Den underskattade kontraktstyrningsprocessen

Det riktas mest uppmärksamhet mot inköpsprocesser som leder till kontraktstecknande, exempelvis upphandling och förhandling. De får den uppmärksamheten därför att de är snabba vägar till stora besparingar som finns svart på vitt i ett kontrakt och som med gott samvete kan redovisas i powerpoint.

Besparingarna som införs i och med avtalet är dock bara uppskattningar, inga besparingar är egentligen genomförda. De kommer kanske heller aldrig att genomföras. Ändå är det många inköpsavdelningar som plockar hem poäng på detta sätt. Men dagens företagsledningar håller på att bli smartare, om besparingar har uppskattats utifrån ett kontrakt så vill ledningen se exakt hur och när de påverkar bokslutet. Om vi inte styr och följer upp våra upphandlade kontrakt så kommer det verkliga utfallet att avvika från powerpointen, det är då företagsledningen kallar till ”ö-råd”…

Jag skulle vilja kalla kontraktstyrningsprocessen en av de mest underskattade inköpsprocesserna. Här finns minst lika stora besparingar att göra som vid upphandlingar, inköpsstrategier etc. Tyvärr är det många som duckar, kontraktsstyrning upplevs som farligt att befatta sig med därför att snedsteg syns tydligt.

En bra kontraktsstyrningsprocess säkerställer att både den mottagande organisationen och leverantören uppfyller deras avtalade skyldigheter. Den hjälper den mottagande organisationen att få de fördelar som kontrakterats. Om det inte finns en bra kontraktsstyrningsprocess så får det konsekvenser för såväl mottagande organisation som för inköparen själv. Om ingen styr kontraktet så kommer de sannolikt att misslyckas med att uppnå uppsatta mål.

Att forma en kontraktsstyrningsprocess behöver inte vara komplicerat, det går att att börja smått för att sen växa. Börja med ett excelblad med datum och aktiviteter. Sen går det att bygga vidare med periodiska leverantörsmöten, statusrapporter etc.