Inköpsbloggen

En inspirationskälla för professionella inköpare

Bloggarkiv oktober 2015

Vinnande inköpare tränar sin relationsförmåga

Förr handlade inköp om ekonomiska transaktioner. Men de allra flesta inköpare har vidgat sin syn. En modernare och vidgad definition av inköpsbegreppet är förmågan att skapa och leda relationer i många försörjningsled, för att åstadkomma största nyttovärde till lägsta kostnad. Intressant i denna definition är att den betonar “skapa och leda relationer” som metoder. För det är faktiskt relationerna som är nyckeln till försörjningskedjans effektivitet. Det är alltså de som bör mätas och utvecklas. Tyvärr tränas många inköpare bara i inköpsstrategier, förhandling och lagerstyrning. I själva verket bör man träna sin relationsförmåga – det är den som kan göra de stora skillnaderna.

Många har sagt att man ska träna mjuka egenskaper och det är just dem som begreppet relationsförmåga omfamnar. Daniel Goleman som skrivit boken Working with Emotional Intelligence menar att vinnande företag satsar på att utveckla det mjuka. Konkret framhåller han fem områden som man bör utveckla:

Självuppfattning. Att känna sig själv med avseende på förmåga, reaktioner och kunskaper. När kan jag gå på intuition och när måste jag vara mer faktainriktad? Det handlar om att förstå sina egna styrkor och svagheter. Och, förstår jag även hur omgivningen uppfattar mig själv?

Motivation handlar om emotionell förmåga som underlättar att nå vissa mål. Detta kräver att man strävar efter att kunna få en grupp eller organisation att gå i samma led och sträva mot vissa mål. Där man är redo att ta tillfällen i akt för att nå mål, trots hinder och motgångar. Detta kräver förmåga att se andras utvecklingsbehov och coacha deras förmågor, förväntningar och behov.

Självkontroll. Kan jag hantera det inre själslivet, impulser och känslouttryck? Det kräver att man kan hålla inne impulser och hålla sina känslor i schack. Saker om ofta upprätthålls genom ärlighet och integritet. En del säger även att logiskt tänkande stärker självkontrollen. I självkontroll ligger även att kunna ta ansvar för de egna prestationerna och att kunna förändra sig genom att snabbt känna sig bekväm med nya idéer.

Empati. Förmåga att hantera andras känslor, behov och åsikter. Genom att odla andras möjligheter och förstå olika slags människor läser man av gruppens känslomässiga strömningar.

Social förmåga. Konsten att framkalla särskilda reaktioner hos andra. Detta kräver inflytelseförmåga och effektiv övertygandetaktik. Men även att kunna lyssna för att sedan sända övertygande budskap. Den sociala förmågan handlar även om konflikthantering, särskilt när man kommer till förhandlingar och behöver lösa tvister. Viktigt är även förmågan att kunna inspirera individer och grupper. Ett annat område är att kunna initiera och hantera förändring, där man arbetar med andra mot gemensamma mål.

I dag står alltså inte konkurrensen mellan individer eller mellan företag, utan mellan förädlingskedjor, där inköparen måste vara mästare på att skapa sömlösa kedjor. Vinnande inköpare är därför de som utvecklar relationsförmågans fem grundämnen!

Hur organiserar man ett effektivt platsbesök?

Den engelske skalden George Herbert myntade för 400 år sedan de bevingade orden:

En köpare behöver hundra ögon, medan en säljare inte behöver ett enda.

Lika giltigt då som nu tar talesättet sikte på att bedöma förmåga hos den som ska leverera en vara eller en tjänst. Vad är det som man kan förvänta sig? Många ögon ser mer vid ett platsbesök som syftar till att bedöma leverantörsförmåga. Och kanske är det därför tvärfunktionella inköpsteam drar iväg i karavaner. Detta ställer inköparens koordinationsförmåga på prov. Ska inköparen låta deltagarna röra sig i stim, flock eller bara hovra? Kan man förbereda sig? Så här ser ett av mina bättre upplägg ut:

Förberedelser på hemmaplan. I en workshop får deltagarna hitta på massa frågor och skriva dem på post-it. Därefter sorteras post-it-lapparna efter något mönster. Här väljer jag den leveransprocess som är typisk för leverantören i fråga. T.ex:

processMen antalet frågor per område blir ändå många och en del frågor får slås ihop. I gruppen sovras och prioriteras sedan frågorna så att bara två till tre frågor per processteg återstår.

Vi diskuterar även frågetekniken. Helst vill man undvika ledande frågor som styr svaren. I stället vill man inledningsvis ställa ganska öppna frågor, som mot slutet av varje delmoment preciseras.

Ur förberedelserna kommer även en agenda. Den talar både om vilka man vill träffa och vilka frågor som ska avhandlas. De specifika frågorna från workshoppen är med på agendan. En viktig fråga är om man ska stormöte eller dela upp sig i smågrupper. Smågrupper är ofta att föredra, eftersom det är lättare att locka fram olika information på så sätt.

På plats. Alla är ivriga. Men man får inte glömma det sociala samspelet, att börja med kaffe och småprat för att bygga upp förtroende. Sedan bör man diskutera vilka förväntningar respektive part har vid besöket.

När det rör tillverkande industri är verkstadsvandringen en stående punkt. Men ska den komma först, mitt i eller på slutet? Svaret beror på. Är besöket av karaktären revision så börjar man som regel med att förstå de administrativa delarna, för att sedan undersöka hur de fungerar i produktionen. Är det mer en inledande bedömning där parterna ännu inte har en relation så kanske det är bättre att börja med verkstadsvandringen, eftersom den blir ett lite mer avslappnat sätt att göra någonting tillsammans.

Minnet är kort. Därför måste man dokumentera hela tiden. Det kan räcka med korta stickord för minnet, som renskrivs under hemresan. Med tillåtelse ska man förstås fotografera. Om tiden tillåter bör man ha ett kort internmöte på slutet, där man summerar upp. Givetvis ska hemresetiden utnyttjas till att protkollföra och sammanfatta.

Hemma igen. Så snart som man bara kan har man ett utvärderingsmöte, där alla iaktagelser sammanställs. Har man haft möten i smågrupper så kan svaren från de olika grupperna jämföras. Finns det samsyn eller råder stora skillnader? Och här gäller det att snabbt få ihop en gedigen rapport. Utöver löpande text tar man hjälp av vanliga grafiska verktyg som SWOT, fiskbensdiagram, riskmatriser etc. Allt för att kunna servera beslutsfattarna med en så allsidig bild som möjligt.

Prova själv!

  • Ladda ner White paper

  • Verktyg för spendanalys

    Vill Du få kontroll över din inköpsvolym? Behöver Du ett verktyg för spendanalys?
    Spendency