Inköp som tjänst – låt en extern part ansvara för att leverera bestående resultat

Effektivisering av inköpsverksamheten pågår i de flesta företag och myndigheter och kan göras på många olika sätt. Fokus brukar framför allt vara direkt material och inköp kopplade till indirekt material och tjänster brukar få stryka på foten. Hur ska då en inköpsfunktion hantera indirektsidan som ofta får låg prioritet?

En möjlighet som många företag använder sig av internationellt, är att hantera inköp av indirekt material och tjänster genom att outsourca hela den delen, ibland kallat ”Inköp som tjänst” eller Purchasing as-a-Service (PaaS).

Inköp som tjänst innebär att man låter en extern part ta över helhetsansvaret för delar av inköpsfunktionens verksamhet, framförallt indirekta kategorier. Detta innebär att leverantören ansvarar för att leverera bestående resultat genom ett proaktivt kategoriarbete.

Att välja vilka kategorier som ska ingå i inköp som tjänst är en balansakt och kräver noggranna avväganden. Typiska kategorier att inkludera är konsulter, kontorsmaterial, resor, facility management och bemanningstjänster. Även kategorier som har tydlig beröring mot kärnverksamheten, exempelvis MRO och investeringar, kan hanteras men är mer tidskrävande och utmanade att hantera. Givetvis kan alla kategorier vara aktuella under rätt förutsättningar men att endast utgå från där det finns mest spend eller där störst besparing går att åstadkomma är inte ett heltäckande kriterier. Det är framförallt viktigt att säkerställa inom vilka kategorier en extern leverantör har förmåga att åstadkomma bättre resultat än den egna organisationen

Vad är fördelarna med inköp som tjänst?

När det gäller inköp av tjänst är nyttan framför allt reducerade kostnader genom att bearbeta inköpsvolymen på ett mer strukturerat sätt, kontinuerligt under 3-5 år. Dessutom uppnås förändringar ofta snabbare och en extern aktör har bättre tillgång till strukturkapital och specialistkompetens inom olika inköpskategorier.

För organisationer som inte aktivt arbetar med, eller över huvud taget har en inköpsorganisation för indirekt material och det finns en betydande volym kan stora besparingar oftast genomföras. Krav på en framtida Inköp som tjänst-leverantör bör vara:

• En avkastning för kunden på 3-5 gånger investerat kapital (ROI), detta är ett riktvärde som bör åstadkommas under hela projektet
• En kontinuerlig utveckling av arbetssätt och metodik inom inköp där processer och rutiner för kategoristyrning utvecklas och implementeras i den egna organisationen
• Användning av modern infrastruktur och verktyg för besparingsuppföljning, e-sourcing och kontinuerlig spendanalys

Anledningen till att en Inköp som tjänst-leverantör kan generera högre besparingar än en intern inköpsavdelning är framför allt att stordriftsfördelar kan uppnås genom att erbjuda best-practice inom infrastruktur, processer och kategorikunskap.

En dedikerad leverantör av inköp som tjänst säkerställer att rätt resurser avsätts inför olika kategoriprojekt och testar marknaden oftare än vad motsvarande intern inköpsorganisation gör. Detta gör det möjligt att bygga en djupare kategorikunskap och förståelse för leverantörsmarknaden samt att nyttja detta till sina kunders fördel i varje förbättringsprojekt.

Utmaningar och förberedelser att tänka på inför valet kring Inköp som tjänst-leverantör

Innan ett inköp som tjänst-projekt kan starta igång krävs en genomarbetad förstudie för att säkerställa att valet görs utifrån rätt förutsättningar. Förstudien bör minst säkerställa:

• Val av kategorier att inkludera
• Estimat och verifiering av besparingspotential för respektive kategori
• Kartläggning av nyckelintressenter som ska medverka
• Planering för genomförandet av hela projektet

Utöver detta krävs att parterna kommer överens om betalnings- och affärsmodell, exempelvis hur ska besparingar beräknas? Ska det var kontrakterad besparing eller realiserad besparing, ska cost avoidance ingå? Denna del är oerhört väsentligt för att kunna avgöra, för båda parter, om lösningen är ekonomisk försvarbar eller inte.

I valet mellan att använda inköp som tjänst och att själv bygga upp en organisation för indirekt material är det fler och fler som väljer en outsourcad lösning för att skapa bestående och mer långsiktiga resultat.