Inköparen som säljare

I ett inlägg på bloggen den 10 mars 2010 med rubriken ”Vilka personliga egenskaper bör en inköpare ha?” resonerades det runt vilka egenskaper en inköpare bör ha. Utgångspunkten var en genomgång av ett trettiotal rekryteringsannonser och vilka nyckelord som dök upp i dem. Slutsatsen var att det låg en tyngdpunkt på kommunikativ och relationsskapande förmåga.

Jag har blivit ombedd att skriva lite mer just kring inköparens säljande egenskaper/förmåga.
De är viktiga ur flera aspekter:

Förmåga att sälja idéer/lösningar internt
En av inköps viktigaste roller är att utifrån sin utblick på leverantörsmarknaden identifiera och initiera möjligheter till förbättring. Om det ska leda till något så måste inköp kunna sälja in detta internt, dvs överbrygga det inbyggda förändringsmotståndet.

Förmåga att sälja en position/synsätt gentemot leverantören
I relationen med leverantören är det en del av förhandlingsarbetet att sälja vår egen syn till leverantören och få leverantören att erkänna våra argument som legitima och rimliga. Att förhandla enbart utifrån maktposition är sällan hållbart.

Förmåga att sälja inköps betydelse till ledningen
Om inköp ska få det utrymme och den spelplan vi önskar så måste vi upplevas som viktiga av ledningen. Därför är det avgörande att vi kan sälja in inköp uppåt i företaget. (Och det är mer än att redovisa årliga kostnadsbesparingar, även om det är en viktig del.)

I de flesta företag där man satsar på kompetenshöjning inom inköp skickar man folk på yrkesinriktade kurser som täcker förhandling mm. Inget fel i det, absolut inte. Det är kunskap och färdigheter man måste ha som inköpare. Men om utbildningsinvesteringen stannar där så är den till stora delar bortkastad.
Vi har nog alla sett många smarta och bra lösningar från inköpares sida som inte realiserats eftersom man misslyckats med att sälja in idéerna. Ibland så gör man försök att ”sälja in” genom att sätta ihop en omfattande presentation med en massa siffror och text, men det är inte att sälja. (I det läget kommer jag att tänka på den av mina chefer som sa att om man behöver mer än tio minuter för att förklara en lösnings fördelar så är det förmodligen ingen bra lösning.)

I rekryteringar kan genomslaget för säljande förmåga ibland vara lite bättre. Själva rekryteringsprocessen handlar ju till viss del om att sälja sig själv, och den som lyckas bäst i den konkurrensen har ju visat någon form av säljande förmåga.

Vad är då att ”sälja” som inköpare?
A. Grunden för all försäljning är att förstå motpartens behov. Det kräver att jag kliver över från sin egen plattform till plattformen hos den jag ska sälja till. Jag måste försöka se situationen med den personens ögon. Det kräver en bredd i kunskap och insikter. För att sälja in en lösning till en produktionschef så måste jag ha en viss insikt i produktionens villkor.

B. Jag måste naturligtvis förstå min egen lösning och hur den fungerar/bidrar.
En klassisk säljarmiss är dock att jag befinner sig för djupt in i den egna lösningens detaljer och finesser. Jag blir så uppslukad av dess förtjänster att jag inte ser vad motparten egentligen är ute efter. (Ett exempel är när säljaren av ett system entusiastiskt visar alla olika fiffiga sätt att rapportera i systemet, medan köparen är ute efter ett system som ska vara så enkelt som möjligt.)

C. Som säljare måste jag vara lyhörd för motpartens signaler och vara beredd att anpassa min lösning för att få gehör för den. Det måste jag kunna göra utan att överge själva kärnan i lösningen. Det är som i varje klassisk förhandling – vad är min BATNA (Best Alternative To a Negotiated Agreement), dvs hur mycket är jag beredd att ge avkall på för att ändå uppnå något bättre än inget alls.

D. Som säljare måste jag skapa en relation till den presumtive köparen och få honom/henne att känna att vi har ett gemensamt mål. Det handlar om att skapa en kontakt med enkla tekniker som sällan lärs ut eller diskuteras bland inköpare – spegling, ordval etc.

Mycket av detta handlar som synes om rent mänskliga kvaliteter. Här spelar talang en väsentlig roll – vissa personer är helt enkelt bättre på det här än andra. Men alla kan bli bättre. Det som krävs är insikt, utbildning och övning. Och mer övning…

Vad bör vi komplettera vår yrkesinriktade kärnutbildning med?

Vi måste aktivt skaffa oss kunskaper om andra funktioner än vår egen. En del företag/organisationer anordnar den sortens tvärutbildningar internt. Ett annat sätt är att själv dra igång tvärgrupper för funktionsöverskridande kontaktnätskapande och erfarenhetsutbyte.
Man kan också gå externa utbildningar som täcker t ex produktionsstyrning och IT.

Vi måste bli vassare i vår argumentationsteknik. På det området finns mycket litteratur – alltifrån de klassiska handböckerna i retorik till moderna motsvarigheter. Ofta ingår delar av detta i utbildningar i förhandlingsteknik.

Vi måste bli bekväma med de enkla metoder som finns för att anknyta till andra. En inspirationskälla kan vara boken ”Konsten att läsa tankar” av Henrik Fexéus.

Jag rekommenderar också alla inköpare att gå någon form av säljutbildning. Där ingår många av de element som jag tagit upp här.
Ett annat sätt att tillskansa sig lite av detta är att följa med företagets säljare ut på fältet och lära av hur de gör.

Jag har fortfarande kvar att uppfylla min dröm om att anställa en säljare till min inköpsavdelning. Men jag tänker inte ge upp. Jag vet de som gjort det – och det har varit mycket lyckat!