Benchmarking av inköpsorganisationen

Som ni märker så återkommer jag frekvent till mätning av inköpsaktiviteter och idag tänkte jag skriva om så kallad benchmarking av inköpsorganisationen. Syftet med benchmarking är precis som med annan mätning att ta reda på var vi står och i vilken riktning vi ska röra oss.

Till att börja med bör vi bestämma på vilken organisatorisk nivå vi ska mäta. Ska vi mäta enskilda inköpare, inköpsavdelningen eller hela anskaffningsorganisationen. Vilken nivå vi väljer beror på våra syften. Om vi exempelvis har behov av att kompetensutveckla eller kompetensväxla så kommer fokus att ligga på individnivå. Att mäta på inköps- eller anskaffningorganisation syftar i större utsträckning till olika typer av förbättringsprogram, exempelvis processförbättring, strategianalyser etc. Här tycker jag att vi kan gradera organisationen efter den vanweelianska inköpspyramiden (skissen nedan är citerad från Strategic Sourcing Europes hemsida)

Mätningen som sådan kan ske på olika sätt och av olika parter:

• Egenbedömning, inköparna mäter själva
• Organisationen mäter, s.k. enkätsvar
• Leverantörer mäter, leverantörsenkät
• Oberoende part mäter

Beroende på vilken mätande part vi väljer så kommer vi att få olika svar, det bästa är att låta olika parter mäta och sedan jämföra. Att mäta för mycket kan dock bli kostsamt och risken finns att man får alltför mycket mätdata. I mitt tycke är det bästa att låta en oberoende part mäta, trots att det kan kosta en liten slant. En oberoende part kommer att förhålla sig relativt netutral och vara ofärgad av företagspolitik. En oberoende part har dessutom erfarenheter av andra organisationer, i bästa fall konkurrenter och kan därmed erbjuda någon slags jämförelse.

Nu kommer vi till kärnpunkten, dvs det vi ska mäta. Låt oss börja på individnivå där vi främst mäter kunskaper, erfarenheter, personligheter etc. Vanliga parametrar som jag sett är:

• Logistikkunskaper
• Språkkunskaper
• Juridikkunskaper
• Projektledarförmåga
• Ekonomi- och redovisningkunskaper
• Analytisk förmåga
• Kommunikationsförmåga
• Förhandlingsförmåga
• Kunskaper om leverantörsmarknaden
• Tekniska kunskaper
• Organisatorisk förmåga
• Förändringsförmåga

På organisationsnivå bör vi gå tillbaka till byggstenarna i den vanweelianska inköpspyramiden. Osorterat är dessa:

• Efterlevnad och policy och vision
• Inköpsorganisationens funktionalitet
• Kategoristyrningen
• Kompetensutevcklingsprogram
• Hantering av leverantörsrelationer
• IT-stödets funktionalitet
• Leverantörsbas, lokal eller global
• Inköpsprocessernas funktionalitet
• Mätsystemet
• Gruppens förmåga att förändra

Det vanligaste sättet att mäta är med någon form av ’scorecarding’, dvs poängkort med vissa givna kriterier som ska uppfyllas för att få ett visst antal poäng. Resultaten kan sedan presenteras i olika former av kompetensprofiler. Den vanligaste grafiska presentationssättet är ett så kallat polärdiagram, där önskad kompetensprofil läggs i en färg och uppmätt i en annan:

Jag har sett att en del konsultfirmor hellre gör ett konventionellt ytdiagram, eftersom det är snabbare att åstadkomma i Excel. Dvs ingen skillnad resultatmässigt, bara olika sätt att presentera: