Acceptans av inköpssystem

Inspirerad av fnu och PEA har jag fördjupat mig i Katarina Arbins avhandling Individual information system acceptance behaviour:

Först och främst skapar Arbin en motvikt till affärspressen som i behov av annonsintäkter höjer inköpssystem till skyarna. Tidningar och tidskrifter skriver om framgångssagor och framhåller vilka enorma förbättrinspotentialer som finns utan att det skulle finnas en gnutta friktion. Arbin motsäger förvisso inte förbättringar, men det viktiga är att hon tar fram de stora svårigheter som finns vid implementering av inköpssystem.

Arbins forskning täcker en rad olika företag som kommit olika långt i sin implementation av inköpssystem. Den största studien omfattar Astra Zenecas implementation av Oracles inköpssystem för hantering av indirekta köp. Det är bra att Arbin valt ett så svårt område som indirekta köp, vilket ofta karakteriseras av komplexitet, sällananvändare och låg grad av repetivitet. Just system för indirekta köp brukar stöta på svårigheter vid implementation.

Som ett litet smakprov kan nämnas att Arbin funnit följande barriärer vid implementation av inköpssystem:

• brist på teknisk standard
• olika IT-mognad bland leverantörer
• att få leverantörer att uppdatera och kontrollera den elektroniska produktkatalogen
• skillnader i språk, kultur och legala system
• brist på stöd från högsta ledningen
• motstånd bland användare att lämna traditionella leverantörer
• att få användare att använda systemet

För att överkomma dessa barriärer så drar Arbin flera viktiga slutsatser, varav den rörande rutiner är väl värd att nämna; fritt översatt skriver hon:

… rutiner spelar en central roll genom att påverka det individuella användandet av ett inköpssystem genom att antingen möjliggöra eller förhindra användandet.

Arbin menar att det är viktigt att ha tydliga rutiner som underlättar individens användande. Utan tydliga rutiner hjälper det inte att ha ledningens fulla stöd. De rutiner som hon framhåller viktigast är orderläggning, auktorisation samt arbetsrutinen.

För de som sysslar med implementation av inköpsystem är avhandlingen värdefull inspiration. Köp avhandlingen hos EFI:

Arbin, Katarina; Individual information system acceptance behaviour: an electronic ordering system case.