Vägen till en ny besparingsretorik

Ett problem i besparingsdebatten är att företagsledningar har höga förväntningar på att inköpsorganisationen ska leverera besparingar. Att komma dragande med mervärden och riskhantering väcker inte alls samma intresse hos en företagsledning. Frågan är därför om man inte skulle kunna återvända till besparingsterminologin. Det vill säga att lägga fram en klassisk besparingsretorik och servera en besparingsmeny. En meny som även innehåller värdeskapande och riskhantering. Allt kan få heta besparing, fastän det inte är det ur ordets rätta bemärkelse. Vill man välja en bredare etikett så skulle man kunna välja ”positiva ekonomiska effekter”. Den känns nästan lika värdeladdad som besparingar.  

Låt oss bygga vidare på Arjan van Weeles uppdelning i kostnader, risker och värdeskapande. Det kan dock vara intressant att dela upp kostnader i interna och externa. De interna handlar om resurseffektivisering. De externa är de kostnader som landar på leverantörsfakturorna, dvs kostnadseffektivisering. De vanweelianska kategorierna kan nu placeras ut på en spelplan som vi alla känner väl till – kraljics matris:

Det här är förstås ingen exakt vetenskap, men ändå intressant. Van Weeles kategorier har en viss överensstämmelse med Kraljic, men sedda ur ett annat perspektiv och med andra termer. Vi kan därför säga att de fyra grundelementen blir en slags kategorisering av inköpsstrategier, som ska generera våra ekonomiska effekter. Fördelen med van Weeles kategorier är att de är mycket enklare att förstå än Kraljics abstraktioner.

Genom att rita en karta över möjliga ekonomiska effekter samt tillhörande inköpsstrategier får man en bra överblick. En sådan karta kan både användas vägledande och retoriskt. Exempelvis skulle den kunna utformas som en strategikarta (klicka på bilden för förstoring):

Denna strategikarta är dock inte generisk utan var och en måste göra sin egen, anpassad efter organisationens strategibehov.

Vi behöver även klassificera våra effekter. Genom att klassificera dem kan man sortera och prioritera vilka som är av godo eller av ondo. Diskussionen kring denna klassificering kommer att generera en bredare förståelse för vilken effekt de verkligen genererar. Man kan välja klassificeringar som i mångt och mycket liknar de för rena besparingar. Några exempel:

Kalkylerade, mätbara och icke mätbara effekter: Som så mycket annat inom inköp så finns det en mätproblematik. Ibland kan vi göra en mycket teoretisk kalkyl över vad en besparing kan generera, men vi kommer kanske inte att kunna mäta den. En resurseffektivisering kan vara av den typen. När vi kommer till rena priser är förstås mätbarheten högre. I andra fall finns bara mer subtila (icke monetära) mått. En del kanske tycker de är ointressanta, eftersom det inte går att visa några inköpskronor. Men är det försvarbart att bortse från den sistnämnda typen av effekt?

Hållbar effekt eller inte? Ibland byter man leverantör, eftersom man hittat en ny som är mycket billigare. Men den första offerten innehåller i själva verket ett inkilningspris. Köpets natur kan vara sådant att det heller inte går att teckna ett ramavtal. På sikt kanske man till och med får betala dyrare än tidigare. Besparingen är alltstå inte hållbar. Det är förstås svårt att alltid kunna förutsäga vilka besparingar som är hållbara, men utan ens en gissning kommer inte resultat kunna komma att genereras. Samma resonemang kan föras kring risker, värden och effektivisering.

Engångs- eller generiska effekter. Vissa åtgärder är av sådan karaktär att man bara får uppleva deras effekt en enda gång. En engångseffekt kan exempelvis var en besparing vid ett investeringsköp som sker sällan. En generisk effekt kan vara byte av leverantör för produktionsmaterial. En del kanske tycker att de är lika viktiga, men det beror egentligen på vilken typ av verksamhet man lever i. Domineras den av generiska köp eller ”one-off”? När den frågan är besvarad kommer man att förstå vilka effekter som är viktigast.

Stor arbetsinsats eller inte. I ett tidigare blogginlägg kategoriserades besparingar som ”lågt hängande frukt” och ”utmaningar”. Samma kategorisering kan göras för vilken ekonomisk effekt som helst. Denna kategorisering hjälper oss att förstå att vi ibland måste investera för att kunna uppnå önskad effekt.

Det svåraste och det allra viktigaste i kråksången är att kunna visa att den nya inköpsskolan verkligen ger resultat. Utan uppvisade resultat kommer vi aldrig att få förnyat förtroende. Frågan kokar ofta ner till mätbarheten. Inköpare debatterar ofta svårigheten att mäta besparingar och det blir inte lättare när vi kommer till risk och värdeskapande. Vad gäller risker lämnades här på bloggen några tips för ett år sedan, men det är ändå ett svårt område. För de här två områdena finns det fortfarande mycket kvar att utveckla inom mättekniken. Under tiden kan den uppfinningsrike arbeta med poängsystem, enkäter etc. Skulle något område lämnas utan mätetal så måste man istället fråga sig hur effekterna ska bevisas, för det lär inte räcka att hänvisa till folks magkänslor.

Parallellt med att man arbetar fram sin strategikarta bör man utarbeta en mätkarta som matchar. Mätkartan blir dock mindre. Exempelvis skulle den kunna se ut på följande sätt:

Arbetsprocessen kan börja med att man plockar några lågt hängande besparingsfrukter. Mandatet är givet. Satsa sen allt på några säkra inköpsstrategier. Några ger kostnadseffekter, andra får värdeeffekter. Resultatet skördas och så fortsätter det. Den retoriska cirkeln är sluten!

Inköpsstrategikartan i utskriftsvänligt format

Powerpoint med bildmaterial