Blir SOX404 näringslivets motsvariget till LOU?
Den kritik som ofta riktas mot offentlig upphandling är att den administrativa bördan i samband med upphandling blir så stor att den äter upp vinsterna från affärsmässigt agerande och konkurrens-utsättning. I förlängningen kan man fråga sig om man överhuvudtaget ska ägna sig åt inköp om transaktionskostnaderna blir för stora – det kan till sist löna sig att producera i egen regi.
Näringslivet har länge sluppit obligatoriska krav på administrativt tunga inköpsprocesser, men sedan 2002 har en del företag med amerikansk anknytning tvingats in under reglerna i SOX404. Några axplox ur detta regelverk är exempelvis*:
- Fungerande auktorisationsprocesser för kontrakt, beställningar och betalningar.
- Rapportering och hantering av risker i samband med leveransavtal.
- Kontroll av ledtider mellan inköpsanmodan och inköpsorder.
- Mätning av olika former av prisvarians (exempelvis mot marknadspris).
- Uppföljning av att användarkrav når leverantörerna.
- Fungerande processer för leverantörskvalificering och leverantörsvärdering.
- Matchning av order, godsmottagning, lager och betalning.
- Fungerande process för kvalitetskontroll vid godsmottagning.
- Auktorisationsprocess för förskottsbetalningar.
- Skattekodning av inköpsorder samt kontroll mot relevant lagstiftning.
Karaktären på SOX-kraven skiljer sig ifrån LOU/LUF så till vida att man främst siktar in sig på interna processer, medan LOU/LUF snarare tar sikte på mötet med leverantörsmarknaden inför avtalstecknandet. Men en sak har de gemensamt – de har administrativa processer som drar mer kostnader.
LOU/LUF har kommit till i flera steg ända sen 1950-talet, där det viktigaste steget var 1994 då Sverige gick med i EU och tvingades anamma de europeiska kraven. Bakgrunden till LOU:s tillkomst är sannolikt myglet och den ineffektiva användningen av offentliga medel. SOX instiftades i USA 2002 efter den stora ENRON-skandalen som ett regelverk för att säkerställa att medlen i publika företag används på ett korrekt sätt. Med andra ord är SOXens historia ännu ganska ung; vi kan förvänta oss att kraven skärps och sprider sig i vidare kretsar. Det skulle inte förvåna om EU en dag inrättar EU-SOX för publika företag.
Vi inköpare kanske bör förberedda oss på att det kommer fler och fler SOX-krav genom egen, såväl som främmande lagstiftning. Dokumenterade processer är kanske en bra början, men det gäller förstås att processerna bli effektiva. Här kommer inköpssystemet in i bilden. Även om ett företag idag inte behöver följa SOX, så kan det vara bra att ha ett system följer SOX-kraven. SOX är med andra ord en bland andra goda anledningar till att börja bygga upp en effektiv inköpsorganisation.
*Med reservation för att tolkningen av SOX404 inte riktigt satt sig än. Det kan finnas andra tolkningar.
