Inköpsbloggen

En inspirationskälla för professionella inköpare

Hur gör man den perfekta inköpsworkshopen?

Arbetsmetoden workshop dyker upp i många inköpssammanhang, t.ex:

  • analysera affärsrisker
  • förstå och utveckla arbetsprocesser
  • bedöma leverantörer
  • utarbeta metod- eller kravspecifikation
  • skriva avtalstexter.

Men genomförande och resultat varierar i kvalitet. Ibland är gruppkemin på topp och resultatet bländar, medan det i andra situationer känns helt hopplöst. Vad beror detta på? Hänger det på om man valt SWOT eller fiskben som workshopens metod? Eller är det något annat?

När workshopen blir mindre lyckad beror det som regel på att någon eller några deltagare inte förstått mötets natur. Man drar paralleller med andra mötesformer och tror att en workshop ska vara likadan. T.ex. är det vanligt att man tror att den ska fungera som ett styrelse- eller styrgruppsmöte. Men då går det ofta snett. Det finns i och för sig en likhet mellan workshop och styrelsemöte – båda är beslutande möten. Men besluten fattas på olika sätt. I styrelsemötet fattas beslut mestadels genom omröstning, medan workshopen främst grundar sig på samförstånd (konsensus). Det finns emellertid ett mellanting som kallas prioritering, vilken förekommer både i styrelsemöten och i workshop.

I förlängningen av synen på beslutsformen kommer förståelsen för grupprollerna. I ett styrelsemöte äger mötesledaren det mesta: agenda, beslutsunderlag etc. Så fungerar inte workshopen. I den äger mötesledaren bara metoder, verktyg och byggandet av mötesatmosfär, dvs. gruppdynamiken. Agenda, beslutsunderlag mm ägs istället av mötesdeltagarna. Förståelsen för denna skillnad är grundläggande för en lyckad workshop.

Den viktigaste grupprollen i en workshop är mötesledaren. För att bli en duktig gruppledare måste man vara särskilt skicklig på frågeteknik och konflikthantering. Det är genom en bra frågeteknik som man kan skapa och bevara positivt mötesklimat, samt få deltagarna att engagera sig, så att de tar sig mot resultat i samförstånd. Till exempel handlar det om att undvika ja-nej-frågor. Jämför exempelvis frågan ”Håller du med?” med ”Hur viktigt är detta för dig?”  Likaså bör mötesledaren undvika att måla in deltagare i ett hörn. Jämför exempelvis: ”Varför tycker du så?” med ”Kan du utveckla din idé?”.

Frågetekniken hör även ihop med ett annat viktigt element i workshopen – kommunikation. Den allra enklaste formen av kommunikation är ensidig information – monolog. Den formen möte vi ju ofta i ett styrelsemöte. I workshopen behövs betydligt mer för att få deltagarna att känna sig delaktiga, engagerade och att ta ansvar. I ett inledande skede kan man kallprata för att lära känna varandra, men för att ta engagemanget vidare behövs dialog – gruppens diskussion. Och det verkliga kännetecknet på att workshopen lyckas är att man når en metalog. Dvs. den situation när gruppmedlemmarna börjar lita på varandra, börjar tänka ihop och blir kreativa. Långt ifrån alla workshops når dit. Men de som vittnar om framgång talar ofta om att man kommit till samtal där alla lyssnar på varandra för att dra nytta av varandras kunnande, vilket sedan lett till att man i samförstånd enats om en gemensam grundsyn.

workshop

Som du ser handlar en lyckad workshop om ganska mjuka faktorer. Inte om att ha den flashigaste powerpointen. Och det är kanske därför det är så svårt att lyckas. Det vill säga man kan inte bara lita till goda förberedelser, utan man måste utveckla sin mötestalang för att kunna delta i många olika former av möten, där man både förstår formen och kan leva in sig i den.

Bildmaterial i Powerpoint

5 kommentarer Hur gör man den perfekta inköpsworkshopen?

  1. Hej!
    Mitt namn är Lina och jag studerar inköp, mitt första år. Jag är nu på praktik i ett stort internationellt företag och håller på att skriva en uppsats/rapport. Eftersom att dem nu håller på att skriva en inköps-handbok/manual så går även min rapport ut på detta. Finns det någon bra artikel eller inlägg om det som ni vet? Och varför en sådan manual är så behövlig?
    Vet inte om min fråga hamnar på rätt ställe, men jag chansar.
    Mvh, Lina

  2. Hej Lina!
    Inköpare lägger en mycket stor del av sin tid på att kommunicera med omgivningen. Mejl, möte, telefonsamtal etc. är olika sätta att kommunicera. Inköpshandboken är bara ett av många kommunikationsmedia. Såsom pappersbunden bok är den numera ganska ovanlig, istället brukar den ta form av ett intranät, som alltså kan utvecklas hela tiden.
    På denna hemsida finns många artiklar som handlar om inköpsintrannät, t.ex:
    https://tools.effso.se/artiklar/intranat-for-inkop-inkopsportal/
    https://tools.effso.se/2012/10/effektivare-smainkop/

    ”Varför” är ju en intressant fråga. Svaren varierar nog. En del vill att handboken ska vara ett stöd i arbetet. Andra ser den som ett regelverk. En tredje kategori vill kommunicera ett strategiskt budskap för att förändra medarbetarnas tänkande i en viss riktning.

    Hör gärna av dig igen om du har fler funderingar.

  3. jag läser inköpare och logistik och kommer jag skriva examensarbete om leverantörsuppföljning och leverantörsutvärdering. om du har några förslag ?

    • Det är ett ämne som inte beskrivs så mycket i litteraturen, konstigt nog, för det borde väl alla syssla med. Men Sherry R. Gordon har skrivit en ganska bra bok som heter Supplier Evaluation & Performance Excellence. Den är lite teoretisk och det tar ett tag innan man kommer in i boken, men när man väl förstår ämnet så innehåller boken mycket matnyttigt.
      Annars rekommenderar jag att intervjua några inköpare på olika företag.

  4. Pingback: En Mentimeter till den perfekta workshopen | Effso

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *

Denna webbplats använder Akismet för att minska skräppost. Lär dig hur din kommentardata bearbetas.

Läs mer om kommunikation


Läs mer om workshop


Dela med dig:
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Twitter
  • email
Skriv ut: Skriv ut:  
  • Ladda ner White paper

  • Verktyg för spendanalys

    Vill Du få kontroll över din inköpsvolym? Behöver Du ett verktyg för spendanalys?
    Spendency