Inköpsbloggen

En inspirationskälla för professionella inköpare

Bloggarkiv mars 2012

Single eller dual sourcing

Häromveckan vände ett blogginlägg på frågan om inköpskombinatorik, vilket handlar om huruvida olika produkter ska köpas hos en och samma leverantör eller flera olika. En snarlik, men ändå olik fråga, rör huruvida en och samma produkt ska köpas av en eller flera olika leverantörer. Man talar om begreppen single, dual och multiple sourcing.

Strategivalet i de här avseendet är många gånger enkelt. Självfallet är det oftast enklast, billigast och effektivast att samma produkt köps hos endast en leverantör. Det som kan sätta krokben är exempelvis geografin. Produkten måste kanske vara närproducerad men också tillgänglig på många olika orter. Ett annat problem kan vara att det kanske inte finns en enda leverantör som i alla lägen kan leverera hela den önskade volymen. Det är alltså ofta ganska enkla resonemang som ligger bakom inköpsbesluten i detta avseende.

En situation som kan uppträda är att man sitter med en lokal, ganska dyr leverantör. Men blickar man ‘off shore’ finns det guld att tälja – fast många tvekar. Valet kan bli ödesdigert, eftersom eventuella leveransavbrott kan äta upp vinsterna fler gånger om. Den här problematiken har sysselsatt många hjärnor och en lösning är ibland dual sourcing. Men ska man alltid dualsourca?

Den kinsesiska forskartrion Yu, Zeng och Zhao har gjort en ganska intressant studie över avbrottsrisker i leveranskedjor. Bland annat har de gjort simuleringar. I deras modell simulerar de en lokal leverantör, en offshore leverantör och en dualsourcingsitutation med båda. Så här ser simuleringsresultatet ut:

Även om det här är en helt teoretisk situation så kan man lära sig ganska mycket ur resultatet. Främst kan vi utläsa att single source val är lämpligt både då avbrottsriskerna är små samt då de är stora. Dual sourcing situationen blir bara tillämplig i det lilla fönstret mellan p1 och p2. Vidare lever de flesta inköpare i en föränderlig värld. Leverantörer förändras, naturkatastrofer inträffar, politiska oroligheter uppstår. När avbrottsrisken ökar eller minskar kan man tvingas inse att p1 eller p2 passeras och ett nytt sourcingscenario krävs. I verkligheten så ligger förstås den stora svårigheten i att bestämma var punkterna p1 och p2 ligger.

Powerpoint med bildmaterial

Effektiva inköpsteam

I februari gästades Sverige av vår allas kände Arjan van Weele. Ett gästspel som drog till sig stor uppmärksamhet. Över 400 inköpare anslöt sig för att få höra hans läror. Kanske inte så märkligt, ty nästan varenda inköpare har ju läst hans bok, så nog pockar nyfikenheten på.

Starkt bidragande till van Weeles popularitet är hans pedagogiska förmåga. Tidigare har vi sett den i skrift och nu fick vi se den ‘live’. Många tänker nog inte ens på att han i bagaget faktiskt har både lång och djup forskning. Att man inte tänker på det beror på att Arjan väljer bort att tala om konstrukt och faktoranalyser, istället väver han in sina forskningsresultat i anekdoter och fallstudier om hur bra (eller dåligt) det kan gå i det verkliga livet hos inköpsorganisationer.

Bland flera andra ämnen på seminariet presenterade van Weele sina forskningsresultat om effektiva inköpsteam.  En forskning som han bedrivit tillsammans med Boudewijn Driedonks. I denna forskning har de undersökt vilka faktorer som är avgörande för inköpsteams framgång. De har studerat en rad företag, även några svenska: Assa, Ericsson, Skanska, Telia och Volvo. Ett särskilt fokus har varit de så extremt populära ”tvärfunktionella” inköpsteamen. Ett berättigat fokus. Det finns många inköpare som vittnar om högst varierande gruppdynamik i sådana team.

Se och hör själv van Weele berätta om sin forskning i videoklippet nedan, vilket är hämtat från seminariet:

Mer att läsa om detta ämne finns i en artikel av van Weele och Driedonks: Managing effective sourcing team (öppnas i nytt fönster)

Inköpskombinatorik

På vissa inköpsavdelningar finns två falanger: russinplockare och volymivrare. Russinplockarna (s.k. cherry pickers) tycker om att plocka ut det bästa och billigaste från varje leverantör, på fackspråk kallas det ’line item purchasing’. Volymivrarna å andra sidan hävdar att volym-sammanslagningar (s.k. ‘bundling’) bör vara den ledande inköps-strategin. Volymsammanslagning kan både avse samordning av olika behov inom organisationen och sammanslagning av olika inköpskategorier.

Ofta ser man att russinplockarna vinner framgångar inom inköpskategorier med stora volymvärden och där olika köp kan separeras utan alltför stora gränsdragningsproblem. Russinplockarna hävdar även strategin att tillhandahålla material till leverantörer (s.k. ‘free issue material’, FIM), vilken även den kräver enkel gränsdragning. Man menar att förutom att varje leverantör är duktigare inom sin nisch  får man bättre kontroll över alla leveranser genom att dela upp dem. Volymivrarna menar istället att stora kundkonton hos en leverantör automatiskt ger bättre pris och service. Färre leverantörer ger även minskade relationskostnader. Volymivrarna vinner därför oftare terräng inom inköpskategorier med låga volymvärden. Volymvärdet är dock inte den allena rådande parametern; världen är betydligt mer komplex än så.

Om vi nu erkänner båda skolorna är frågan hur man kommer fram till vilken som är mest lämplig för respektive inköpskategori. Svaret finns ute på marknaden och det är endast genom gedigen marknadskunskap som en inköpare på något sätt kan förutsäga vad som är bäst. Det handlar om att förstå vad varje leverantör är bra på, vart de strävar och vad de har för förutsättningar att bli bättre. Viktigt är också att förstå deras interna prispolicyer samt hur de värderar olika kundkonton. Har man en fullständig bild över befintliga och potentiella leverantörer i dessa avseenden kan man ganska väl lägga ihop ett pussel som både består av volymsammanslagning och russinplockning.

En helt annan metod bygger på att marknadsaktörerna själva avgör hur pusslet ska se ut. Metoden kallas kombinatoriskt inköp, en del säger även expressiv upphandling. Denna metod bygger på att dela upp en omfattning i många mindre delmängder. Leverantörerna får sedan lämna anbud på varje delmängd för sig eller på flera delmängder tillsammans. Det kanske låter enkelt, men om man inte begränsar kombinationerna  kommer det att bli många möjligheter. Några exempel:

Kombinatoriska anud
Inköparen kanske väljer att begränsa kombinationerna eller så väljer leverantörerna själva bort vissa av dem. Men faktum är att inköparens utvärderingsmatris kommer att bli ofantlig. Det är också den främsta anledningen till att många upphandlingar innehåller ganska få alternativ. En del väljer istället system med volymrabatter och staffling. Andra förenklar med endast delanbud och ett enda totalanbud, på det sättet reduceras antalet kombinationer till endast n+1. En relativt framkomlig väg är att genom viss kunskap om produkter och leverantörsmarknad bygga upp en hierarkisk anbudsstruktur som begränsar antalet kombinationer. I strukturen får anbudsgivare lämna priser i varje nivå. För kontorsförnödenheter skulle det exempelvis kunna se ut på följande sätt:

Hierarkisk anbudsstruktur

Fördelen med detta är dels att antalet anbudsmöjligheter reduceras, dels att själva utvärderingsarbetet underlättas. Genom att göra russinplockning (cherry picking) på varje sammanslagningsnivå kan man dels bestämma vilken nivå som är bäst, dels hur köpen ska läggas ut på olika leverantörer. En förenklad analys med bara två anbud skulle kunna se ut på följande sätt:

Hierarkisk russinplockning

Om man ändå vill löpa linan ut och tillåta alla möjliga olika kombinationer är frågan hur man gör? Jo, metoden kräver ganska mycket matematik, och det är tveksamt om det finns någon inköpare som lyckats bygga en enkel excelsnurra för det komplexa ekvationssystem som uppstår när n>3. Till detta ska man lägga att anbudsgivarna också måste förstå hur alla olika kombinationer kommer att påverka dem. Det finns avancerad programvara som kan reda ut systemet, men den är ofta avsedd för rent matematiska problem. Det förefaller inte finnas någon programvara som fått stort genomslag på inköpsområdet. Så frågan är om inte marknadskunskap ihop med förenklade kombinatoriska modeller står kvar som inköparens bästa verktyg.

Powerpoint med bildmaterial

Line item purchasing i en hierarkisk anbudsstruktur

Materialförsörjningsavtal

Sedan många år har det varit en trend att outsourca hela ansvaret för materialförsörjning. Det vill säga inte enbart att leverera material utan även ansvaret att tillse att rätt mängd finns tillgänglig vid varje tidpunkt. Avtal av den här typen dyker upp för alla typer av köp, direkta som indirekta, affärskritiska eller inte. Man ser dem för produktionsmaterial, reservdelar, FM-material osv.

Fastän försörjningsavtal är vanliga är det svårt att finna några standardavtal som stödjer den här formen av inköp. De allra flesta försörjningsavtal ser därför ut som konventionella avropsavtal, där köparen lägger en order och efter en tid får sin leverans. För en modern inköpsorganisation är det stenålder att arrangera försörjning på detta sätt. Istället bör ett modernt försörjningsavtal bygga på att man tillämpar olika modeller för logistik och lager. Dessa finns väl beskrivna i logistiklitteraturen, men tyvärr beskriver den sällan hur man omsätter dem till olika former av försörjningsavtal.

Den näringsgren som kanske kommit längst med att ta fram sofistikerade försörjningsavtal är den tillverkande industrin. Här är det vanligt att jämställa försörjningsavtalet med s.k. leverantörsstyrt lager (VMI). Den bild som ofta skissas upp ser ut ungefär på följande sätt:

Försörjningsavtal

Det behöver inte nödvändigtvis se ut på det här sättet, utan det kan finnas kombinationer mellan materialförsörjning, avrop, blockorder osv.  Man behöver inte heller tala i lagertermer, fastän det i praktiken ofta är en nödvändighet.

Hur sker då styrningen i de avtal som är att betrakta som riktiga försörjningsavtal? Tyvärr finns det inte riktigt någon standard för detta men det förefaller som många styr med nyckeltal i avtalens logistikspecifikation. Denna brukar vara en diger spec som täcker  emballage, riskövergångar etc, men här brukar man även finna försörjningsavtalens kärnpunkter. Man kan skönja ett par olika filosofier. En kategori betraktar försörjningsavtalet ungefär som om det vore ett servicenivåavtal (SLA), där man helt enkelt stipulerar att behoven ska täckas vid X% av behovstidpunkterna. Det är ett upplägg som fungerar för produkter med korta ledtider, standardprodukter, jämna behov eller där lagerparametrar spelar mindre roll. I den andra skolan går man mer detaljerat in på hur lager på olika platser ska och får variera beroende på hur olika parametrar sätts. Ofta sätter man min- och max-gränser för lagren, begränsningar i lagerytor, inkuransbegränsningar etc. Denna skola är vanligare när man lever i en föränderlig värld med kundunika produkter eller där lagerytorna är begränsade. Ofta ser man att logistikspecifikationen blir ett levande dokument i dessa fall.

Exempel på logistikspecifikation

Hur sätts försörjningsfunktionaliteten in i ett avtalssammanhang? Faktum är att många avtal som innehåller en, för försörjningsavtal, fullständig logistikspecifikation inte använder den mer än som en form av arbetsdokument. Man ser försörjningsavsnittet mer som ett samarbetsavtal än ett kommersiellt avtal. Det är dock fullt möjligt att göra tydliga kopplingar mellan nyckeltal och vite, skadestånd, bonus mm.  Varför en del väljer bort det skulle eventuellt kunna bero på mätbarheten är låg, dvs det är svårt att följa upp avtalsefterlevnaden, annat än då större problem uppstår. En annan svårighet är att det kan uppstå ett frekvent behov av att förändra styrparametrarna och då kanske det ligger närmare tillhands att samarbeta än att dunka avtalsparagrafer i huvudet på varandra.

Powerpoint med bildmaterial

 

  • Ladda ner White paper

  • Verktyg för spendanalys

    Vill Du få kontroll över din inköpsvolym? Behöver Du ett verktyg för spendanalys?
    Spendency