Kvalitetsavtal som kvalificeringsverktyg

Kvalitetsavtal dök först upp inom branscher med höga säkerhetskrav, exempelvis läkemedel och livsmedel. I dessa branscher är kvalitet liktydigt med säkerhet. I dessa sammanhang tar termen kvalitetsavtal primärt sikte på kvalitén i den miljö där leveransen ska utformas och produceras. Kvalitetsavtalet handlar mer sällan om kvalitén i produkten eller tjänsten som ska levereras.

I läkemedelsbranschen har man länge använt kvalitetsavtalet som kvalificeringsverktyg och nu verkar det sprida sig till andra branscher. Detta innebär att kvalitetsavtalet blir en form av checklista att pricka av. Om leverantören uppfyller alla krav så skriver man på avtalet. Initialt kan dock kvalitetsavtalet vara helt fristående och del i en kvalificeringsprocess som innebär att man successivt tecknar olika avtal som knyts till varandra, exempelvis:

Kvalitetsavtalet brukar inte innehålla några kommersiella villkor, utan dessa kommer in när man tecknar någon form av köpeavtal, som knyter in kvalitetsavtalet. En del inköpare frågar sig då vad som är vitsen; Jo, den finner man i det att kvaliteten, dvs säkerheten, går före det kommersiella. Nu får man dock inte bli så naiv att man skjuter på diskussionen om kommersiella krav, den kan mycket väl få börja parallellt med en kvalificeringsprocess.

Väl inne i en djupare avtalsrelation kan avtalet få ännu större betydelse. Förutom ren kvalitetssäkring är det många som utnyttjar det för leverantörsutveckling eller som en kommunikationsplan.

Efter att ha kartlagt en rad kvalitetsavtal från olika branscher kom jag fram till en summarisk lista över vad kvalitetsavtal kan innehålla:

Krav på ledningsystem: Vanligast är förstås system som bygger på ISO-standarder, EMAS, EFQM eller liknande. Det intressanta är dock att många myndigheter, såväl svenska som utländska, har börjat kopiera av det som finns i olika standarder. Detta innebär att många kvalitetsavtal pekar på vilka myndighetsförfattningar som skall gälla för leverantörens ledningssystem. Ta exempelvis den amerikanska 21CFR211; för den som vill kvalificera sig mot den så är ISO9000 bara förnamnet. Likadant är det med svenska myndighetsförfattningar, de är dock inte fullt lika stränga.

Plan för revisioner, audits, platsbesök etc, samt beställarens rätt att göra inspektioner av produktionsmiljön. Här räknar man upp med vilken periodicitet olika typer av kvalitetsaktiviteter ska genomföras.

Flytt av ankomstkontroll är ett fenomen som dyker upp i en del avtal. Det innebär att beställaren överför sin skyldighet att ankomstkontrollera levererade varor. Syftet är förstås att spara pengar.

Hantering av återkallelser av felaktiga produkter är något som blivit viktigt i takt med att lagstiftningen skärpts på detta område. Detta är förvisso snudd på kommersiellt villkor, men kvalitetsavdelningar vill gärna se en tydlig process för detta.

Krav på personalen: Givetvis vill vi vet att personalen har rätt kompetens. För vissa yrkesgrupper såsom elektriker, fordonsförare mm så finns det oberoende certifieringsorgan som gör dessa kontroller, men för många yrkesgrupper finns inte detta. Här måste alltså leverantören även presentera utbildningspaner. Vidare är det vanligt att ställa krav på sådant som läkarundersökningar, drogtester etc.

Krav på produktionsmiljön: Slutprodukternas kvalité påverkas i hög grad av produktionsmiljön. För elektronik, läkemedel och livsmedel ser man ofta  höga renhetskrav. Här kan även finnas krav på strålning, elektriska fält och laddningar. Även enklare tillverkning kan påverkas negativt av dålig miljö eller dålig ordning.

Vidareföring av krav till underleverantörer samt kvalificering av dessa. Många kvalitetsaspekter är värdelösa om de inte vidareförs nedåt i i leveranskedjan. Här ställer man alltså upp krav om att leverantören, helt eller delvis, vidareför kvalitetsavtalets krav på sina underleverantörer.

Uppförandekod (Code of Conduct) betraktar en del företag som en kvalitetsfråga, så kanske det är, men oavsett man tycker det eller inte är det ett område som är föremål för kvalificering. Uppfyller leverantören vår uppförandekod så måste också knytas in i ett avtal, för att ånyo kunna hänvisa till den som ett kvalitetskrav.

Det här är några viktiga punkter som dyker upp i kvalitetsavtal; det finns fler som helt beror på vilken bransch man rör sig i.