontorsmaskiner
• Kontorsmaterial
• Visitkort
• Mat och dryck
• Hälsovård, friskvård
• Kläder och skyddsutrustning
• Utbildning

Organisationer som arbetat länge med sina beställasidor har gjort dem till mycket mer än bara envägskommunikation. De är ofta interaktiva och medarbetarna kan med några enkla klick beställa hem precis det som de behöver. På de mest gedigna kan man även se frågeformulär, enkäter, kontaktpersoner och i ett fåtal fall interna inköpsbloggar där inköpsproblem stöts och blöts. Det intressanta med beställasidor är att de inte bara blir ett medium för att effektivisera, de blir även ett sätt för inköpsorganisationen att visa sin nytta för de stora medarbetarlagren.

Det finns en kategori småinköp som är lite större än nämnda vardagsbehov och det är mindre engångsinköp. Det kan handla om udda småinvesteringar, material och tjänster i utvecklingsprojekt etc. Dessa småinköp är ofta av ganska låg betydelse, men det finns trots det finns det ett behov av att inköpen utförs korrekt och effektivt. För denna saks skull arbetar en del organisationer med lathundar, checklistor etc, med vilka olika medarbetare själva kan göra egna kvalitetskontroller av leverantörers offerter, avtalsförslag mm.

Exempel på lathund för offertgranskning (öppnas i nytt fönsster)

Precis som man för datorsystem har superusers kan fenomenet appliceras på småinköp. Inköpsorganisationen kan erbjuda regelbundna småkurser, där man utbildar sina superusers i konsten att göra effektiva småinköp, granska offerter, hantera leverantörer etc.

Man skulle kunna skriva en hel uppsats om alla fiffiga lösningar för vanliga inköpskategorier i klassen småinköp, men det får bli ett lämpligt studentarbete. Det viktiga med det här blogginlägget är att lyfta fram småinköpen som en möjlig nyckel till att integrera hela organisationen i inköpsverksamheten!