Ordet ”revision” väcker blandade känslor. En del tänker på tuffa myndighetsrevisioner (ex. FDA) eller krävande kvalitetscertifieringar (ex.ASME). Andra för tankarna till redovisningsrevision som syftar på att pengar hanteras på ett riktigt sätt. En tredje grupp tänker på de ganska rogivande men ändå lärorika ISO-certifieringarna (ex. 9000 och 14000). Men vad är en inköpsrevision?
På samma sätt som ordet revision kan tolkas på olika sätt kan inköpsrevision betyda olika saker. Oftast förkommer revision av inköpsverksamhet som en del av ett större revisionsprogram. Exempelvis kan det vara en del av ISO9000-revision, men det kan även vara en granskning utförd av internrevisorerna eller en SOX-revision. Dock förekommer inköpsrevision som ett eget begrepp och man syftar då på en granskning som har till uppgift att undersöka hur pass inköps-resurserna är anpassade till förelagda uppgifter och uppsatta mål. Detta kan dock utföras på olika sätt. Det förefaller som nordamerikanska inköpsrevisioner är mer hårdkodade. Det vill säga fokus ligger mer mot att rutiner är rätta och riktiga samt att de efterlevs. Europeiska inköpsrevisioner tenderar istället att fokusera på hur verksamheten är utformad och hur den kan förbättras. I Europa verkar det handla mer om utveckling än kontroll, men detta är absolut inget som är svart eller vitt.
För att dra igång en inköpsrevision behöver man för det första en revisionsledare. En sådan bör vara oberoende och kompetent. Många hämtar sin revisionsledare internt vilket kan fungera i större organisationer, där man gärna letar i koncernstaber eller systerbolag. För en mindre organisation är det kanske mer lämpligt att leta revisionsledare externt.
Precis som vid alla annan revision så vill man ha någonting att revidera mot, d.v.s. en standard, regelverk eller liknande. Det finns många hemsnickrade checklistor som används. Det bästa tips som kan ges är att revidera mot inköpsstandarden CWA 15896, som publicerades häromåret. Den standarden ger dock inte detaljerade svar utan det krävs att man faktiskt har en kompetent revisionsledare. För den som vill ägna sig åt en mer verksamhetsutvecklande revision föreslås det lilla inköpsutvecklingsverktyg som presenterades här för ett par år sedan.
Slutligen kan man reflektera över varför inköpsrevision faktiskt är ett ganska ovanligt begrepp i Sverige (jämfört med kontinenten). Kan det vara så att inköpsrevisioner ligger invävda i andra typer av revisioner? Känner man sig kanske nöjda med inköpsorganisationernas mål och resurser? Finns det inget behov av att ställa en tydlig inköpsdiagnos? Eller anser man att revisioner täcks av de allmänna mätningarna av inköpsförmågan?
Alla vi som arbetar med inköp har väl muttrat över att vi inte får gehör för inköp och inköpsutveckling, varken i verksamheten eller uppåt i organisationen. Åsikten är att inköp bara är något som ska fungera som ett stöd för verksamheten. Det är få organisationer som fullt ut har insett vad inköp kan bidra med…
Effektivt inköp har utvecklats till en konkurrensfördel för företag. I detta blogginlägg förklarar vi vad Procurement Excellence innebär och hur vi på EFFSO kan hjälpa dig att nå det. Varje företag är beroende av sina leverantörer för att leverera produkter och tjänster av hög kvalitet, till rätt pris och i rätt tid. Men att hantera…
Risk- och sårbarhetsanalyser hjälper oss att skapa robusta, hållbara, effektiva, välfungerande organisationer och företag. När världen blir mer komplex blir förmågan att identifiera, värdera och åtgärda risker och sårbarhet alltmer viktigt. För vi vet att saker kommer att hända som är utanför vår kontroll. Det som är avgörande för vår framgång är vår förmåga att hantera dem. Och för att hantera riskerna måste vi veta vilka de är, vilka som påverkar oss mest och hur motståndskraftiga vi är.