Inköpsbloggen

En inspirationskälla för professionella inköpare

Bloggarkiv maj 2016

Kategorikort – kategoriplanen i korthet

Kategoriplaner blir ibland tjocka luntor – nästan som fallstudier – med all den samlade kunskapen om kategorierna. Det är kanske bara kategoriansvarig som har tid att att sätta sig in i allt. Därför behöver man en metod för att göra kunskapen mer lättillgänglig, låt oss kalla metoden kategorikort. Och precis som hörs på namnet så ska det vara någonting kort eller som någon sade ”less is more”. Fördelen med att fatta sig kort är att det även går snabbare att uppdatera informationen. Kategorikortet fungerar därför som en statusrapport och uppdateras ofta.

Kategorikortets syfte hör ihop med målgruppen. I en del fall ska jag träffa olika intressenter, t.ex. användare, kravställare eller beslutsfattare. De ska på ett enkelt sätt skaffa sig en uppfattning om bakgrunden, pågående aktiviteter och vad som kommer att förändras. De flesta intressenter vill förstå detta utan krusiduller, dvs. kategorikortet ska vara fritt från vetenskapliga termer och fikonspråk. Hellre låter man sig inspireras av pedagogiska figurer. T.ex. sådana som ibland finns i instrumentbrädor och styrkort. Så här kanske det kan se ut:

kategoriprofilEn annan målgrupp kan vara inköparna själva. På återkommande status- och gruppmöten avrapporteras och diskuteras kategoriarbetet. Handlar det bara om avrapportering så använder man standardiserade kategorikort med högst en bild, eftersom man ska hinna med många kategorier på en kort stund. Men kategorikortet kan också vara del i en inlärningsprocess. Genom att diskutera och analysera kategorins egenskaper får kategoriansvarig hjälp att förädla sin strategi, samtidigt som de övriga i gruppen förädlar sina kunskaper. Ett sådant kategorikort får förstås vara mer vetenskapligt, med kraljicmatriser, SWOT-analyser, fiskbensdiagram mm. Och så här kanske deras kort ser ut:

kategorikort_avancerat

I bifogad fil har jag sammanställt fler bilder som kan inspirera till ditt eget kategorikort (öppnas i nytt fönster).

Lycka till !!!

Sourcingspektrat – en ny strategivalsmodell

Ekonomisk teori började bland stora tänkare som Adam Smith, Alfred Marshall och Léon Walras. Deras teser lever fortfarande kvar och är betydelsefulla. I modern tid har inköparna fått egna ledstjärnor som Porter och Kraljic. Vidare följer arbetet olika flerstegsmodeller, där man enligt vissa givna processer driver inköpsarbetet. En viktig del av inköpsprocess och strategi är att skapa konkurrens.

Gemensamt för traditionella teorier, modeller, strategier och processer är att de utgår från makt. Maktspelet mellan köpare och säljare. För det fungerar faktiskt enligt tydliga principer. Men på senare år har något hänt. Traditionell ekonomisk teori fungerar inte till hundra procent. Fenomen som globalisering, kortare produktlivscykler, tjänsteekonomi och digitalisering sätter de traditionella modellerna ur spel.

Ett alternativt tankespår började på 1930-talet när Ronald Coase gav ut sin avhandling The Nature of the firm, vilken senare ledde till ett nobelpris. Oliver Wiliamson har senare förbättrat teorierna och anpassat dem för inköpsverksamhet. Även det gav ett nobelpris. En annan känd tänkare som ansluter sig till detta spår är Peter Drucker. Detta spår bygger inte enbart på maktprinciper, utan snarare hur vi ska organisera företagen och förädlingskedjan. Ibland passar makt- och marknadsteori. Andra gånger är det mer effektivt att organisera sig i en företagshierarki. Och ibland måste man hitta ett mellanting. En annan sak som ifrågasätts är Adam Smiths tes att världen får mer välstånd genom att mängden transaktioner ökar. Den tesen byggdes i en värld av handelshinder, men i en tjänsteproducerande och globaliserad värld stämmer den dåligt. Ta t.ex. tjänsten call-center för datasupport. Kunderna får mer kundvärde när mindre av tjänsten av behövs. Värdet ligger alltså inte mängden konsumerad tjänst, utan i det resultat som tjänsten skapar. Det viktiga är alltså att skapa värde, inte arbete.

I vintras kom den femte boken om Vested. Och det kanske mest intressanta i den boken är beskrivningen av när Vested ska användas. Vestedmodellen är inte universell, utan den passar för vissa utvalda situationer. Boken beskriver också sex andra affärsmodeller och en generell metod för att välja modell (eller strategi). Den kallas Sourcing Continuum, fritt översatt skulle vi kunna kalla metoden för Sourcingspektrat (eftersom kontinuum är ett ovanligt ord på svenska). Så här ser spektrat och ut:

sourcingspektrumSpektrat är en utbredning som bygger på köpa-tillverka-analysen. Till vänster finns kategorier som passar uttalat att köpa, utnyttja marknaden och maktpositioner. Till höger finns modeller för mer traditionell företagshierarki. Och i mitten står mellantingen.

Tankegångarna är inte nya. För några år sedan belyste jag affärsrelationernas utveckling och en översikt som såg ut på följande sätt:

Outsourcing

På samma sätt utgår den här översikten från köpa-tillverka-analysen, där nyckelfrågan handlar om kontrollen över företagets strategiska tillgångar.

Vesteds översikt är förenklad, men sedan beskrivs modellerna betydligt mer detaljerat. Hur skapar de värde? Hur ska man mäta? Hur ska man styra? Det vill säga betydligt mer sofistikerade verktyg än att bara använda maktinstrument.

Jag tror att det är de här typerna av översikter, strategivalsmetoder och affärsmodeller kommer att dominera framöver. De maktbaserade modellerna kommer att finnas kvar på skalan, men ger utpräglad plats för de nya modellerna som mer bygger på partnerskap, gemensamma investeringar mm.

Köp boken Strategic Sourcing in the New Economy på Adlibris för 503 kronor.

Läs mer om modellerna på denna länk.

Power point med bildmaterial.

Första steget mot bättre nätverksköp

För ungefär ett halvt sekel sedan hände något, kanske var det när transistorn blev var mans egendom. Teknikutvecklingen rasade iväg i ett tempo som aldrig förr. Först kom hårdvaran och tätt efter mjukvaran. I dag går det förmodligen flera miljoner mjukvaruutvecklare på hårdvarans dito. Dessutom finns behov av kortare produktlivscykler och behoven ställer krav på nya sätt att arbeta. T.ex. fungerar löpande bandets princip rätt dåligt – den är ineffektiv för kreativt arbete. Därför har man börjat arbeta i nätverk på mjukvarusidan. Mindre företag samarbetar och utbyter erfarenheter. Man har inga eller få juridiska bindningar, i stället bygger nätverket på förtroende och sociala band.

Många teknikprodukter är standardiserade massprodukter och jag behöver inte bry mig om hur förädlingskedjan ser ut, åtminstone inte ur ett produktperspektiv. Det finns förstås frågor kring hållbarhet, CSR m.m., vilka ställer krav på förädlingskedjan. Men detta inlägg bortser från de frågorna. Och kvar står därför de kundanpassade och skräddarsydda produkterna. Många av dessa levereras av leverantörsnätverk. Det kanske finns en eller ett par huvudleverantörer i nätverket, men framgången hänger inte bara på dem, utan i styrkan i hela nätverket.

Många inköpare glömmer bort att man ibland köper av ett nätverk. Fokus ligger på huvudleverantörens prestanda, anseende och erbjudande. Huvudleverantören betraktas som en svart låda. Men, det synsättet fungerar inte generellt. Man måste förstå hela nätverkets prestanda.

Den första insikten man behöver är om det är ett nätverksköp eller konventionell svart låda. Ibland är det enkelt. Huvudleverantören redovisar tydligt hur nätverket ser ut. För det finns egentligen inget att dölja; ett bra nätverk är en konkurrensfördel. Andra gånger får man fråga sig fram. Och allra helst försöker man bjuda in nätverket till ett möte eller låter nätverket bjuda in en själv. När man vet vilka deltagarna är kan man fråga vidare: Finns det juridiska bindningar? Hur samarbetar man? Möten, nätforum, hackerton, sociala aktiviteter? Det kanske låter som enkla frågor, men skulle det inte finnas ett bra nätverk, med bra nätverksaktiviteter, är det i dag svårt att bedriva bra och snabb teknikutveckling.

Hitintills har inlägget bara berört nätverk organiserade av leverantörer. Det finns även köparorganiserade nätverk. De kan också röra teknikutveckling, men även produktion komma in i bilden. T.ex. organiserar IKEA leverantörsnätverk, vars syfte är att samordna transporter. Man utser en s.k. klusterleverantör som blir huvudman och som samordnar transporterna i nätverket. På detta sätt kan man samlasta olika produkter så att man får hög fyllnadsgrad i containrar och skalfördelar hos transportörerna. I det köparorganiserade nätverket finns det förstås avtal mellan köparen och alla deltagare. Dessutom sätter köparen upp spelregler och har god kontroll över situationen. Man får dock inte glömma att utveckla nätverket – även här kan det behövas ett socialt klister.

Man kan hitta leverantörsnätverk lite varstans. T.ex. har jag stött på det inom skötsel och förvaltning av fastigheter. En huvudleverantör sätter upp en administrativ förvaltningstjänst och tillhandhåller själv vissa grundläggande fastighetstjänster. Huvudleverantören beställer andra tjänster av sidoleverantörer, som var och en blir leverantör till fastighetsägaren. Det kanske känns skakigt för en fastighetsägare att få så många olika leverantörer utan tydliga avtal kring servicenivå, men är nätverket bra så fungerar det faktiskt. En tyst överenskommelse om pålitlighet och punktlighet räcker många gånger. Och det är det som man behöver utvärdera när man väljer nätverk och etablerar relation med nätverket.

Det har skrivits hyllmetrar om hur leverantörsnätverk fungerar och utvecklas, men hitintills inte så mycket om hur man leverantörsbedömer nätverk. Här behövs metoder utöver de traditionella. Vem blir först att skriva något längre om sådan bedömning?

En Mentimeter till den perfekta workshopen

I fjol berörde jag den perfekta workshopen och temat kan fortsätta, för ämnet kan utvecklas i det oändliga. Fjolårets inlägg berörde inte verktygen, utan främst mötets kommunikationsstruktur. Jag underströk vikten av att gå från monolog, över dialog, till metalog. Lätt i en liten grupp, men ju större grupp, desto svårare. Ofta löses det med att dela upp i mindre grupper. Känslan av delaktighet blir då större.

Verktygen kan understödja kommunikationen. Ta bara den enkla post-it-lappen, som var och en skriver, sätter upp på tavlan och berättar om. Enkelt och verkningsfullt, men inte effektivt i en stor grupp. Post-it-aktiviteten tar ibland flera timmar.

Företaget Mentimeter har tagit fram en app – ett modernt verktyg for workshopen. Via telefonen kan ett stort antal deltagare interagera med mötesledaren. Och inte nog med det; appen erbjuder även funktionalitet som inte funnits i traditionella workshops. T.ex. anonymitet eller stöd för att sortera och sammanställa information. De viktigaste funktionerna är:

  • Svara på flervalsfrågor.
  • Skicka in ord till ett ordmoln (tankekarta).
  • Värdera påståenden på en betygsskala.
  • Svara på öppna frågor.
  • Dela ut poäng på olika objekt (100-dollarsmetoden).
  • Placera in objekt i en kvadrantanalys.
  • Rösta på olika objekt för att utse en vinnare.

Resultaten kan presenteras i en webbläsare eller exporteras till powerpoint.

Jag provade själv verktyget i en workshop och upplevde att det effektiviserade och förstärkte övningar som tidigare gjordes med papper och penna. På någon minut sammanställdes information som tidigare tog någon timma att sammanställa. Den vunna tiden kunde användas till fördjupad diskussion. Den kraftfulla grafiken gjorde också att översikten blev bättre.

För den som vill testa kommer man ganska långt i en gratis demoversion. Demon är begänsad till två funktioner per workshop. Prenumererar man för USD 8 eller USD 20 per månad kommer man åt många fler funktionaliteter.

Se gärna Mentimeters presentationsvideo på denna länk.

  • Ladda ner White paper

  • Verktyg för spendanalys

    Vill Du få kontroll över din inköpsvolym? Behöver Du ett verktyg för spendanalys?
    Spendency