Leveransbevakning

Med referens till ställd fråga om leveransbevakning så kommer här lite fakta och funderingar:

Samtliga stora författare såsom Monczka, van Weele, Baily eller Lysons beskriver ämnet utförligt i sina respektive bibelutgåvor. Den författare som i mitt tycke har den aptitligaste framställningen är Peter Baily som i sin bok Purchasing Principles and Managementbelyser vad man kan göra för att effektivisera leveransbevakningen. Baily menar att leveransbevakningen i hög grad måste vara proaktiv och inte bara slumpvis brandsläckning. Först menar Baily att man ska göra en prioriteringsordning för leverantörer, utgående från följande aspekter:

• Hur bra är leveranshistoriken?
• Vilket är leverantörens anseende?
• Hur ofta används leverantören?
• Hur viktiga är vi som kund hos leverantören?
• Har leverantören god samarbetshistorik

Denna undersökning kan utformas som någon form av enkät eller poängkort. Vidare menar Baily att man ska se till leveransernas kritikalitet:

1. Hur allvarliga blir konsekvenserna av sen leverans?
2. Är produkterna av:
   1. Hög prioritet (produktionsmaterial)
   2. Medel prioritet (standardkomponenter)
   3. Standard prioritet (kontorsmaterial)

Baily ger också förslag på tio punkter som kan reducera arbetet med leveransbevakning:

1. Ledtider är kända och accepterade
2. Ömsesidigt medvetande hos köpare & säljare
3. Information delas mellan köpare & säljare
4. Brukarna förändrar sin krav mer sällan
5. Bevakarna trycker inte på larmknappen för ofta
6. Leverantörens kapacitet och kapabilitet är bedömd före kontrakt
7. Specifikationer är tydliga, förstådda av säljaren och inom säljarens tekniska kapabilitet
8. Specifikationer ändras inte alltför ofta
9. Leveranstid är tydligt angiven (inte ”snarast”, ”omgående”, brådskande” eller ”fritt levererat”)
10. Vad försäljaren säger kan göras reflekterar den verkliga situationen

Min egen reflektion är att ett bra inköpssystem är ett måste för leveransbevakare som arbetar med produktionsmaterial i form av löst gods. För leveransbevakare som arbetar med tjänster, entreprenader eller investeringar kan också systemstöd hjälpa, men här blir detta inte fullt lika betydelsefullt. I ett inköpssystem kan leveransbevakaren följa varje unik order, typ var i processen den ligger, status etc. Leveransbevakaren kan också ta ut statistik över leverantörer och produkter för att kunna göra sin prioritering. Vissa inköpssystem erbjuder även möjlighet till leveransbevakningsbrev, epost-varningar etc. Handlar det om stora volymer kan det även löna sig om att integrera informationsflödena mellan kund och leverantör.

Ytterligare läsning:
Leveransbevakning