Mindre är mer

Powerpoint-respiratorn surrar och söver. Inköparen klickar fram slajd efter slajd – försöker slå rekord i bilder per tidsenhet. Sedan kommer nästa inköpare – de få slajdsen är som vetenskapliga artiklar i informationstäthet. Han högläser från bilderna. Jag ser läpparna röra sig, men förstår ingenting av budskapet som levereras oavbrutet i 180 km/h – i stället börjar jag fundera på vad som ska hända efter jobbet. Rekordet har den försvarsinköpare som presenterade sina inköpsprocesser (främmande fil öppnas i nytt fönster). Den inköparen överlåter helt och hållet till publiken att sovra, men de börjar snarare att sova. Berättelsen kan fortsätta, för det är tyvärr så här många inköparpresentationer ser ut, exempelvis kick-off, inköpspitch, projektmöte, förhandling eller beslutsmöte.

En bra presentation bygger inte på kvantiteten som kommer från presentatörens mun, utan kvaliteten som når mottagarens hjärna. Det är grunden för bra kommunikation. På det temat kan vi fortsätta:

Tänk ut budskapet. Vad vill du säga? Formulera det du vill säga för dig själv i en mycket kort fras, helst två till fem ord. Även om det är lockande att ha fler budskap så bör du undvika det. Tala hellre mycket om lite, än lite om mycket. Budskapet är den röda tråden.

Dialog framför monolog. En del vill gärna föreläsa eller undervisa med tysta åhörare. Bekvämt, men ju tystare gruppen är, desto mindre tar den in. Frågor och diskussion stimulerar hjärnorna – de förstår, kommer ihåg, låter sig påverkas. Ju mindre du talar och desto mer gruppen pratar, desto bättre.

Tala till bönder på bönders vis. Många inköpare har standardiserade presentationer för de vanligaste situationerna. Det är tidseffektivt. Men börja hellre dina förberedelser med ett vitt papper och inled med att besvara frågorna: för VEM, NÄR, VAR och VAD. Ägna sedan 5 minuter till att tänka ut något som appellerar till gruppen och att du verkligt tänkt på dem när du förberett dig.

”Det där kommer jag till senare”, lyder svaret på en åhörarfråga. Istället för att fånga åhörarintresset bekämpas åhörarna. De kommer att börja fundera över varför du inte besvarar frågan. Som regel är det bästa att besvara åhörarfrågor.

Snåla med Powerpoint. Jovisst, det är jätteroligt att rita powerpoint, men ju fler du ritar,desto större är risken att ditt budskap drunknar i informationsmängden. Likaså om de innehåller för mycket text. Klipp därför inte textstycken från PM, avtal, lagstiftning, specar, verksamhetsbeskrivningar etc. Textmassorna kan du skicka ut efter mötet.

Operfekt är perfekt Ibland strävar presentatören efter perfektionism. Budskap, manus, argument – allt är förberett i minsta detalj. Inget får gå fel, men det är just det som det gör. Det blir svårt att hålla reda på alla trådar och man går bort sig. Om man ändå lyckas med perfektionismen så är det en ännu större fara – det blir för bra. Det kan låta motsägelsefullt, men framträdandet kan bli för informationstätt eller så blir det så rikligt utsmyckat att åhörarna bara njuter av att lyssna, utan att förstå eller ta till sig. I realiteten är den perfekta presentationen operfekt; trovärdigheten ökar om det finns skavanker; det framstår improviserat och som det kommer från hjärtat.

Hålla tiden är A och O i ett framförande. Har man sagt att man ska tala i 20 minuter, kommer åhörarnas koncentration att falla drastiskt vid 19 minuter. Blir man i stället klar ett par minuter före utsatt tid är mycket vunnet – slutklämmen kommer innan koncentrationsfallet.

En röd tråd i dessa tips är återhållsamhet, minimalism och att inte blomma ut i excesser. Det går faktiskt att säga mer med färre ord – ju färre, ju bättre. Den berömde funkisarkitekten Ludwig Mies van der Rohe sa:

”mindre är mer”

Och även om det här citatet är hämtat från en annan disciplin får det tjäna som minneslapp och förebild för inköpspresentationer.

När du lärt dig att behärska punkterna ovan kan du unna dig finesser. Fjärrkontroll för Powerpoint gör att publiken inte tappar i uppmärksamhet när du växlar mellan dina fåtal slajds. Köp exempelvis på Kjell för 299 kronor.