Hur gör man den perfekta inköpsworkshopen?

Arbetsmetoden workshop dyker upp i många inköpssammanhang, t.ex:

• analysera affärsrisker
• förstå och utveckla arbetsprocesser
• bedöma leverantörer
• utarbeta metod- eller kravspecifikation
• skriva avtalstexter.

Men genomförande och resultat varierar i kvalitet. Ibland är gruppkemin på topp och resultatet bländar, medan det i andra situationer känns helt hopplöst. Vad beror detta på? Hänger det på om man valt SWOT eller fiskben som workshopens metod? Eller är det något annat?

När workshopen blir mindre lyckad beror det som regel på att någon eller några deltagare inte förstått mötets natur. Man drar paralleller med andra mötesformer och tror att en workshop ska vara likadan. T.ex. är det vanligt att man tror att den ska fungera som ett styrelse- eller styrgruppsmöte. Men då går det ofta snett. Det finns i och för sig en likhet mellan workshop och styrelsemöte – båda är beslutande möten. Men besluten fattas på olika sätt. I styrelsemötet fattas beslut mestadels genom omröstning, medan workshopen främst grundar sig på samförstånd (konsensus). Det finns emellertid ett mellanting som kallas prioritering, vilken förekommer både i styrelsemöten och i workshop.

I förlängningen av synen på beslutsformen kommer förståelsen för grupprollerna. I ett styrelsemöte äger mötesledaren det mesta: agenda, beslutsunderlag etc. Så fungerar inte workshopen. I den äger mötesledaren bara metoder, verktyg och byggandet av mötesatmosfär, dvs. gruppdynamiken. Agenda, beslutsunderlag mm ägs istället av mötesdeltagarna. Förståelsen för denna skillnad är grundläggande för en lyckad workshop.

Den viktigaste grupprollen i en workshop är mötesledaren. För att bli en duktig gruppledare måste man vara särskilt skicklig på frågeteknik och konflikthantering. Det är genom en bra frågeteknik som man kan skapa och bevara positivt mötesklimat, samt få deltagarna att engagera sig, så att de tar sig mot resultat i samförstånd. Till exempel handlar det om att undvika ja-nej-frågor. Jämför exempelvis frågan ”Håller du med?” med ”Hur viktigt är detta för dig?”  Likaså bör mötesledaren undvika att måla in deltagare i ett hörn. Jämför exempelvis: ”Varför tycker du så?” med ”Kan du utveckla din idé?”.

Frågetekniken hör även ihop med ett annat viktigt element i workshopen – kommunikation. Den allra enklaste formen av kommunikation är ensidig information – monolog. Den formen möte vi ju ofta i ett styrelsemöte. I workshopen behövs betydligt mer för att få deltagarna att känna sig delaktiga, engagerade och att ta ansvar. I ett inledande skede kan man kallprata för att lära känna varandra, men för att ta engagemanget vidare behövs dialog – gruppens diskussion. Och det verkliga kännetecknet på att workshopen lyckas är att man når en metalog. Dvs. den situation när gruppmedlemmarna börjar lita på varandra, börjar tänka ihop och blir kreativa. Långt ifrån alla workshops når dit. Men de som vittnar om framgång talar ofta om att man kommit till samtal där alla lyssnar på varandra för att dra nytta av varandras kunnande, vilket sedan lett till att man i samförstånd enats om en gemensam grundsyn.

Som du ser handlar en lyckad workshop om ganska mjuka faktorer. Inte om att ha den flashigaste powerpointen. Och det är kanske därför det är så svårt att lyckas. Det vill säga man kan inte bara lita till goda förberedelser, utan man måste utveckla sin mötestalang för att kunna delta i många olika former av möten, där man både förstår formen och kan leva in sig i den.

Bildmaterial i Powerpoint