Så här sätter du upp ditt inköpsintranät

Vilken inköpsorganisation har inte ett intranät i dag? Nog ingen som sträcker upp handen. Men kvaliteten varierar och tyvärr läggs för lite tid på detta så viktiga område. Men hur ska man gå till väga?

Nyligen var jag på ett seminarium om webbsidor. Det talades om puffar och pushar. Hur man ska sköta systemintegration, masterdata mm. Det blev en riktig lektion i fikonspråk. Men inte ett ord om innehållet. Konstigt, va? Man glömmer det viktigaste och ägnar sig åt teknikaliteter. I stället vill jag ställa mig frågor som:

• Vilka budskap ska finnas?
• Vilka är läsarna?
• Vad letar läsarna efter?
• Vad kan de ha nytta av?
• Hur ska jag strukturera innehållet?

Låt oss titta in i webbmakarens verktygslåda. En tränad webmakare brukar börja med ett budskapsträd. Det är en hierarkisk nedbrytning av ett budskap. Ofta innehåller den följande steg:

• Huvudbudskap
• Mottagare
• Riktat budskap
• Argument (dvs. …eftersom…)

Finessen med det här är att man skapar differentierade budskap, eftersom olika målgrupper är intresserade av olika saker. Just att differentiera gör sajten mer intressant. Den här strukturen kan också bilda embryo till sajtens innehållsstruktur, där olika delar av sajten kommer att vända sig till olika användare. I förlängningen måste man förstås bygga vidare. En sajt är inte bara argumentation, utan även innehåll. Man måste börja producera texter, bilder, symboler etc. Ett mangrant jobb som måste värka fram. Successivt växer en innehållsstruktur fram. Till varje sida kan man koppla riktade budskap och argument.

Innan man börjar arbeta i ett publiceringsverktyg för hemsidor kan det vara bra att lägga in sitt arbete i en s.k. outliner. Det är en särskild typ av mjukvara som hjälper till att strukturera material. I detta verktyg kan man lägga in sin innehållsstruktur och underliggande texter. I en outliner kan man enkelt strukturera om. I dag finns många outliner som är gratis eller billiga freeware och share ware.

Vad gäller faktiska texter så måste man tidigt bestämma sig för tilltal. Vanligt är att man väljer ganska opersonliga tilltal, dvs. personer benämns med befattningar, ”man” eller meningsbyggnad med passiv form. Tyvärr blir sådana texter tråkiga. Det är betydligt mer medryckande att skriva vi, du och jag i texterna.

En websida som ska vara påverkande måste ha genomtänkta språkhandlingar. Dessa beskriver avsändarens och mottagarens roll, samt relationen dem emellan. De visar vilka attityder som finns i synen på världen. Man brukar tala om två huvudtyper: givande och krävande. De givande kan delas upp i påståenden och erbjudanden, medan de krävande delas upp i frågor och uppmaningar. En webbsida som ska verka påverkande bör innehålla alla språkhandlingarna. En webbsida som ensidigt bara använder en kategori blir stereotyp och inte speciellt tilltalande.

I bifogad fil har jag illustrerat ett budskapsträd för en fiktiv inköpsorganisation (fil öppnas i nytt fönster).

Slutligen kan man frossa i publiceringsverktygets pushar och puffar, men det får ett annat inlägg handla om.