Lateral eller vertikal inköpsprocess
I gårdagens inlägg konstaterades att inköpsprocesser har många olika intressenter och för att få det att fungera så måste man få fram någon slags flerstämd harmoni i kråksången. Frågan är nu hur man kan strukturera upp orkestern så att den låter samspelt?
Till att börja med kan vi titta på de vertikala inköpsprocesserna, dvs de som följer organisationens hierarkiska struktur. Dessa processer är relativt enkla att få att fungera, eftersom de bygger långa traditioner för hur organisationer fungerar. De bygger helt enkelt på att ledningen fattar beslut som verkställs av organisationen; beslut som ledningen inte själv vill fatta delegerar man. Till detta har man en del övergripande planer och riktlinjer. I gengäld får ledningen tillbaka rapporter om utfall samt underlag för att fatta nya beslut.
Vertikala inköpsprocesser
Klurigare blir det att skapa laterala (=horisontella) inköpsprocesser. Det är i den laterala inköpsprocessen som vi verkligen behöver tråckla oss fram genom organisationens alla intressenter och virrvarret av olika vertikala regler. Det är här besluten måste fattas på ett tvärfunktionellt sätt, vilket är lättare sagt än gjort.
Lateral inköpsprocess
Den mycket kände organisationskonsulten Jay Galbraith tar i boken Designing Organizations upp olika typer av organisationer, varav den processorienterade är en typ. Här beskriver Galbraith fem sätt att åstadkomma laterala processer. Den enklaste nivån är frivillig vilken uppkommer spontant i alla organisationer oavsett ledningen vill eller inte. Nästa nivå är e-koordinering, där man använder någon form av elektroniskt verktyg för att samordna arbete och beslut. En något dyrare process uppstår genom att tillsätta en formell grupp, exempelvis ett ’sourcing team’. Gruppen har tydliga mål och medlemmar som är till viss andel dedikerade uppdraget. Nästa steg är att tillsätta en integrator, dvs en person som leder den formella gruppen. Ledaren kan exempelvis vara en sourcingspecialist, projektledare, processledare eller liknande. Den mest sofistikerade och dyrste formen av laterall processformning är en matrisorganisation.
Det räcker förstås inte att bara bestämma hur sofistikerad den laterala inköpsprocessen ska vara; det behövs också skapas ett klimat som uppmuntrar till tvärfunktionalitet. Galbraith ger några tips:
- Jobrotation mellan avdelningar
- Avdelningsöverskridande aktiviteter
- Samlokalisering av medarbetare
- Funktionell spegling, dvs likhet i olika vertikala rör
- Mät- och belöningssystem
