Nybliven inköpare?

Senaste veckan har jag fått en del mejl och kommentarer med frågor om tips för nyblivna inköpare. Jag skulle gärna dela ut den gyllene nyckeln till drömjobbet, men nyckeln existerar inte. Det är bara enträget jobbsökande, hårt arbete och successiv utökning av meritlistan som gäller. Nätverkande – fysiskt, såväl som virtuellt brukar också hjälpa. Börja med Linkedin!

Väl inne på första jobbet kan du börja med lite taktik. Låg profil första månaderna är en gammal klassiker som alltid funkar. Detta innebär dock inte att man ska hålla sig undan, bara att man inte ska försöka sticka ut eller göra sig märkvärdig. Det gäller att lyssna och analysera. För sig själv kan man göra en intressentanalys över företaget. Ta verktygen Mendelowmatris och RACI-matris till din hjälp. Analysera också företagets nedbrytning av ekonomiska befogenheter, beslutsvägar och informella nätverk.

Det är viktigt att förstå alla inköpsprocesser. En del företag har dem beskrivna i sitt verksamhetssystem, men ofta visar det sig att de verkliga inköpsprocesserna skiljer sig från dokumentationen. Kartlägg i första hand verkligheten, inte dokumentationen. Om det inte finns väl beskrivna inköpsplaner och inköpsstrategier så kan det vara lämpligt att för sig själv förstå hur inköpskategorierna ser ut. Rita upp ditt eget Kraljicdiagram och jämför detta med hur företaget arbetar. Ofta har organisationens egna erfarenheter lett dem till inköpsstrategiska slutsatser som överensstämmer med kraljicanalysen.

Låg profil kan dessutom vara en bra träning inför en av inköparens vanligaste arbetsuppgifter, nämligen förhandlingen. Nån sa till mig ”en inköpare tiger”… och det kan nog ligga nåt i det. Det är knappast pratkvarnar som blir de bästa förhandlarna. Om du som förhandlingsledare klarar att vara tyst i en timme och får dina vapendragare att vara lika tysta, då har du kommit långt. Sen kan du behöva krydda det med en skopa retorik.

Det finns alltid surdegar vid en inköpsavdelning. Problem som ingen orkar lösa eller bara arbetsuppgifter som är för tråkiga. Det brukar röna popularitet att ta sig an tråkiga arbetsuppgifter som ingen annan vill göra. Lyckas man dessutom lösa surdegen blir man extra populär. Men se upp så du inte drar svarte-petter, vissa problem kan vara alltför svåra att lösa. Ta i första hand lättlösliga, men tråkiga arbetsuppgifter. Lös dem med ett leende.

Se till att få träffa leverantörerna så snart som möjligt. Om de kommer långt bort ifrån så inrikta dig på täta telefonkontakter.  Det gäller att etablera en relation och skaffa sig social kontroll. Som i alla relationer så finns det toppar och dalar och detta inverkar på vårt agerande. En grundregel som jag har i alla leverantörskontakter är att; allt som är negativt kommuniceras muntligen; och allt som är positivt kommuniceras skriftligen. De allra flesta människor vill göra tvärtom, men det är just det man inte ska. Vi kan exempelvis ta en anbudstävlan; där får de förlorande anbuden ett muntligt telefonsamtal, medan det vinnande ett mejl. Jag vet inte hur många gånger jag har suttit i timslånga telefonsamtal med deprimerade säljare, men jag vet att det är värt det för den långsiktiga relationens skull.

Till sist; fundera över inköparegenskaperna som jag nämnde igår, de är ofta de som efterfrågas.

Jag välkomnar läsararna att komma med fler tips!