Det finns mycket skrivet och sagt om ledarskap och olika ledarskapsstilar. Traditionellt är det mesta väldigt statiskt; det bygger på givna och oföränderliga strukturer och relationer. Situationsanpassat ledarskap är ett mer flexibelt förhållningssätt som utgår från situationen där ledarstilen anpassas efter medarbetarens eller gruppens kompetens och engagemang.
Ledarskap och inköp
Inköpsfunktionen ställs idag inför större och mer mångskiftande utmaningar än tidigare. Kraven på kompetens och kompetensutveckling är högre och behöver täcka fler områden. Även kraven på att leda tvärfunktionell förändring är högre. Dessutom har vi nya generationer av inköpare med andra krav på sin arbetssituation.
En inköpsfunktion som går från att vara utförare till att vara värdeskapande kräver ett annat ledarskap.
Ledarskap – traditionella stilar
Låt oss börja med en kort översikt över några av de traditionella stilar som brukar finnas med i litteratur och utbildningar om ledarskap.
Autokratisk
Ledaren tar alla beslut själv utan att konsultera medarbetarna. Denna stil är ofta top-down och baseras på kontroll och struktur.
Fördelar: Snabba beslut kan fattas, vilket är användbart i krissituationer eller där hög kontroll krävs.
Nackdelar: Kan leda till låg motivation bland medarbetarna, då de känner sig överkörda och saknar inflytande.
Demokratisk/deltagande
Ledaren involverar gruppmedlemmar i beslutsfattandet och värdesätter deras åsikter och idéer.
Fördelar: Kan öka engagemang och kreativitet bland medarbetare och skapa ett starkare lagarbete.
Nackdelar: Beslutsfattandet kan bli långsamt, särskilt i större grupper, och kan vara ineffektivt i situationer där snabba beslut krävs.
Transformativ
Ledaren inspirerar och motiverar sina medarbetare genom en stark vision och höga förväntningar, vilket främjar personlig utveckling och innovation.
Fördelar: Kan leda till hög motivation och förbättrad prestation, samt skapa en stark känsla av gemensamt mål och vision.
Nackdelar: Kan vara krävande för ledaren, som måste investera mycket tid och energi i sina medarbetare.
Låt-gå
Ledaren ger gruppen full frihet att fatta beslut och genomföra sitt arbete utan större inblandning.
Fördelar: Kan främja självständighet och kreativitet, särskilt i grupper med hög kompetens och motivation.
Nackdelar: Kan leda till kaos och brist på riktning om gruppen saknar struktur eller stöd. Risk för låg produktivitet om ledaren är för passiv.
Tränande
Ledaren fokuserar på att utveckla medarbetarnas potential genom stöd och vägledning, snarare än direkt styrning.
Fördelar: Ökar ofta medarbetarnas kompetens, självförtroende och ansvarstagande på lång sikt.
Nackdelar: Kan vara tidskrävande och passar inte alltid när snabba beslut behövs.
Karismatisk
Ledaren har en stark och inspirerande personlighet som skapar engagemang och lojalitet hos medarbetarna.
Fördelar: Kan leda till hög motivation och engagemang samt ökat förtroende för ledaren.
Nackdelar: Kan ibland leda till beroende av ledaren, och kan vara ineffektivt om ledaren inte lever upp till förväntningarna.
Transaktionell
Ledaren fokuserar på struktur och regler samt använder belöningar och bestraffningar för att styra medarbetarnas beteenden.
Fördelar: Tydliga riktlinjer och förväntningar kan vara bra i strukturerade miljöer och i rutinuppgifter.
Nackdelar: Kan leda till låg kreativitet och flexibilitet och kan kännas stel för medarbetare som behöver frihet och innovation.
Tjänande
Ledaren prioriterar att stödja och lyfta sina medarbetare genom att sätta deras behov i första hand.
Fördelar: Skapar en positiv arbetsmiljö där medarbetare känner sig värderade och stödda.
Nackdelar: Ledaren kan ibland tappa kontrollen över målen och strategierna om fokus hamnar för mycket på individers behov.
Kommentar
Alla stilar har för- och nackdelar beroende på mål, organisationens kultur och medarbetarens eller gruppens behov. En bra ledare behöver kunna växla mellan de olika stilarna, dvs ledaren anpassar sin stil beroende på medarbetarens/gruppens behov, uppgiftens natur och situationens krav. Problemet är dock att de i realiteten blir tämligen statiska eftersom de tenderar att utgå från ledaren och hans/hennes personlighet.
Situationsanpassat ledarskap
Bakgrund
Situationsanpassat ledarskap är en modell som utvecklades av Paul Hersey och Ken Blanchard. Den bygger på idén att ingen enskild ledarstil passar alla situationer. I stället bör ledaren anpassa sin stil beroende på medarbetarnas behov och deras nivå av kompetens och engagemang för uppgiften. Det är alltså medarbetaren/gruppen och uppgiften som är i centrum. Målet är att skapa en flexibel och effektiv ledarskapsmetod som förbättrar både arbetsprocesser och resultat.
Fördelar: Ger hög anpassningsförmåga och kan vara effektiv i olika sammanhang.
Nackdelar: Kräver förståelse för medarbetaren/gruppen och situationen, vilket kan vara krävande för ledaren.
Grundprinciper
Till grund för situationsanpassat ledarskap ligger de två faktorerna kompetens och engagemang:
- Kompetens (kunskap och färdigheter): Hur mycket erfarenhet och kunskap har medarbetaren/gruppen för uppgiften?
- Engagemang (motivation och självsäkerhet): Hur motiverad och självsäker är medarbetaren/gruppen i sin förmåga att utföra uppgiften?
Huvudstilar för ledarskapet
Beroende på dessa faktorer delas ledarstilarna in i fyra huvudstilar som ledaren behöver kunna välja mellan; dessa innehåller en avvägning mellan instruktion och stöd:
- Instruerande
- Tränande
- Stöttande
- Delegerande
Instruerande (S1 – Telling/Directing)
Ledaren ger tydliga instruktioner och övervakar arbetet noggrant.
Stilen passar för medarbetare/grupper som har låg kompetens men högt eller lågt engagemang. Här behöver de tydlig vägledning och riktning för att lyckas med uppgiften.
Tränande (S2 – Selling/Coaching)
Ledaren kombinerar instruktioner med stöttande dialog, engagerar medarbetaren/gruppen och förklarar varför beslut tas på ett visst sätt.
Stilen passar för medarbetare/grupper med viss kompetens men med varierande engagemang eller motivation. Ledaren uppmuntrar och motiverar dem samtidigt som de får vägledning.
Stöttande (S3 – Participating/Supporting)
Ledaren uppmuntrar medarbetaren/gruppen att delta i beslutsfattandet och ger stöd snarare än direktiv.
Stilen passar för medarbetare/grupper som har hög kompetens men som kan ha varierande engagemang eller behöver uppmuntran. Ledaren ger dem frihet att fatta beslut men stöttar dem när de behöver det.
Delegerande (S4 – Delegating)
Ledaren överlåter nästan allt ansvar till medarbetaren/gruppen och är endast tillgänglig vid behov.
Stilen passar för medarbetare/grupper med hög kompetens och högt engagemang. De är självgående och behöver minimal inblandning från ledaren.
Utvecklingsnivåer
Eftersom situationsanpassat ledarskap bygger på medarbetarens eller gruppens situation är det viktigt att förstå var den/de befinner sig.
Man kan dela in en medarbetares eller grupps utvecklingsnivåer i fyra steg:
- Låg kompetens/Högt engagemang (U1)
- Låg till medel kompetens/Lågt engagemang (U2)
- Medel till hög kompetens/Varierande engagemang (U3)
- Hög kompetens/Högt engagemang (U4)
Låg kompetens/Högt engagemang (U1)
Medarbetaren/gruppen saknar nödvändig kompetens för arbetsuppgiften, men är engagerad. Här behöver ledaren agera styrande och ge tydliga instruktioner.
Detta är vanligt för nya medarbetare eller för en grupp som ställs inför en helt ny uppgift.
Typiska behov:
- Tydliga instruktioner
- Frekvent återkoppling
- Hjälp med planering och prioritering
Låg till medel kompetens/Lågt engagemang (U2)
Medarbetaren/gruppen har tillräcklig kompetens för att utföra uppgiften, men är inte helt trygga i situationen. Här behöver ledaren stötta och uppmuntra, samt fortsätta att styra för att förstärka kompetensen.
Detta är typiskt för en medarbetare/grupp som börjat komma in i arbetet, men som stött på svårigheter. I det läget behövs uppmuntran och förstärkning av kompetensen.
Typiska behov:
- Tydliga mål
- Frekvent återkoppling
- Tillgång till problemlösning
Medel till hög kompetens/Varierande engagemang (U3)
Medarbetaren/gruppen kan utföra uppgiften, men kan fortfarande inte arbeta helt självständigt. Här ligger ledarens fokus på att stötta, inte på att styra. Det är viktigt att förstärka känslan av egenmakt. Styr ledaren för mycket riskerar medarbetaren eller gruppen att falla tillbaka i engagemang.
Typiska behov:
- Mål som innebär en viss utmaning
- Tillgång till problemlösning
- Hjälp att undanröja hinder
Hög kompetens/Högt engagemang (U4)
Medarbetaren/gruppen har förmåga att hantera uppgiften självständigt. Ledaren kan delegera arbetet, och behöver varken styra eller stötta särskilt mycket. Det räcker med att delegera.
Typiska behov:
- Involvering
- Utmaningar och ansvar
- Utrymme för egna initiativ
Praktisk användning av situationsanpassat ledarskap
En ledare som tillämpar situationsanpassat ledarskap måste vara flexibel och observera sina medarbetare noggrant för att avgöra vilken kombination av kompetens och engagemang de har.
Genom att använda rätt ledarstil för varje person och situation kan ledaren:
- Förbättra produktiviteten och kvaliteten på arbetet.
- Höja medarbetarnas motivation och självförtroende.
- Minska risken för missförstånd eller frustration kring förväntningar.
Situationsanpassat ledarskap är särskilt användbart i dynamiska arbetsmiljöer där medarbetare och arbetsuppgifter varierar mycket, som i projektgrupper eller team med olika kompetensnivåer.
En medarbetare/grupp kan mycket väl gå tillbaka till en tidigare utvecklingsnivå om det handlar om nya arbetsuppgifter eller om olika omständigheter påverkar engagemanget.
Summering
Genom att fokusera på uppgiften och medarbetaren/gruppen kan vi hitta bättre sätt att leda – sätt som skapar resultat och som frigör människors potential. Genom att se och förstå våra medarbetares kompetens och engagemang ökar chansen att vi skapar en arbetsplats där människor trivs. Människor som trivs gör ett bättre .
Detta är ett sätt att stärka inköpsfunktionen.
Per-Arne Jonsson, seniorkonsult på EFFSO AB
Källa: Situationsanpassat Ledarskap (SL-II) Ett sätt att leda människor av Kenneth H. Blanchard
