| Blogginlägg

Från Request for Information till Request for Savings

Informationsförfrågan – RFI är ett vanligt verktyg bland inköpare. Men dessvärre används det ofta för att bara samla in grundläggande leverantörsinformation, som sedan förpassas till skrivbordslådan. Ett mer konstruktivt sätt att använda en RFI är att använda den som ett verktyg för att samla in nya och verifiera existerande förbättringsförslag. Det kräver mer tankekraft och kunskap men görs det rätt kan stora förbättringar identifieras.

Nyligen genomförde vi ett kategoriprojekt för inhyrd personal i Norge, vars verksamhet hade strategin att hyra in personal istället för att ha fast anställda. Efter en tuff förändringsresa lyckades vi spara över 30 % ur en kostnadsbas på ett par hundra miljoner. Nyckeln till framgång var hur vi samlade in och drog nytta av leverantörernas förslag på smartare affärsupplägg, där både köpande organisation och leverantör blev vinnare.

Verksamheten som vi arbetade för var komplex och hade stor blandning av olika yrkeskategorier som hyrdes in – både ”blue collar” och ”white collar”. Kategorin inhyrd personal hade dessutom inte någon strategi och hade stort behov både av nya avtal och att förändra verksamhetens beteende kring hur inhyrd personal användes. För att lyckas med detta krävdes stora förändringar. När vi tidigt i projektet började analysera och komma med förbättringsidéer stötte vi på motstånd från interna intressenter. Vi mötte de typiska invändningarna som man som inköpare så ofta får: ”Varför gör vi detta, allt fungerar bra idag?” eller ”Våra befintliga leverantörer är marknadsledande och de vet verkligen vad vi behöver”.

Med denna återkoppling från intressenterna insåg vi att enda sättet att åstadkomma förändringar var att säkerställa att förbättringsförslagen fick hög trovärdighet redan tidigt i projektet. Eftersom verksamheten hade stor tilltro leverantörerna, inkluderades de i ett tidigt skede och första aktiviteten blev att genomföra en RFI, i vilken vi fokuserade på att verifiera existerande förbättringsförslag. Dessutom samlade vi in några nya förbättringsförslag.

Vi valde att dela upp förbättringsförslagen i två huvudtyper:

  1. Allmänna förbättringsförslag: Här gav vi leverantören möjligheten att komma med egna förbättringsförslag som de hade sett i andra företag, samt helt nya idéer baserat på vår verksamhets förutsättningar.
  2. Specifika förbättringsförslag: Här inkluderades förbättringsförslag som vi tillsammans med verksamheten hade tagit fram.

Utfallet från RFI:n blev mycket bra. Vi kunde bekräfta att flera av våra egna förbättringsförslag var bra samtidigt som leverantörerna kom in med ytterligare förbättringsförslag.

En framgångsfaktor för att du ska lyckas använda en RFI på detta sätt är att du sätter dig in i leverantörernas affärsmodell. Du måste också vara noggrann och specifik när du beskriver förutsättningarna med egna förbättringsförslag. Dessutom bör du beskriva vilken önskad effekt som önskas åstadkommas.

Vi valde att begära leverantörens återkoppling på samtliga förbättringsförslag både i textform och som förväntad procentuell besparing eller förkortad ledtid. Detta var nödvändigt för att vi skulle kunna analysera och säkerställa om förbättringarna var relevanta, vilket även gav leverantören möjligheten att återkoppla.

Resultatet av RFI:n var att vi kunde övertyga våra intressenter att inte bara vi som inköpare vill hitta ett smartare affärsupplägg, utan även att leverantörerna var på vår sida. Det blev startskottet på ett arbete där vi tillsammans med både köpande intressenter och leverantörer lyckades ta fram ett en ny affärsmodell. I denna fick leverantörerna möjlighet till en högre vinstmarginal om de hjälpte till att sänka våra kostnader.

Resultatet blev ett projekt med nöjda intressenter och massor av sparade miljoner. Men roligast av allt var feedbacken som vi fick från leverantörerna:

  • “We have worked with many Oil companies, but not seen a process like this – it is very interesting and well structured.”
  • “The pricing set-up and incentive model you propose is very interesting and well thought through.”
  • “It is obvious you have really thought through how to run the category.”
  • “You are exploring several cooperation models which fit our business well.”
  • “The feedback received is very clear and well structured – thank you!”
  • “This has been an incredibly good process – very well structured. I wish we would see more processes like this one.”

Det här angreppssättet kan säkerligen användas i fler inköpskategorier. Nyckeln till framgång är att analysera och förstå leverantörernas affärsmodell i detalj. När det väl är avklarat är det lätt gjort att förändra en typisk Request For Information till en Request For Savings och dra nytta av leverantörsbasens samlade kompetens.

Man ser ryggarna på en kvinna och en man som står framför en white board med data på.

Mål och nyckeltal – verktyg på vägen mot visionen

| Artikel
7 minuter

Mål finns i alla organisationer. De utgår från organisationens uppgift och ambitioner, och hjälper oss att styra verksamheten i önskvärd riktning. De påverkar vårt agerande och våra prioriteringar. I den bästa av alla världar bryts de övergripande målen ner i tydliga och konkreta mål på alla nivåer. Men ofta uppstår problem – till exempel när vi blandar ihop mål och medel. I den här texten ska försöker Per-Arne Jonsson att reda ut begreppen och ge några tips om hur du kan arbeta praktiskt.

Närbild på en arm som håller i en penna och som skriver på ett papper.

Hur du väljer avtalslängd – strategi framför slentrian

| Artikel
5 minuter

Hur lång tid ska vi teckna ett avtal på, är en rätt vanlig fråga. Svaret är att det beror på. Avtalslängden är inte bara ett val ”av gammal vana”, utan det är ett strategiskt val som påverkar både relationen med leverantören och din verksamhets flexibilitet. Här ger vi dig några konkreta tankar kring vad det beror på, och en enkel checklista som hjälper dig nästa gång du tecknar ett avtal.

Så kan inköp möta utmaningen med höjda tullar

| Blogginlägg
7 minuter

Hur man än vrider eller vänder på det så har President Trumps utspel kring tullar påverkan på inköp. Och det är oavsett tullnivå. Om vi räknar konservativt kommer även de nya tullarna på 20% mot EU innebär stora utmaningar för de svenska företag som vill behålla sin konkurrenskraft på den amerikanska marknaden. I många leverantörskedjor…