Granska kravspecifikationer

Idag ägnade jag en stor del av dagen åt att granska en kravspecifikation. Jag tycker att detta är en viktig aktivitet, eftersom kravspecifikationen brukar vara en av de stora kostnadsdrivarna i kommande köp. Dessutom har jag funnit det rationellt att göra rätt från början.

Kravspecifikationen är det dokument som jag kommer att använda i kommande anbudsbegäran, därför kallar jag den ibland förfrågningsspecifikation. Efter inkomna anbud, anbudsnollställning och förhandling så brukar kravspecifikationen anpassas efter vald leverantör och övergår då till att bli en köpspecifikation.

Här följer några tips, stort som smått:

• Om något inte är specificerat så är det inte sannolikt att det kommer att ingå i leveransen. Leverantörer tar betalt för alla tillägg. Är det något som saknas eller borde finnas med?
• Varje krav har en påverkan på pris. En tjockare specifikation brukar bli dyrare än en tunn. Det är viktigt att göra värdeanalyser av alla ingående delar (läs även mitt inlägg om värdeanalyser). En förenklad uppdelning i tvingande krav och bra att ha kan vara ett alternativ till värdeanalys. I de fall jag har kunskapen gör jag en skuggkalkyl för att prognosticera ett pris.
• En kortare specifikation går snabbare att göra, granska och förankra. Det finns alltså pengar att spara i specifikationsskrivandet.
• Om något krav är oklart eller motsägelsefullt så brukar detta ge motparten tolkningsföreträde. Den s.k. oklarhetsregeln är en bevisregel som säger att ett villkor skall tolkas till nackdel för den som författade det.
• Specifikationer bör företrädelsevis utformas som funktionsspecifikationer istället för tekniska detaljspecifikationer. Detta gäller i synnerhet då man inte har så mycket kunskap om produkten. Läs mitt inlägg om funktionsköp.
• En specifikation avsedd för anbudsförfrågan bör vara allmänt hållen och på intet sätt peka ut produkter, leverantörer eller underleverantörer. Vid avtalets ingående kan dock göras en anpassning mot en viss produkt eller leverantör, dvs övergång till köpspecifikation.
• Specifikationen måste hålla en enhetlig terminologi som är gemensam med det blivande huvudavtalet, andra bilagor och om så är möjligt med standarder och lagstiftning. Användandet av versal begynnelsebokstav bör även finnas i specifikationen. Läs mer om avtalsskrivning.
• Ligger kravspecifikationen i linje med beslutade inköpsstrategier? Lagda strategier anger ofta krav på uppdelning av leveransomfattningar mellan konsulter, projektörer, entreprenörer, grossister, tillverkare etc, detta måste beaktas. Påverkar specifikationen konkurrenssituationen, geografisk spridning etc?