Inköpsbloggen

En inspirationskälla för professionella inköpare

Bloggarkiv juni 2016

Kan man leda en inköpsverksamhet utan mål?

Frågan låter helt befängd. För självfallet behövs mål och mening, annars funnes ju ingen verksamhet. Men för att förfina frågan: Behöver man ha kvantitativa mål? T.ex. mål som att i år ska vi sänka inköpspriserna med  5 %, värdet på lagerbundet material med 100 miljoner och kvalitetsbristkostnaderna med 10 %. För det är ju ungefär så inköpsverksamhet fungerar. Dvs. man sätter upp olika strategiska mål för verksamhetsperioden och sedan definierar man metoder för att nå dessa mål. PD-matrisen som jag presenterade tidigare i veckan bygger på denna arbetsgång – alltså uppifrån och ner.

Kvantitativa mål kan ibland bli ett problem, särskilt när de är satta av överentusiastiska inköpare. Man sätter mål som inte är realistiska att nå under verksamhetsperioden. Och sedan viner företagspiskan. Målen ska nås till varje pris. Och man måste bevisa att man nått målen. Ganska snart börjar inköparna ägna sig åt suboptimering, kortsiktighet, tvivelaktiga affärsmetoder. Man börjar skyffla pengar mellan olika avtal för att det ska se ut som man skapar resultat. För några år sedan belyste jag detta i ett inlägg med rubriken Varje sparad inköpskrona är en vinstkrona.

Alternativet kallas metodorienterat inköp. Man fortsätter för all del att mäta resultat, men man överger exakta mål, dock kan man ha visionära mål för att förstå vad som är viktigt. I metodorienterat inköp går man nerifrån och upp. Man börjar med en diskussion om vilka som är de långsiktigt bästa och mest hållbara metoderna. Ur diskussionen väljer man de strategiska metoderna, och de genomförs. Resultatet får sedan bli vad det blir. Fokus ligger alltså på metod, inte på resultat. Fördelen är att man minskar risken för olika kontraproduktiva metoder. Det finns fortfarande en risk att man kanske väljer fel metoder, men denna risk är inte större än om man arbetar med målorienterat inköp.

När ska man välja mål- eller metodorienterat inköp? För det första går det faktiskt att blanda. Inom vissa inköpskategorier går det att definiera mål som är realistiska att uppnå och som även är lätta att mäta. Därmed är riskerna för tvivelaktiga metoder små. Därför lämpar sig målorientering. Tvärtom, när det är svårt att mäta och inse vad som är realistiska mål är metodorienteringen bättre.

Traditionellt arbetar många inköpsavdelningar målorienterat och därför kan det vara svårt att tänka sig in i metodorienteringen. Det är svårt att släppa tanken på mål. Men det är just det man måste göra för att lyckas. Man börjar med att gallra bland alla metoder, ta reda på vilka som kan fungera. När man valt metoder så ger de en fingervisning om vilka resultat som man kan förvänta sig. Men det är viktigt att inte fokusera på resultat, utan att fokusera på att använda metoderna på rätt sätt.

Alla strategier på en sida

Häromveckan beskrev jag en metod för att korta ner kategoriplanen till ett kategorikort. Den metoden bygger på att glesa ut informationen, att fokusera på det viktiga, för att därefter förmedla och förädla kunskapen. Men i stället för att glesa ut kan man förtäta. Med ens förändras syftet. Nu blir syftet i stället att bygga en kunskapsdatabas, som innehåller mycket information, fast ändå på ett överblickbart sätt. Vidare är siktet inställt på att göra om abstrakta strategier till mer konkreta metoder.

Metoden kallas Policy Deployment eller översatt till svenska Organisatorisk viljeinriktning. Metoden härstammar från Toyota och är nära besläktad med Demingcykeln, Kaizen och andra Leanläror.

Metoden innehåller egentligen mycket mer än vad som får plats i detta inlägg och här har jag även låtit anpassa den till inköpssammanhang.

Policy deployment (PD) går uppifrån och ner. Dvs. man börjar med att sätta långsiktiga mål. Dessa bryts sedan ner i årliga målsättningar, vilka sedan bryts ned i metoder, processer och resurser. Grafiskt visualiseras det som fyra listor formerade som ett kors. Det här korset är ganska litet för att kunna få plats på en liten datorskärm. I praktiken kan det bli mycket större, i synnerhet med stora och dubbla datorskärmar.

strategimatris

I vänsterarmen finns företagets övergripande strategiska mål. I det här fallet har de dessutom sorterats efter fem centrala strategiområden: kvalitet, kostnader, medarbetare, kapital och leverantörer. I nästa steg, topplistan, bryts dessa mål ned i årliga mål. I höger lista finns sedan de strategiska metoder som man tänker sig att använda. I övre höger matrisfält markerar man med kryss hur strategiska mål hör ihop med strategiska metoder. Slutligen listas de olika projekten i den nedre listan. Och matrisfältet nere till höger markerar vilket projekt som använder vilka metoder. I matrisfältet nere till vänster finns en RASCI-matris (engagemangsmatris) som illustrerar vilka intressenter som berörs av de olika projekten.

PD-matrisen behöver inte se ut exakt så här, utan det finns en mängd olika varianter. Och frågan är om någon egentligen vet hur originalet ser ut. På ett företag kan man även tillämpa en successiv nedbrytning av PD-matriserna. Man börjar på företagsnivå, bryter ner till avdelningsnivå och därefter till kategorinivå:

Kaskaderande_PD-matriserOavsett hur matrisen slutligen ser ut blir den ett verktyg som kan sammanfatta många olika strategier på samma yta, för att sedan förstå hur de ska realiseras. Den blir ett strategiverktyg där man successivt under lång tid kan utarbeta och förfina strategier. Men, den fungerar dåligt som brett kommunikationsverktyg. Informationen står för tätt och risken finna att man inte ser skogen för alla träd. För att kommunicera brett måste vi ånyo glesa ut – sovra – efter devisen ”mindre är mer”.

PD-matris i MS Excel

Powerpoint med bildmaterial

Dåtid, nutid, framtid

Genom att blicka bakåt kan vi se framåt. Nästan all strategisk analys bygger på att undersöka nuläget och vad i historien som lett oss hit. Våra traditionella inköpsanalyser gör det på ett vetenskapligt vis. Men så vetenskapligt behöver det egentligen inte vara, utan man kan också gå  enkelt till väga.

Konsultföretaget The Grove har tagit fasta på enkelhet och visualisering för att göra strategisk analys. De kallar sin metod Strategisk insikt (Strategic Visioning). I denna diskuterar man tillsammans med nyckelintressenter för att finna nya strategier. Man förenar bakåtblick med framåtblick för att nå inblick. Och det är just det som är pudelns kärna. Att med hjälp av hänförande grafik analysera historien för att förstå var man är och vilka steg man ska ta. Den strategiska frågeställningen lyder ”Hur kan vi koppla ihop det förflutna med framtiden?”

Nu är det ju långt ifrån alla som fick stort A i teckning. Därför har The Grove gjort välritade planscher som stödjer workshopar, där deltagarna får fylla på med sin egen verklighet, för att på detta sätt stimulera fram och förankra nya strategier.

Jag lät inköpsanpassa en del av The Groves metod. Och så här fungerar den: Deltagarna i workshopen bestämmer sig för ett område, t.ex. en inköpskategori eller en verksamhetsgren. Därefter bestämmer man sig för ett förlopp i förfluten tid, t.ex. en avtalslivcykel, en projekttid eller fem år. På en whiteboard dras nedanstående bild upp och deltagarna turas om att göra en återblick som skrivs och ritas i de olika simbanorna. Ju fylligare historieskildringen blir, desto bättre.

strategiskanalys

Ur bilden kan gruppen sedan extrahera och abstrahera sin kunskap. Man förstår vilka mål, människor och metoder som leder till framgång. För att i nästa steg fatta beslut om nya inköps- eller verksamhetsstrategier.

Läs mer om Strategic visioning på The Groves hemsida.

Läs mer om ledarskap och visualisering i David Sibbets bok Visual Leaders. 183 kr (inkl.moms) på Adlibris.

Powerpoint med bildmaterial.

  • Ladda ner White paper

  • Verktyg för spendanalys

    Vill Du få kontroll över din inköpsvolym? Behöver Du ett verktyg för spendanalys?
    Spendency