Fluga eller slips

Hur ofta är kommunikationsgränssnittet mot leverantörer väl genomtänkt? Finns det någon idealstruktur för kommunikationen?

Oavsett medium eller budskap så har nog de flesta insett att det finns en stor variation i kontaktytorna mot existerande och potentiella leverantörer. Ibland finns det bara en kanal, medan man andra gånger arbetar mer bredbandigt. Låt oss likna ytterligheterna med en fluga och en slips. I flugan är det få (kanske bara en) person hos respektive part som kommunicerar, medan slipsen symboliserar breda kontaktytor:

Ett gott tecken på fungerande leverantörssamarbete är att man lyckas uppnå slipskommunikation, dvs parterna har många olika kontaktytor mot varandra. Exempelvis talar reskontra med reskontra, inköpare med säljare, godsmottagning med avsändning, produktutvecklare med konstruktörer osv. Detta skapar förankring och förståelse i alla led för problem, svårigheter och förbättringsområden. Men det kan finnas situationer när flugkommunikationen är att föredra. Exempelvis kan man vilja smalna av kommunikationskanalerna i samband med vissa förhandlingar och avtalstecknande. Har man många kockar i frontlinjen blir det svårt nå konsensus över företagsgränserna. Därför ser man ofta att de inledande inköpsprocesserna har en smalare kontaktyta med blivande avtalspartner. När man väl lyckats nå fram till någon form av grundavtal så breddas kontaktytorna.

Även om slipsen är ett gott tecken så är den inte helt okontroversiell. Enskilda individer kan ha egna agendor som de driver av olika skäl. Det kan handla om suboptimering, intern företagspolitik eller karriär. Eftersom slipsfronten är bredare blir det viktigt att få horden att gå i samma riktning och kommunicera samma budskap. Slipsen ställer alltså stora krav på intern samordning. Lyckas man inte nå den så kan man under en period tvingas återgå till flugan, tills man fått ordning på det interna samarbetet. En del kämpar med kommunktionsplaner och kommunikationsmatriser, men en grundförutsättning är ändå ett äkta samspel.

Flugan ger förstås bäst kontroll och det kan därför vara lockande för en inköpare att fortsätta med den långsiktigt. Detta kan kanske fungera för vissa standardprodukter som ofta inte kräver något större informationsutbyte. Men för komplexa och strategiska produkter kommer det att bli en helt ohållbar situation. Slipsen är i längden ett måste i strategiska affärsrelationer.

Hur ser det ut i praktiken? Tyvärr är det nog alltför ofta slump och sedvänja som styr. Det är gamla kontakter och godtycke som styr kontaktvägarna. När medarbetarna trivs bra med en leverantör så styr alla mot slipskommunikation. När man trivs dåligt så vill man helst skicka fram inköparen helt ensam i en flugkommunikation. Folk vill helt enkelt inte veta av problemen, utan man hör dem hellre i andra hand. Men egentligen är det inte slump, godtycke och traditioner som ska styra. Varje enskilt fall måste analyseras för att finna svaret på vilken kommunikationsstruktur som passar bäst för stunden.

Slutligen är det kanske inte enbart valet av kravatt som är det viktiga utan även hur det mönstret ser ut, dvs hur kommunicerar vi internt. Fungerar inte den interna kommunikationen på rätt sätt är förutsättningarna för en väl fungerande externkommunikationen ganska dåliga. Organisationen behöver också vara dynamisk så att man snabbt och enkelt kan byta mellan slips och fluga, beroende på vad situationen kräver.

Powerpoint med bildmaterial (nytt fönster)