Kommunikationsstruktur
Hur många inköpsorganisationer har analyserat och förbättrat sin kommunikationsstruktur? Troligen inte allt för många. I bästa fall kan man skönja viss struktur i uppritade processkartor, men dessa är sällan heltäckande. Laissez-faire-struktur är tyvärr bland de vanligare.
Den seriella kommunikationen bygger på att all kommunikation kanaliseras mellan inköparen och säljaren. Fördelen är förstås att respektive kommersiellt ansvarig får full kontroll över affärsrelationen. Samtidigt ställer den stora krav på att inköparen (respektive säljaren) är fullt insatta och pålästa i alla avseenden. Vidare ställer det höga krav på inköparens närvaro och arbetsinsats. Ur ett juridiskt perspektiv är det enklare att peka ut en enda person som har fullmakt att företräda företaget, vilket är en fördel.
I den parallella kommunikationen hanterar respektive del av organisationen sina egna frågor. Personer med viss kompetens talar med motsvarigheter med samma kompetens, dvs språk, tankesätt kommer att synka bättre. Den stora utmaningen ligger dels i att hålla respektive disciplin inom sina ramar samt att ha en intern kommunikation som gör att den kommersiellt ansvarige lyckas hålla ihop helheten. Ur ett juridiskt perspektiv så påverkas affärsrelationen av all kommunikation i olika led. Här gäller det att utbilda organsiationen så att de förstår den juridiska betydelsen av kommunikationen.
Vilken kommunikationsstruktur ska vi välja? Svaret är inte enkelt; det kommer att variera beroende av inköpskategorin, organisationen, avtalsfasen mm. I ett intensivt förhandlingsläge kan en seriell struktur vara bäst, senare under mer operativ fas kan den bli parallell. Olika individer har olika kommunikationsförmåga, vilket kan göra strukturen beroende av vilka som arbetar i organisationen.
