5S på inköpsavdelningen

5S har blivit extremt populärt. Alla typer av organisationer har börjat 5Sa. Det har till och med gått så långt att en del entusiaster börjar 5Sa på hemmaplan. Nu kan man fråga sig hur 5S på en inköpsavdelning skulle kunna gå till?

Det som utmärker en inköpsavdelning är att det är en administrativ miljö med få fysiska ting. Den som följer handböckerna kommer snabbt att inse att man blir begränsad till att sortera hålslag och häftapparater, vilket är föga värdeskapande och knappast bidrar till några större förbättringar. Tyvärr är det också så det många gånger blir, dvs 5S blir bara ett städverktyg med fokus på att medarbetarna ska ha en synbar ordning på sitt skrivbord. I själva verket ligger inköpsavdelningens värden på helt andra platser än skrivbordsytorna, exempelvis finns de i beslutshantering, ärendehantering, informationshantering eller analys.

För att göra ett värdeskapande 5S för inköp så får vi nog göra en del ändringar i ursprungsmetoden. S-ens innebörd behöver modifieras. Några förslag:

Spendanalys

Att förstå hur de ekonomiska medlen spenderats och kommer att spenderas är A och O för allt beslutsfattande, från smått till stort. Det räcker inte att göra årliga spendrapporter eller bara uppdra åt inköpscontrollern att räkna spend. Alla som är involverade i extern anskaffning behöver kontinuerligt skaffa sig en bild av hur spend fördelar sig inom olika inköpskategorier och på olika leverantörer. Spenddata måste också sorteras in med olika produktegenskaper, bilden av leverantörsmarknaden, våra affärsstrategier etc.

Strategi

Baserat på vår spendanalys lägger vi fast strategier och taktiker. Inköpskategorierna tilldelas olika inköpsstrategier vilka i sin tur talar om vilken inköpsprocess som de kommer att följa. Att utveckla och förstå strategierna angår alla som är involverade i extern anskaffning, dvs det är i högsta grad ett tvärfunktionellt arbete. Det är alltså inte en engångsföreteelse att lägga fast strategier utan ett arbete som pågår kontinuerligt. Arbetet måste vara systematiskt, det går alltså inte att bara rycka fram en valfri strategi. Varje strategiansats måste konsekvensanalyseras och förankras.

Selektera leverantörer

Någon sa att ”en avtalsrelation aldrig blir bättre än parterna själva”, dvs om vi har valt en dålig affärspart så är det inget som kan hjälpas upp med tuffa avtal, fiffiga lösningar mm. Viten och annat kommer bara att bli plåster på såren. Att säkra en stark leverantörsbas måste överskugga allting annat och det blir därmed viktigt att ha metoder, processer och kriterier för att kvalificera leverantörer i enlighet med fastlagda inköpsstrategier. Detta behöver inte nödvändigtvis innebära en städning i leverantörsbasen, men förr eller senare kommer vi att finna parter som behöver städas ut.

Stöd och Systemstöd

Varken en enskild inköpare eller en grupp av inköpare har förmåga att hålla reda på all information genom att bara komma ihåg. Det måste finnas sofistikerade system för att hålla reda på all information och ge stöd till att fatta beslut. I tidernas begynnelse handlade det om blanketter, mappsystem, checklistor, mallar etc. Dessa har vi fortfarande kvar, men en hel del av dessa har antagit elektronisk form. Den elektroniska formen har den fördelen att funktionaliteten är bättre. Exempelvis får vi en simultan informationsspridning eller så har vi system som gör en del arbetsuppgifter åt oss. Oavsett val av lösning måste vi se till att den är genomtänkt och kontinuerligt utvecklas.

Sköt om

Driv ett förbättringsarbete. Se till att ha förbättringsgrupper, förbättringslistor, mätsystem mm precis som inom konventionellt 5S-arbete. Men fokusera inte för mycket på det interna förbättringsarbetet utan rikta in dig på leverantörernas prestation; det är där värdena finns och där du som inköpare kan göra mest nytta.