Elinköp dvs. inköp av el skiljer sig på många sätt från andra inköpskategorier. En säregenhet är att marginalen till elleverantören står för en mycket liten del av den totala kostnaden. Denna påverkas av en mängd olika faktorer som en inköpare behöver vara medveten om för att förstå vilka hen kan påverka. Och varje faktor kan inköpsmässigt hanteras på olika sätt. Elinköp kan upplevas krångligt och ändå finns det väldigt lite skrivet om det. Med denna artikel vill vi bena ut de viktigaste faktorerna som, rätt hanterade, kan leda till stora besparingar och andra fördelar för verksamheten. Författaren, Jonas Bergquist, har lång erfarenhet av olika strategiska roller inom inköp och djup kompetens inom inköp av energi och elinköp. Han har bland annat varit Global Category Manager för Energi på Sandvik där han byggt upp en gemensam energihantering mellan flera länder och energislag.
Kategoristyrning vågar vi påstå är en grundförutsättning för strategiskt inköpsarbete inom alla kategorier och medför många fördelar. Förutom besparingar och bättre resultat, får organisationen bättre koll på sin spend och det blir lättare att arbeta tvärfunktionellt.
I likhet med andra kategorier, är det en god idé att ha ett tvärfunktionellt kategoriteam som hanterar energiområdet eftersom frågor som riskhantering, miljö och produktion kan påverkas av hur elen köps in.
Däremot skiljer sig elinköp på många andra sätt från andra inköpskategorier. Det som bland annat särskiljer elinköp från andra sorters inköp är att marginalen till leverantören står för en mycket liten del av den totala kostnaden. I vissa fall uppgår marginalen till mindre än en procent. Det blir därför relativt ointressant att konkurrensutsätta leverantörerna. Istället är det andra områden som blir avgörande för att kunna påverka den totala kostnaden. Med denna artikel vill vi bena ut de viktigaste faktorerna kring elinköp som, rätt hanterade, kan leda till stora besparingar och andra fördelar för verksamheten.
En avancerad hantering av organisationens elinköp kan kräva en del internt arbete för att komma igång, ett arbete som på sikt kommer att bli mindre resurskrävande, men med god kontroll och utdelning som följd.
Vi kommer här att fokusera på elinköp i Sverige, men principerna gäller i stor utsträckning även för andra energisorter som t.ex. naturgas. Och principerna går att applicera på andra, främst europeiska, marknader.
För att få klarhet i vilka delar man som inköpare kan påverka behöver man förstå vad den totala elkostnaden består av.
Grovt förenklat kan man dela in elkostnaden i följande beståndsdelar som var för sig inköpsmässigt kan hanteras på olika sätt:
Varje ovan nämnda område är omfattande och skulle förtjäna en egen artikel som denna. Jag tänkte här nöja mig med att ge en övergripande bild av varje område. För en mer omfattande beskrivning av den svenska energimarknaden finns bra information på bland andra Energimyndigheten. Elmarknadshandboken i sin tur innehåller en mycket användbar ordlista.
Detta är avgiften till elnätsföretaget som verksamheten betalar för den anslutning man har. Nätägandeföretag som Vattenfall Eldistribution eller Ellevio m.fl. har monopol på elnätsleveransen i ett specifikt geografiskt område, vilket gör att de inte kan konkurrensutsättas. Däremot kan man se över de abonnemang man har, vilken kapacitet (antal Ampere) anslutningarna har osv.
Icke fördelaktiga abonnemang kan leda till att man antingen betalar för mycket eller i annat fall får betala övertrasseringsavgifter. Om det gäller större industrier med en energikrävande produktion, rekommenderar vi att se över produktionsplaneringen för att undvika ”peakar”, dvs. perioder då elförbrukningen tillfälligt är hög.
Kostnaden som verksamheten betalar för elförbrukningen är beroende av mängden kilowatt som förbrukas men är även en direkt konsekvens av när elen förbrukas eftersom priset på el varierar mellan olika tidpunkter på dygnet och året.
Vi belyser närmare själva elpriset i nästa avsnitt men förenklat sett är elpriset högre på morgonen och eftermiddagen samt lägre på natten och helgen. Likaledes är elpriset högre vintertid än sommartid. Priserna kan kortsiktigt till och med vara negativa på grund av ett tillfälligt överskott av förnybar el.
Med vetskapen om detta, finns möjlighet att optimera sin förbrukning på olika sätt. Varje verksamhet som konsumerar el har en viss profil för hur elförbrukningen är fördelad över dygnet och året. Man kan till exempel påverka sin profil genom att förlägga energikrävande processer nattetid. Om organisationen har flera verksamheter kan man konsolidera sina volymer och förbättra den totala profilen genom att hantera de olika profilerna/siterna gemensamt i en och samma portfölj. Stora användare kan ta en dialog med leverantören för att minska variationen och kostnaden, där det är en fördel med god prognostisering av sin förbrukning.
Att minska den totala förbrukningen genom att implementera energibesparande åtgärder är inte bara bra för miljön utan även för kostnaden (mer om detta i avsnittet Energieffektiviseringar).
Själva elpriset är det mest komplexa i sammanhanget och som tidigare antytt är det flera variabler som påverkar det slutliga priset. Att kontrollera faktorerna som påverkar priset och optimera dem blir allt viktigare ju större förbrukningen är eller ju känsligare organisationen är för prisvariationer. Har organisationen en högre förbrukning än 10 GWh kan det vara läge att börja titta närmare på en mer avancerad modell för hur priset för förbrukningen sätts.
Man kan försöka att konkurrensutsätta olika elhandelsföretag men det är inte här de största besparingarna görs på sikt, eftersom elhandelsföretagen påverkar kostnaden i liten utsträckning (uppskattningsvis mellan en och fem procent av det totala priset). Det kan dock finnas olikheter i de tjänster som elhandelsföretagen erbjuder, vilket kan vara en utvärderingsparameter att ta hänsyn till. En tjänst som skulle kunna påverka priset är i de fall elhandelsföretaget bedriver aktiv portföljhantering.
Den nordiska elhandeln har två delar. El med fysisk leverans handlas på Nord Pools elbörs där de s.k. spotpriserna sätts varje dag, timme för timme. Förenklat sett kan man säga att detta är det ”riktiga” elpriset. På Nasdaqs kraftbörs, kan aktörer handla finansiella kontrakt och genom handel i finansiella kontrakt kan man säkra sig mot framtida prisvariationer per månad, kvartal och år (upp till 10 år). Båda är handelsplatser för elproducenter och elhandelsföretag. Då den nordiska elmarknaden är nära sammankopplad med elmarknaderna i övriga Europa påverkas vårt elpris även av vad som händer där.
Varje dag och timme har ett unikt spotpris på el i ett visst prisområde i Sverige (och i övriga länder). Exempelvis har Stockholmsområdet normalt sett ett högre pris än norra Sverige osv. Dessa priser är volatila och sätts dagen innan.
Det går också att prissäkra in i framtiden, vilket baseras i grunden på finansiella hedgekontrakt med olika start- och sluttider för framtida spotpriser. Dessa kan sägas vara en överenskommelse om priset för el för en framtida leverans. Priserna handlas kontinuerligt under dagen med varierande priser. Om man köper ett hedgekontrakt, prissäkrar man den delen av sin konsumtion, dvs. man låser priset för den mängd kW man köper. Det går även bra att sälja ett kontrakt man köpt likt man gör med aktier och man gör då ett finansiellt resultat (vinst eller förlust).
Här kan du läsa mer om de olika aktörerna på elmarknaden.
För att hantera elpriser på ett mer strukturerat sätt behöver man först definiera vad man anser vara risk gällande priserna. Det man då först behöver ta ställning till är det som organisationen anser vara risk respektive inte (dvs. den riskneutrala positionen). Detta brukar sammanfattas i en riskpolicy.
Om verksamheten tål en hög prisvolatilitet, är det fullt möjligt att ha ett 100 procent rörligt pris. Vill man istället kunna budgetera priset mer precist kan det vara ett bättre alternativ att låsa priserna inför året. I en aktiv portföljhantering är det vanligt att man tillåter ett visst spann av variation, dvs. att delar av priset är låst medan andra delar kan variera.
Principen om att ha en strukturerad portfölj som grundar sig på företagets syn på risk handlar om att skapa en förutsägbarhet i priserna samt att minska riskerna för negativa överraskningar med höga elpriser. Principen illustreras nedan:
Bild 1: Med och utan riskpolicy
Det är känt att elinköp kan ha en stor påverkan på verksamhetens kostnader, speciellt för industrier. Priserna är dessutom volatila och det är inte ovanligt med en prisvariation på mellan 20 och 30 procent över tid. Det är återigen när i tiden som hedgarna görs som avgör elpriset. Det vill säga, lyckas man ”tajma” marknaden på ett bra sätt kommer elpriset att bli lägre än snittet. Om en organisation handlar el för 100miljoner SEK per år, kommer varje procent som man lyckas tajma bättre (eller sämre) än marknadssnittet vara värt en miljon SEK jämfört med om man inte hanterar det proaktivt (och landar på marknadssnittet). Se nedan:
Bild 2: Att tajma prislåsningsbeslut
Det finns olika åsikter om det verkligen går att över tid slå marknaden eller inte, men icke desto mindre påverkar varje procent den faktiska kostnaden. Vi skulle rekommendera att inte försöka hantera detta själv utan att i stället vända sig till externa specialister t.ex. elleverantören eller specialiserade energihandelspartners. Dessa har tillgång till realtidsinformation och innehar särskild kompetens inom området.
Att mäta och följa upp resultatet är som bekant en del av ett bra inköpsarbete, vilket är extra viktigt här. Principen är att mäta det faktiska resultatet jämfört med den valda modellen, dvs. den riskneutrala positionen. Detta kan vara krångligt men tjänsteleverantören brukar kunna vara behjälplig. Om man tar hjälp av leverantören för att beräkna är det dock viktigt att leverantören i förväg är transparent med formeln för beräkningen samt löpande ger tillgång till dataunderlaget. Det är också viktigt att stämma av att formeln är korrekt.
När det gäller priset finns det många detaljer utöver dessa, men förhoppningsvis har ovanstående avsnitt gett er en grundläggande orientering och förståelse för varför det är viktigt att hantera detta på ett strukturerat sätt. En förväntan om att varje år överträffa marknaden med ca 5 procent kan vara en bra ambition.
Det finns ett antal skatter och avgifter kopplade till energi såsom energiskatter, utsläppsrätter, avgifter till svenska kraftnät m.m.
Viss typ av verksamhet har rätt till lägre eller ingen energiskatt, men det är inte alltid helt enkelt att veta vad som gäller. Om man har en betydande förbrukning kan det vara värt att uppdatera sig på de skatteregler som gäller för verksamheten. Vattenfall har tagit fram en användbar guide (”Energiskatten 2019”) som du kan ladda ner här.
Övriga avgifter som man behöver betala inkluderar avgifter för elcertifikat, i syfte att stimulera utbyggnad av el från förnybara energikällor (sol, vind, viss vattenkraft och biobränslen) samt vissa myndighetsavgifter (elsäkerhets-, nätövervaknings- och beredskapsavgifter).
Utöver dessa skatter och avgifter finns andra politiskt bestämda pålagor som påverkar prissättningen på den nordiska elbörsen. Det gäller till exempel handelssystemet med utsläppsrätter inom EU.
Värt att notera är att det finns olika finansiella stöd att få om man väljer att ha egen produktion av energi från förnybara källor. Den sortens regler skiljer sig avsevärt mellan olika länder. Det finns även andra typer av skattelättnader man kan ansöka om. I Tyskland kan man till exempel få stora skattelättnader om en site är ISO 50001 certifierad.
Utöver dessa beståndsdelar, finns det andra faktorer som kan påverka den totala kostnaden. Vi talar om energieffektiviseringsåtgärder samt effekten av egenproducerad el. Därutöver nämner vi ett par ord om de miljövärden som kan skapas genom energiköpet. Vi behandlar dem i nästa avsnitt.
Man kan försöka påverka eller minska sin förbrukning genom energieffektivisering. Det kan röra sig om processoptimeringar i fabrik, installation av LED-lampor på kontor, byte av kompressorer, fläktsystem, värme/kyla m.m. Möjligheten att införa sådana energibesparande åtgärder kan påverkas av olika faktorer som till exempel om verksamheten äger sin fastighet eller inte.
Vissa åtgärder ger en bättre utdelning per investerad krona än andra vilket brukar variera eftersom förutsättningarna är så olika. Vi skulle rekommendera att börja med att identifiera de största energiförbrukarna och göra en energikartläggning, för att sedan ta ställning till vad som är lämpligt att gå vidare med och inte.
Att börja producera sin egen el har blivit mer och mer aktuellt i och med de förnybara alternativen, där det finns olika bidrag att ta hänsyn till. Solceller har dessutom blivit billigare i inköp och större anläggningar har en återbetalningstid på cirka 10 år med en livslängd på cirka 30 år. Det går även att samverka med etablerade producenter som erbjuder olika lösningar för att man ska slippa ta investeringen själv.
Inom kategoristyrt inköp pratar man om värdeskapande inom leverantörskedjan, vilket inte behöver vara monetära värden. Energi och miljö går hand i hand. Valet av energislag påverkar miljön och energieffektiviseringar används som ett sätt att verka för miljön osv. Genom energiinköpet kan betydande miljövärden skapas för verksamheten. Det rör sig om val av energislag, användning av förnybara källor som man kan köpa av elleverantörerna, införande av energieffektiviseringsprogram m.m.
Ett tvärfunktionellt samarbete kring energiförsörjningen där avdelningar för inköp, marknad, facility management, miljö samt produktion finns representerade är en bra bas för att skapa icke-monetära värden så som miljöprofileringar, interna optimeringar (i t ex. produktionen), investeringar med bra ROI m.m.
Fram tills nu har vi framförallt belyst inköp av el på den svenska och till viss del nordiska elmarknaden. Men ungefär samma principer gäller för andra energislag med tillräckligt likvid börshandel. Många av principerna gäller även på andra geografiska marknader. De mest utvecklade elmarknaderna finns i Europa och till viss del även USA, där naturgasen är mer likvid än elen. På mindre likvida marknader, eller vid låga volymer, går det ofta att skapa enklare prislåsningsmodeller, där det exempelvis kan vara möjligt att låsa 25 procent av volymen i taget oberoende av exakt volym i kWh.
Eftersom elinköp är ett relativt komplext område är det nödvändigt att man skaffar sig kunskap om man avser att göra en mer sofistikerad hantering.
Det kan vara klokt att använda extern specialistkompetens. Det kan röra sig om elhandelsbolag eller specialiserade konsultföretag som vet vad som händer på marknaden generellt, har kunskap om marknadens olika mekanismer och som har koll på faktorer som vattennivåerna i magasinen, kolpriserna i Tyskland m.m.
Om man vänder sig till externa specialister, och i de situationer det finns ekonomiska drivkrafter i avtalen som t.ex. prestationsbonusar eller annan form av ersättning per omsättning, är det viktigt att man säkerställer att hanteringen görs med verksamhetens intresse i fokus. Säkerställ även att mätmodellerna är transparenta, robusta och i förväg definierade.
Inte nog med att energi är en spännande bransch under stor förändring. Även inköpsmässigt är det ett mycket intressant område att hantera eftersom det berör så många olika perspektiv, allt från kostnader till miljö. Dessutom finns det ofta stora värden att bidra med till organisationen. Och ju större förbrukning verksamheten har, desto intressantare blir det att fokusera på energiinköp. Här är några generella avslutande råd:
Vill du att din verksamhet ska bli bättre på elinköp, eller kategoristyrning generellt? Vi på EFFSO kan hjälpa er med allt från strategi till genomförande och uppföljning. Här hittar du mer information om EFFSO och de tjänster du kan få hjälp med. Eller kontakta oss så berättar vi mer!
Jonas Bergquist har lång erfarenhet av olika strategiska roller inom inköp och djup kompetens inom elinköp och inköp av energi. Han har bland annat varit Global Category Manager för Energi på Sandvik. Där byggde han upp en gemensam energihantering mellan flera länder och energislag. Han har också erfarenhet från att etablera ett kategoristyrt inköp för energi som konsult på EFFSO för en offentlig förvaltning.
Det är tuffa tider i många branscher och i takt med det märker vi på EFFSO hur kraven på snabba kostnadsminskningar ökar. Ofta vänds blicken då mot inköp och vad som kan göras med kostnaden för inköpta varor och tjänster. Men flera av våra kunder vittnar om en utmaning i att ställa om från den…
Vid implementering av kategoristyrning läggs det tid på att utbilda och träna kategoriteamets medlemmar men det som ofta missas är styr- och beslutsgrupper. De får sällan utbildning eller stöd i sina roller. För att kategoristyrning ska fungera fullt ut behöver de ha kunskap och förståelse, i kombination med förmåga, för att agera på ett sätt som driver arbetet framåt på ett bra sätt.
Alla vi som arbetar med inköp har väl muttrat över att vi inte får gehör för inköp och inköpsutveckling, varken i verksamheten eller uppåt i organisationen. Åsikten är att inköp bara är något som ska fungera som ett stöd för verksamheten. Det är få organisationer som fullt ut har insett vad inköp kan bidra med…