Daglig styrning på inköpsavdelningen

Daglig styrning är en ledningsmetodik som började någonstans ute på ett verkstadsgolv, men successivt har den börjat leta sig in i administrativa miljöer. Sin enkelhet till trots är den helt fenomenal. Därför finns den nu även på en del inköpsavdelningar.

I korthet går den ut på att man dagligen samlas vid ett morgonmöte (ofta 08.45 till 09.00). Alla skriver ner arbetsuppgifter som behöver utföras på post-it-lappar. Till detta läggs en tidsuppskattning samt om det finns några viktiga förutsättningar eller hinder för arbetsuppgiften:

Post-it-lapparna grupperas ofta i en matris på ’white-boarden’. En del har en rad per medarbetare, andra en rad per produktgrupp. I kolumnerna kan man exempelvis ha: väntande, påbörjade och avslutade. Tanken med upplägget är förstås att optimera arbetsfördelningen och få en bra överblick över vad som händer, vad som slirar och vad som fungerar bra. På det här sättet kan chefer och medarbetare reflektera över det som ska åstadkommas och som har åstadkommits.

Daglig styrning verkar fungera bäst i operativ inköpsverksamhet, där arbetsblocken är av begränsad tidslängd. Inköpare med mer taktiska och strategiska arbetsuppgifter kan ibland känna det frustrerande att dela in verksamheten i så här små delar.

Som med all annan ledningsmetodik så är det några managementgurus som lyckats göra vetenskap av den. I de här fallet är det japanerna Hirotaka, Takeuchi och Nonaka. De kallar sin metodik Scrum, följdaktligen kallas daglig styrning för ”daglig Scrum”. I övrigt är det samma sak. Det intressanta med Scrum-metodiken är att man sätter in styrningen i ett större tidsperspektiv. De större arbetsblocken kallas ”sprintar” och är mellan 3 och 30 dagar långa. På detta sätt ges ett bättre utrymme för strategiska och taktiska arbetsuppgifter, samt en mer långsiktig planering.

Slutligen ett tips till de som vill lyckas med daglig styrning eller Scrum: En framgångsfaktor ligger i hur man river av post-it-lapparna från blocket. De som river från sida till sida kan se sina lappar snyggt sittandes kvar i veckor. De som river nerifrån och upp har dem liggande på golvet redan samma dag.