Vad ska en inköpsstrategi innehålla?

Strategi är ett militärt uttryck som syftar på en övergripande plan för att vinna krig, men vi inköpare för inga krig mot våra leverantörer, vi vill ha dem kvar. Nej, kriget förs på en annan front, det är ett krig för vårt företags överlevnad i den hårda konkurrensen på kundmarknaden. Strategierna syftar till att förbättra våra kundprodukter, vårt företag och våra kostnader. Baserat på analyser och företagets affärsstrategier så lägger vi fast våra inköpsstrategier.

Jag hade egentligen tänkt att lista upp alla inköpsstrategier, men insåg snabbt att listan skulle bli alldeles för lång och komplicerad. Istället funderade jag på vilka byggstenar som kan utnyttjas i inköpsstrategier, med byggstenar så menar jag de medel som står till buds för att nå målen. Min slutsats är att inköpsstrategin kan renodlat eller blandat utnyttja något av följande medel:

• Produkten, dvs varan eller tjänsten som är föremål för köp. Produkten är central i nästan alla former av inköpsstrategier dels därför att analysen av dess egenskaper bildar grund för strategival, dels därför att vi kan välja att kravställa eller avgränsa den på olika sätt, beroende på strategivalet.
• Kostnader versus värden på produkten. Nästan alla inköpsstrategier innehåller kostnadsaspekter, vissa innehåller även värdeaspekter, dvs värdet på den köpta produkten. En strategi behöver inte nödvändigtvis säga att kostnader ska sjunka och värden öka, det kan vara tvärtom, beroende på vad man vill uppnå i nästa försäljningsled. Exempelvis kan en inköpsstrategi ange att ta högre kostnader på kort sikt för att få lägre kostnader på längre sikt.
• Förhållandet till marknaderna avser hur vi agerar på köpar- respektive leverantörsmarknaden. Huvudfrågeställningen är om vi vill tillåta monopolisering eller om vi ska verka för konkurrens. Andra frågeställningar kan röra geografisk spridning eller om vi vill verka för stora eller små leverantörer. Det är minst lika viktigt att tänka på hur vårt företag förhåller sig på leverantörsmarknaden som på köparmarknaden. T.ex. vill vi verka för köparmonopol?
• Affärsrelationernas typ och tidsperspektiv finns ofta beskrivet i en inköpsstrategi, ibland under rubriken avtalsstrategi. Som jag beskrev i relationstrappan så är affärsrelationerna under ständig förändring. Vi måste i varje strategidiskussion beakta var i befinner oss i relationstrappan och vart vi är på väg.
• Egen organisation, dvs hur och vilken mängd vi bemannar upp oss för att sköta anskaffningen. Organisationen avser då inte enbart inköpare, utan även kravställare, leveransbevakare, expertis etc. Exempelvis kan strategin för köp av standardiserade hyllvaror vara att hålla den egna organisationen till ett minimum.
• Inköpsprocesser är de tillvägagångssätt som vi väljer för att genomföra olika anskaffningar, från behovsuppkomst till skrotning, exempelvis såsom jag beskrev under inköpslivscykeln. Exempelvis skulle en inköpsstrategi kunna uttala att ”alla småinköp skall utföras med inköpskort”.

I kontrast till ovanstående kan man fråga sig vad som inteär att betrakta som medel i en inköpsstrategi:

• Analyser, exempelvis portföljanalyser eller anbudsutvärderingar. Dessa är snarare att betrakta som beslutsstöd. Förvisso kan vi behöva analysera för att kunna fatta beslut om en strategi, men analysen som sådan är inget strategimedel.
• Nyckeltal, mätetal eller liknande begrepp används ofta för att beteckna målet med en strategi. De finns oftast beskrivna i strategin, men nyckeltalet självt är inget medel.
• Behovet av produkten kan påverkas av strategivalet, men ett behov allena är inget medel. Innan vi kan sätta en strategi måste vi identifiera behovet. Strategin ska understödja behovet, inte tvärtom.
• Förhandlingsupplägg ligger i en gråzon. Vi inköpare talar gärna om förhandlingsstrategier, men vi syftar egentligen på förhandlingstaktik. Dock kan det vara så att förhandlingstaktik behövs för att uppnå en beslutad inköpsstrategi.

Hur tar man då fram en bra inköpsstrategi? Jag skulle vilja säga att en förenklad process för strategiframtagning ser ut på följande sätt:

Verkligheten blir dock sällan så linjär och fin som här på bilden. Vi kommer nästan alltid att tvingas till iterativa övningar. Exempelvis har jag många gånger funnit hur den satta strategin inte hållit i en konsekvensanalys. Konsekvenserna kan bli så omfattande att de aldrig håller för ett beslut. Hur iterativt det än blir så menar jag att det är viktigt att vi tar oss igenom alla stegen. Tyvärr har jag alltför många gånger sett exempel där man lite snabbt fattat ett strategibeslut för att sedan gå direkt till implementation. Resultatet kan bli förödande när den beslutade inriktningen visar sig omöjlig att genomföra.

Hur många inköpsstrategier bör vi ha? Jag skulle vilja säga att det finns ingen gyllene regel, de enda antalen jag vill avråda från är noll och ett. Ett exempel är den kraljicanska modellen som kräver minst fyra, vi kanske ska börja där. Att ha för många inköpsstrategier kan förstås skapa förvirring, men min erfarenhet är att det oftare finns för få, ibland finns inga alls. Det bästa är att skapa en mix mellan övergripande strategier, kategoristrategier, avtalsstrategier och leverantörsstrategier. De övergripande är färre, långsiktiga och mer statiska. De detaljstyrande är fler, kortsiktiga och mer lättföränderliga.

Powerpoint:
Strategiprocess