Inköpsbloggen

En inspirationskälla för professionella inköpare

Bloggarkiv januari 2014

Standardisering eller differentiering

I en av ISO9000-standarderna finns en definition av ledarskap:

”Ledare åstadkommer enhetlighet när det  gäller organisationens inriktning. De bör skapa och underhålla den inre miljö vari personalen kan engageras helt för att uppnå organisationens mål.”

Den här definitionen tål att reflektera över. Är det så enkelt att det goda ledarskapet skulle kunna bestå av enhetlighet – standardisering? Skulle det kunna vara inköpsledarskapets framgångsfaktor? En filosofi där ‘one size fits all’. Vi betraktar allt lika. Vi köper kontorsmaterial, produktionsmaterial och investeringar på samma sätt. Vi behandlar monopolister och mogna hyllvaror utan åtskillnad.

Kvadrantanalyser som SWOT, Kraljic, PICK bygger alla på den grundläggande tesen att världen är olik, och den behöver differentieras. Det som alla inköpare gör är att dela upp problemen i olika delmängder, där varje kategori löses på sitt sätt. Man försöker se skillnader istället för likheter, dvs raka motsatsen till standardisering.

Standardisering är emellertid ett nästan religiöst begrepp, så vad är det som trosbekännarna ser i denna filosofi. Jo, det är flera saker: Främst har man funnit ett sätt att lösa ett problem och med hjälp av standarden för man över lösningsmetodiken från en situation till en annan. Standardiseringens utgångspunkt är att det finns likheter mellan problem och deras lösning. Sen finns det även en viss bekvämlighet med standarder – har jag följt en standard är det relativt sannolikt att jag gjort rätt.

Jamshid Gharajedaghi är en tänkare inom systemteori som reflekterat över de här skillnaderna. Och han differentierar människors tänkande efter de här två perspektiven. Han menar att:

Tendens att se likheter. Det handlar om förmågan att se likheter mellan till synes obesläktade egenskaper, vilket i huvudsak bygger på vetenskaplig metodik.

Tendens att se skillnader är förmågan att se skillnaden mellan till synes likadana objekt. Det är mer en konstnärlig förmåga.

Med de här perspektiven bildar han följande kvadrantanalys:

Gharajedaghis_matris

Och den innehåller följande kategorier:

Problemlösare är tänkare som kan se gemensamma nämnare och tväranvändning i olika frågeställningar och mellan olika individer, för att sen kunna lägga fram fungerande lösningsförslag.

Doer är den handlingskraftige som är praktiskt sinnad och kan verkställa visionärernas planer. Hen är pragmatisk, men kan ändå hantera planer och hinder som i realiteten finns.

Problemdefinierare kan utforska situationen genom att lägga fram ledande frågor, som i sin tur leder till en användbar definition av problemet.

Pionjären är en ledare som kan se helheten och sätta problemet i sitt rätta sammanhang. Hen är en holistiska tänkare som drivs av ett tydligt mål. En bra definition på ledarskap.

Gharajedaghis matris är ju en differentiering och således definierar den bara problemet; den löser det inte. Men han föreslår även en väg där man kan använda olika människor tankeförmåga för att nå det mest optimala resultatet. Det är standardiserad fyrstegsmodell:

  1. Involvera pionjärerna; låt dem etablera sammanhanget för problemlösning
  2. Involvera problemdefinierarna; låt dem differentiera och definiera problemen
  3. Involvera problemlösarna; låt dem föreslå en lösning
  4. Involvera de handlingskraftiga; låt dem genomföra lösningen.

Alltså – man kan kombinera det bästa ur två världar för att lösa problem på bästa sätt. Och med det framträder även en mycket bättre definition av ledarskap!

Powerpoint med bildmaterial

Städsegröna avtal – Bra eller dåligt?

Att hamna i ett avtalslöst tillstånd kan vara en rysare, särskilt om det rör en affärskritisk produkt. Plötsligt så står man där utan leveransåtagande – utan någon som är tvingad att leverera, eftersom man hade glömt att avtalstiden löpt ut. Men det här är ett problem som de flesta inköpare förebygger – man tecknar städsegröna avtal, dvs tillsvidareavtal.

Det finns ett par olika avtalskonstruktioner; antingen löper avtalet i oändlighet och har en uppsägningstid på X månader; eller så finns en klausul som säger att uppsägning ska ske tre månader före avtalsårets slut, annars löper det på i ett år till. Enkelt, eller hur? Eller finns det någon hake?

Tillsvidareavtal kräver mer än bara en klausul om oändlig avtalstid. De måste kunna ta framtiden i beaktande. Hur ska man hantera förändringar i penningvärde, världsmarknadspriser, lagstiftning, kundkrav etc? De här regleringarna blir ofta ganska leverantörsvänliga, ty det går inte i en lång affärsrelation att vältra över alla risker på leverantören. Men vad händer? När råvarupriserna stiger stiger avtalspriserna, men när de sjunker händer ingenting. Jomen, vi har ju indexbaserat avtal säger nån. Det är sant, men index är ingen perfekt bild av världen. Dels är många index framtagna av partiska branschorganisationer och dels beaktar de inte effektivisering och ny teknik.

Många tillsvidareavtal hamnar långt ner i skrivbordslådan. Finns ingen anledning att flagga upp det som bara löper på och verkar fungera. Vissa inköpsorganisationer mäter i och för sig mätetal som prisvarians, men det fungerar bara för ganska standardiserade produkter. Andra utgår ifrån någon slags baslinje och undersöker hur kostnadsutfallet rör sig från den. Det blir lite mer allmängiltigt, men när avvikelsen börjar bli tydlig kommer alla ganska bra förklaringar; vi köper mer; vi får högre kvalitet; marknadspriserna har gått upp. Det kanske stämmer, men vet vi det?

Det är svårt att motivera en översyn av tillsvidareavtal. Även om det inte behöver innebära en ny upphandling så kan det vara svårt att motivera att få resurser för att analysera och förbättra det tillsvidareavtalet. Tvärtom är det med avtal som har tydlig sluttidpunkt. Det är bara att säga ”det löper ut”, så förstår alla och rusar till undsättning. Enda haken är att man måste hålla reda på det i god tid.

Förutsättningen för att skickligt förvalta avtal med sluttidpunkt är att det finns ett bra systemstöd. Ett system som håller reda på alla viktiga tider och påminner i god tid. Finns det på plats så vågar man ha betydligt fler finita avtal, eller åtminstone städsegröna som tillåts vissna efter några år.

  • Ladda ner White paper

  • Verktyg för spendanalys

    Vill Du få kontroll över din inköpsvolym? Behöver Du ett verktyg för spendanalys?
    Spendency