FM-inköp har blivit på tapeten inom många organisationer som har upptäckt besparings- och förbättringspotentialer. Först tänkte jag göra en hypotetisk ansats av hur man skulle kunna klassificera FM-kategorier för ett medelstort företag. Inplacerat i en kraljicmatris så skulle kategorierna kunna fördela sig på följande sätt:
I realiteten kan det förstås se helt annorlunda ut, men det här ger oss en ungefärlig bild om var kategorierna kan hamna. Som ni ser så bedömer jag att de flesta inköpskategorierna är ganska okritiska och har låg lönsamhetspåverkan. Med andra ord blir det viktigt för oss att försöka minska transaktionskostnaderna och viss mån konkurrensutsätta. Jag bedömer att de flesta kategorierna är lätta att konkurrensutsätta och leverantörsbyta. Här finns förstås undantag, tekniska system kan vara sådana, exempelvis larm. En inköpskategori som är svår att konkurrensutsätta är förstås hyra, men denna är starkt reglerad av hyreslagstiftningen, så här handlar det kanske mest om ett gott samarbetsklimat med hyresvärden.
En trend bland många mindre företag är att integrera flera FM-kategorier; exempelvis underhåll, städ, bevakning, möbler och kontorsmaskiner. Man kan kalla det för en form av horisontell integration. De ihopslagna inköpskategorierna kontrakteras med en FM-leverantör. Denna strategi underlättar hanteringen så att transaktionskostnaderna blir lägre. Myntets baksida är att priset för tjänsterna blir högre, eftersom FM-leverantörer lägger på ett arvode för att administrera tjänsterna. För större företag, där volymerna är större, så brukar inte denna inköpsstrategi bli så lyckosam. Minskad transaktionskostnad äts upp av det högre priset.
Behovsreduktion eller ’demand reduction’ berörde jag i mitt inlägg om miljökrav. Genom att systematiskt försöka minska företagets behov av FM-tjänster så minskar kostnaderna. Jag har berört minskningar i el och värme som även minskar miljöpåverkan, men det finns en rad andra områden. Exempelvis kan man dra ned städning under semestertider. Vi kan investera i lokaler så att underhållet blir billigare. Använda skrivare som skriver ut dubbelsidigt för att spara papper. Den som är verksam inom FM-inköp kan nog komma på uppsjöar med idéer.
Effektivt inköp har utvecklats till en konkurrensfördel för företag. I detta blogginlägg förklarar vi vad Procurement Excellence innebär och hur vi på EFFSO kan hjälpa dig att nå det. Varje företag är beroende av sina leverantörer för att leverera produkter och tjänster av hög kvalitet, till rätt pris och i rätt tid. Men att hantera…
Vi på inköp ställs ofta inför situationer där vi upplever att det saknas konkurrens – verklig eller egenskapad. Hur ser de situationerna ut, och vad beror de på? Hur kan vi inköpare agera för att göra det bästa möjliga av situationen? Hur kan vi påverka – och hur kan vi ändra vårt eget beteende?
En av de största utmaningarna i kategoristyrningsarbetet är implementering och realisering av kategoristrategierna. Det är lätt att en kategoristrategi bara blir ett fint dokument hos inköpsavdelningen i stället för att genomsyra organisationens förändringsarbete och åstadkomma resultat. Det finns många orsaker till att det blir så. Den här artikeln fokuserar på några praktiska faktorer i själva överlämningen från arbetet med att ta fram en kategoristrategi till hur den ska omsättas i handling. Det handlar om involvering, beslut, relevans och kommunikation.