Inköpsmetodik på småföretag

Bläddrar man i fackpress och inköpslitteratur så är det förvånansvärt sällan som den handlar om inköp på småföretag. Detta gäller såväl vetenskapliga som populära framställningar. Anledningen kan man bara spekulera i: Är inköpen inte av strategisk betydelse på småföretag? Är man mer tjänsteproducerande så att inköpsvolymen är för liten? Kanske fungerar inköp på samma sätt som i stora företag? Oavsett anledning så går det ändå att samla en del information om inköpsmetodik på småföretag. Här följer en kort, men tyvärr inte uttömmande sammanställning.

Inköpsorganisationen varierar högst väsentligt. Tillverkande företag som omsätter mindre än 100 MSEK brukar ha mellan en och tre inköpare. Dessa tjänster är ibland blandtjänster. Man blandar med produktionsberedning, projektledning och försäljning. Inköpare är ofta generalister och på detta sätt blir man det i ännu större utsträckning. En filosofi som även större företag skulle kunna ta till sig. Ett problem verkar dock vara att inköpare är en knapp resurs. Oftast drunknar inköparna i fakturor och leveransbevkaning. Lite tid blir över till strategiskt arbete.

Det saknas ofta förhandlingsstyrka och möjlighet att utnyttja volymfördelar. Inköparna får ofta acceptera de kvaliteter som bjuds ut, helt på leverantörens villkor. Istället för att förhandla sig framåt så tvingas man till ett långt sökande efter bästa kvalitet och villkor. En inköpare i denna sektor kan därför behöva analysera marknaden mer än vad som behövs på stora företag. Vad gäller volymfördelar har det dykt upp många inköpspooler för småföretag. Det är dock svår att säga hur framgångsrika dessa är, men möjligheten finns trots allt.

Långsiktiga leverantörsrelationer anses som en av småföretagens viktigaste inköpsstrategier. Armlängdsrelationer fungerar bra när man har förhandlingsstyrka och stora ekonomiska muskler. Det finns sällan på mindre företag. Det gör att man faktiskt skaffar sig fler strategiska relationer än vad kanske ett stort företag hade gjort.

Vissa inser leverantörskapitalets betydelse för konkurrenskraften. En del småföretag köper allt via grossister, distributörer mm. Anledningen är att det är enklast. Man tycker det är besvärligt och riskabelt att söka sig ut i världen och företa import. Andra ser dock detta som sitt främsta konkurrensvapen. Det finns många exempel på skickliga småföretag som söker sig bort från allt vad mellanhänder heter. Vissa småföretag är faktiskt bättre än storföretagen i detta avseende. Man har helt enkelt funnit det som nyckeln till framgång.

Inhyrning och uthyrning av personal (och produktíonsresurser) är en populär affärsstrategi på mindre företag. Svängningar i orderingång har alltid varit en svårighet för småföretag. Det kan handla som säsongsvariationer såväl som konjunkturfaktorer. Många skapar sig därför ett nätverk på samma ort, genom vilket man hyr ut och in personal. Alternativt har man ett system med in- och utlego. Inköparen blir på detta sätt byteshandlande säljare. Genom att välja partners i andra industrigrenar så kan man på detta sätt parera säsong och konjunktur.

Inköpssystem har börjat ta plats på småföretagen. För c:a 15 år sen var inköps- och produktionsplaneringssystem något dyrt som bara storföretag hade råd med. Den bilden har förändrats. Nu har företag med bara några få anställda råd med inköpssystem. Systemet effektiviserar orderläggning, fakturor, analys mm. Vidare har kunskapen om att skapa inköpsintranät, leverantörsportaler etc blivit vardagsmat. Verktygen kostar nästan inget och alla klarar av dem. Inköp genom IT har alltså blivit småföretagarnas nya hävstång.

Omedvetenhet om den strategiska förmågan är utbredd. Även om de allra flesta småföretag faktiskt har fungerande inköpsstrategier så menar många författare att man är omedvetna om dessa. Trots att man faktiskt lyckas nå framgångar så har man inte målat upp sin inköpskarta. Här är det alltså många småföretag som skulle kunna nå ännu längre om man blev mer medveten om de inköpsstrategier som man faktiskt tillämpar. Dessutom behövs mer förmåga att differentiera strategier efter olika inköpskategorier.

Det här var några samlade intryck från småföretagens inköp. Vem vet -om några år kanske nån skriver boken ’best practice’ för småföretagens inköpare.